Betalingen

De VMSW zet in op een tijdige betaling van de infrastructuurwerken die u als aannemer voor de VMSW uitvoert. Om de verwerking van vorderingsstaten en facturen sneller te laten verlopen, kiest de VMSW daarom voor een volledige digitale verwerking. 

Vanaf 1 januari 2020 moet u facturen via e-invoicing indienen. 

Wat betekent dit voor u?

1. U meet maandelijks de uitgevoerde werken op

Maandelijks bepaalt u in overleg met de leidend ambtenaar, onze werftoezichter en de betalende partijen de hoeveelheid van de uitgevoerde werken. 
Onze werftoezichter stuurt de definitieve hoeveelheden aan alle partijen door. 

2. U verstuurt de vorderingsstaat

U stuurt uw vorderingsstaat in pdf naar vorderingsstaten@vmsw.be. De vorderingsstaat moet de datum, het dossier- en besteknummer vermelden en getekend zijn. Gelijktijdig bezorgt u de vorderingsstaat aan de leidend ambtenaar en de andere betalende partijen. 

De leidend ambtenaar bezorgt de VMSW binnen de 7 kalenderdagen zijn advies. 

Binnen de dertig dagen bezorgen we u de goedgekeurde of afgekeurde vorderingsstaat. Is de vorderingsstaat goedgekeurd? Dan vragen we gelijktijdig de factuur op. 

3. U dient de factuur in

Factuur via e-invoicing

De VMSW werkt sinds 1 augustus 2019 met e-invoicing om facturen voor infrastructuurwerken te ontvangen. Vanaf 1 januari 2020 schakelt ze volledig over naar e-invoicing. Dit betekent dat u facturen digitaal (e-facturen) moet bezorgen. We aanvaarden alleen e-facturen in XML(UBL 2.1)-formaat, geen facturen op papier of via e-mail. 
 

Hoe dient u e-facturen in? 

  • Heeft u een eigen boekhoudpakket? Dan kunt u – als u de juiste versie heeft – onmiddellijk e-facturen naar de Vlaamse overheid verzenden. Vrijwel alle boekhoudpakketten op de Belgische markt kunnen e-facturen verzenden. 
  • Verzendt u weinig facturen naar de overheid? Dan vindt u gebruiksvriendelijke oplossingen op de markt die u kunt gebruiken. Verschillende van deze toepassingen hebben een gratis niveau. Een overzicht van tools voor klein factuurvolume vindt u op de website van Vlaanderen. 
  • Hebt u een eigen ERP? Dan kiest u beter voor een meer geïntegreerde oplossing. U contacteert dan best het centrale e-invoicingteam van de Vlaamse overheid via e.procurement@vlaanderen.be.
Voordat u start met e-facturen verzenden, moet u zich eenmalig aanmelden als leverancier via e.procurement@vlaanderen.be.

Bent u een aannemer, studiebureau of archeoloog?

 Dan moet uw e-factuur zeker de volgende gegevens bevatten: 

  • KBO-nummer van de VMSW: 0236.506.487
  • inkoopordernummer: dit nummer wordt bepaald na sluiting van het contract en staat in één van de volgende documenten;
    • het aanvangsbevel en/of de factuuraanvraag (bestelbon- of inkoopordernummer)
    • de sluitingsbrief en/of in de oproep van de opdracht
  • factuuraanvraagreferentie: unieke referentie die op de factuuraanvraag staat. 
U ontvangt deze gegevens via de betalingsaanvraag. Deze informatie leest u ook bij opdrachtnemer - erelonen
 

Werkt u voor een labo?

Dan leest u meer informatie bij opdrachtnemer - labo.

Contacteer ons. Wij helpen u graag verder.