Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking

Verloop van de procedure

Er is bij deze gunningsprocedure geen bekendmaking: u nodigt zelf minimaal drie deelnemers uit om een offerte in te dienen. 

De deelnemers die u uitnodigt, moeten:

U voorziet in een (eventueel beperkt) bestek. Hierin vermeldt u een uiterste tijdstip waarop de deelnemers hun offerte indienen, om de gelijkheid van de inschrijvers te garanderen. Een zitting voor de opening van de offertes moet niet. 

Dit is een soepelere gunningsprocedure, waardoor kandidaten hun offerte ook via e-mail mogen indienen. 

Toepassing van de procedure

Door de beperkte graad van mededinging mag u de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking enkel in specifieke gevallen gebruiken en moet u altijd motiveren waarom u voor deze procedure kiest. 

U vindt alle toepassingen in artikel 42 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016. Hieronder vindt u een beperkte opsomming met de meest gebruikte toepassingen in de sociale woningbouw en de voorwaarden waaraan u bij iedere toepassing moet voldoen.

Het goed te keuren bedrag is niet hoger dan 139.000 euro

Artikel 90, eerste lid, 1° van het KB plaatsing van 18 april 2017

U mag de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking gebruiken zonder verdere voorwaarden. U kunt zo kleinere opdrachten op een soepele manier plaatsen.

Op 1 januari 2020 werd het drempelbedrag voor de toepassing van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking geïndexeerd. Bij opdrachten waarvoor u ondernemingen vóór 1 januari 2020 uitnodigde om een offerte in te dienen, mag het goed te keuren bedrag niet hoger zijn dan 144.000 euro.
 

Het goed te keuren bedrag is niet hoger dan 100.000 euro voor elk perceel

Artikel 90, eerste lid, 3° van het KB plaatsing van 18 april 2017

De raming van de hele opdracht mag de Europese drempels niet bereiken.

De samengevoegde waarde van alle percelen die u via de onderhandelingsprocedure wil gunnen, mag niet meer bedragen dan 20% van het totale geraamde opdrachtbedrag.
 

Onvoorzienbare dwingende spoed

De hoogdringendheid van de opdracht vloeit voort uit onvoorzienbare gebeurtenissen. Het is absoluut onmogelijk de termijnen voor andere mogelijke procedures na te leven.

De ingeroepen omstandigheden mogen niet te wijten zijn aan u, als aanbestedende overheid.
 

U kreeg geen of geen geschikte kandidatuur of offerte via een openbare of niet-openbare procedure.

U mag de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk wijzigen.
 

U kreeg alleen onregelmatige of onaanvaardbare offertes via een openbare of niet-openbare procedure die Europees werd bekend gemaakt.

In deze situatie kan u niet langer een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voeren.

Zie de toelichting bij de mededingingsprocedure met onderhandeling.
 

U kreeg alleen onregelmatige of onaanvaardbare offertes via een openbare of niet-openbare procedure, die niet via een Europese bekendmaking verliep.

In deze situatie kan u niet langer een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voeren.
 

U kunt maar aan één bepaalde opdrachtnemer gunnen.

U kan de opdracht om technische of artistieke redenen of omwille van de bescherming van alleenrechten slechts aan één bepaalde opdrachtnemer gunnen.

Deze toepassing moet u grondig motiveren: u kunt het maar zeer uitzonderlijk inroepen.

Voorbeeld: het toewijzen van een opdracht voor een niet voorziene uitbreiding of verbouwing van een bestaand gebouw aan de architect die het oorspronkelijk gebouw heeft ontworpen.
 

U gunt een nieuwe opdracht, die een herhaling van soortgelijke werken is, rechtstreeks aan de opdrachtnemer van de oorspronkelijke opdracht.

Deze toepassing komt vaak voor.

  1. Voorwaarden voor de oorspronkelijke opdracht

    De oorspronkelijke opdracht is gegund via een van de volgende procedures:
    - openbare procedure
    - niet-openbare procedure
    - mededingingsprocedure met onderhandeling
    - vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
    - concurrentiegerichte dialoog
    - innovatiepartnerschap

    ​In het bestek van de oorspronkelijke opdracht staat de mogelijkheid tot herhaling (dit kan in het eerste deel van het bijzonder bestek VM/B 2013/2017). U moet altijd het maximumplafond van de herhalingsopdracht bepalen en vastleggen in het bestek (bv. herhaling tot een maximum van 20 woningen).

    Bij de opmaak van de raming van de oorspronkelijke opdracht hield u rekening met de mogelijkheid tot herhaling.
     
  2. Voorwaarden voor de herhalingsopdracht(en)

    Het offertebedrag van de herhalingsopdracht:
    - is voor minstens 90% gebaseerd op eenheidsprijzen van de oorspronkelijke opdracht;
    - is maximaal 1,65 keer het offertebedrag van de oorspronkelijke opdracht.

    Een herhalingsopdracht gebeurt via de gunning van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. U maakt dus een gunningsbeslissing op. De oorspronkelijke opdrachtnemer mag weigeren om de herhalingsopdracht uit te voeren.

    U moet de herhaling bestellen binnen de drie jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht (dit is het versturen van de bestelbrief). Er staat geen limiet op het aantal herhalingen.

    De inschrijver voegt een verklaring bij zijn offerte waarin hij bepaalt welke datum hij als basis zal nemen voor de prijsherziening van de herhalingsopdracht. Hij heeft het recht de datum van de opening van de offertes van de basisopdracht te nemen, maar hij kan ook een tegemoetkoming doen door een latere datum te kiezen.

    Voor het opstellen van deze door de aannemer in te vullen verklaring kan u zich baseren op het modeldocument van de VMSW (doc - 48 kB).
     

Sluiten van de opdracht (artikel 95 van het KB plaatsing van 18 april 2017)

U kunt de opdracht van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking sluiten op drie mogelijke manieren:

  1. briefwisseling volgens de handelsgebruiken
  2. u brengt de opdrachtnemer op de hoogte van de goedkeuring van zijn offerte, eventueel gewijzigd na onderhandelingen. U verstuurt deze informatie verplicht via fax, e-mail of via een ander elektronisch middel, met een bevestiging via een aangetekende zending op dezelfde dag.
  3. beide partijen ondertekenen een overeenkomst

Contacteer ons. Wij helpen u graag verder.