Raamovereenkomst

Definitie en aandachtspunten

Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende overheden en één of meer opdrachtnemers. Via de raamovereenkomst legt u voor een bepaalde periode de voorwaarden over de te plaatsen opdrachten vast, namelijk voor de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden (artikel 2, 35° van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016).

Een raamovereenkomst afsluiten schept een kader aan voorwaarden waarbinnen u concrete opdrachten kunt toewijzen.

Belangrijk: U moet niet alle voorwaarden vooraf vastleggen. Het is net eigen aan een raamovereenkomst dat u bijvoorbeeld de hoeveelheden kunt aanpassen aan de behoeften van het moment.

Waarop moet u letten als u een raamovereenkomst afsluiten?

  • De voorwaarden die u bij de gunning van de raamovereenkomst vastlegde, mag u niet meer wijzigen bij de gunning van de specifieke opdrachten.
  • De duur van een raamovereenkomst is beperkt tot vier jaar.
  • U kan een raamovereenkomst plaatsen via elke plaatsingsprocedure.
  • U kunt een raamovereenkomst afsluiten met één of met meerdere opdrachtnemers.

Raamovereenkomst met één opdrachtnemer

Bij een raamovereenkomst met één opdrachtnemer is er een verschil tussen de volledige en de onvolledige raamovereenkomst.

Volledige raamovereenkomst met één opdrachtnemer

U sluit de raamovereenkomst af met één opdrachtnemer, via de voorwaarden die in de raamovereenkomst zijn vastgelegd. Dit is de soort opdracht die traditioneel een ‘bestellingsopdracht’ werd genoemd.

Onvolledige raamovereenkomst met één opdrachtnemer

Een onvolledige raamovereenkomst met één opdrachtnemer houdt in dat niet alle voorwaarden van de opdracht in de raamovereenkomst werden vastgelegd.

Wilt u een specifieke opdracht plaatsen? Dan vraagt u de opdrachtnemer om zijn initiële offerte te vervolledigen. Deze vervollediging kan enkel voor de voorwaarden die niet vastgelegd waren bij de gunning van de oorspronkelijke raamovereenkomst.

Raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers

Bij een raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers is er een verschil tussen de raamovereenkomst waarvan alle voorwaarden zijn bepaald (volledige raamovereenkomst) en de raamovereenkomst waarvan nog niet alle voorwaarden zijn bepaald (onvolledige raamovereenkomst).

Volledige raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers

U hebt de keuze tussen twee manieren om opdrachten toe te wijzen:

  • de opdracht direct toewijzen, zonder minicompetitie.
  • een gemengd systeem: u kiest per opdracht of u ze direct toewijst of dat u een minicompetitie organiseert.
Direct toewijzen zonder minicompetitie

U plaatst de opdrachten zonder de deelnemers opnieuw in mededinging te stellen. U moet daarom in de opdrachtdocumenten vastleggen hoe u voor de toewijzing van de individuele opdrachten zal kiezen tussen de opdrachtnemers.

Voorbeelden van systemen om de opdrachten onder de opdrachtnemers te verdelen:

  • Toewijzing via watervalsysteem
    U vraagt aan de best gerangschikte deelnemer of hij de opdracht kan uitvoeren. Als dit niet het geval zou zijn (bijvoorbeeld doordat er onvoldoende personeel beschikbaar is), stelt u de vraag aan de tweede gerangschikte deelnemer.
  • Toewijzing via degressief percentage
    U kunt de opdrachten verdelen onder de verschillende deelnemers via een degressief percentage. U moet hierbij altijd de beginselen van transparantie en gelijke behandeling respecteren.
Gemengd systeem

U kiest per opdracht of u al dan niet een minicompetitie wil organiseren. Als u van dit gemengd systeem gebruik wil maken, moeten de opdrachtdocumenten volgende informatie bevatten:

  • de mogelijkheid om dit systeem toe te passen;
  • de objectieve criteria die bepalen of opdracht direct toegewezen wordt dan wel een minicompetitie plaatsvindt.

Onvolledige raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers

U kunt bij een onvolledige raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers individuele opdrachten pas gunnen na de organisatie van een minicompetitie tussen de deelnemers.

Nieuw sinds de wijziging van de wetgeving in 2017 is dat de gunningscriteria van de minicompetitie niet verplicht identiek moeten zijn aan de gunningscriteria van de raamovereenkomst. U moet de alternatieve gunningscriteria uiteraard wel opnemen in de opdrachtdocumenten.