Raming

Belang van de raming (artikel 6 van het KB plaatsing van 18 april 2017)

Voordat u een overheidsopdracht opstart of lanceert, moet u de waarde ervan ramen. De raming bepaalt namelijk de regels die gelden tijdens het verdere verloop van de opdracht. 

Voorbeeld: De geraamde waarde van een opdracht ligt boven de Europese drempel, dus gelden de regels van de Europese bekendmaking. Blijft de uiteindelijk gekozen offerte onder de drempel? Dan zal de gunningsprocedure toch verder volgens het Europese regime verlopen (bv. welke wachttermijn en verhaalprocedures van toepassing zijn). Dit geldt ook omgekeerd. 

Belangrijk: Het geraamde opdrachtbedrag valt onder de geheimhouding, ook al staan er vakjes hiervoor in het bekendmakingsmodel. Dit is van belang om te vermijden dat de inschrijvers voor hun prijszetting door de raming beïnvloed zouden worden. 

Uitzondering: waarop heeft de raming geen invloed?

De raming heeft geen invloed op de regels die gelden bij opdrachten die via de ‘goed te keuren uitgave’ (of het bedrag van de gekozen offerte) gegund worden. 

Dit is onder meer het geval bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking die wordt gevoerd volgens artikel 42, § 1, 1°, a) van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016. Ligt het bedrag van de gekozen offerte hoger dan de drempel voor een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking? Dan kan de opdracht niet worden geplaatst. In dit geval moet u overstappen naar een openbare procedure of onderhandelen met de inschrijver(s) om een lagere prijs te bedingen die wel onder de drempel blijft.

Algemene regels bij het ramen van een opdracht (artikel 7 van het KB plaatsing van 18 april 2017)

De raming moet gebeuren als de bekendmaking verzonden wordt of, als er geen bekendmaking nodig is, als de opdracht gestart wordt. Deze timing moet ervoor zorgen dat de raming zo accuraat en actueel mogelijk is. 

De raming moet uitgaan van de volledige duur en waarde van de opdracht. De raming moet daarom de volgende elementen bevatten:

  • alle vereiste en toegestane opties
  • alle percelen
  • alle herhalingen, volgens artikel 42, § 1, 2° van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016
  • alle gedeelten, volgens artikel 57 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016
  • alle verlengingen, volgens artikel 57 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016
  • al het prijzengeld en de vergoedingen aan de deelnemers aan de opdracht
  • eventueel de herzieningsbepalingen

Belangrijk: U mag nooit de Belgische of Europese bekendmakingsregels proberen te ontduiken door een bepaalde ramingsmethode te kiezen of door de opdracht op te splitsen in kleinere opdrachten. Het opsplitsen in kleinere opdrachten op zich is niet verboden, maar u moet al deze kleinere opdrachten samen ramen en ze dan allemaal Belgisch of Europees bekendmaken. 

Voor de berekening van de waarde van een raamovereenkomst gaat u uit van de geraamde maximale waarde van alle opdrachten die u wil plaatsen tijdens de totale duur van de raamovereenkomst.

Bovenop deze algemene regels bestaan er ook specifieke regels om de raming bij opdrachten van werken, leveringen en diensten te berekenen. 

Raming van opdrachten van werken (artikel 7 § 7 van het KB plaatsing van 18 april 2017)

De raming van een opdracht van werken omvat:

  • de waarde van alle geplande werken;
  • de waarde van de leveringen en diensten die nodig zijn om de werken uit te voeren en die u ter beschikking stelt van de aannemer.