Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

De inhoud van deze pagina geldt voor overheidsopdrachten van werken die u bekendmaakte of waarvoor u een uitnodiging tot het indienen van een offerte verstuurde vanaf 1 juli 2013 tot 30 juni 2017. We werken aan een update, nu de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten er is. 

Verloop van de procedure

Er is bij deze gunningsprocedure geen bekendmaking: u nodigt zelf minimaal drie deelnemers uit om een offerte in te dienen. 

De deelnemers die u uitnodigt, moeten:

U voorziet in een (eventueel beperkt) bestek. Hierin vermeldt u een uiterste tijdstip waarop de deelnemers hun offerte indienen, om de gelijkheid van de inschrijvers te garanderen. Een zitting voor de opening van de offertes moet niet. 

Dit is een soepelere gunningsprocedure, waardoor kandidaten hun offerte ook via e-mail mogen indienen. 

Toepassing van de procedure

Door de beperkte graad van mededinging mag u de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking enkel in specifieke gevallen gebruiken en moet u altijd motiveren waarom u voor deze procedure kiest. 

U vindt alle toepassingen in artikel 26 van de wet overheidsopdrachten van 15 juni 2006. Hieronder vindt u een beperkte opsomming met de meest gebruikte toepassingen in de sociale woningbouw. 

Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking in sociale woningbouw

Meest gebruikte toepassingen

Voorwaarden?

Het goed te keuren bedrag is niet hoger dan 85.000 euro
(artikel 105, § 1 van het KB plaatsing van 15 juli 2011)

U mag de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking gebruiken zonder verdere voorwaarden.
 

U kunt zo kleinere opdrachten op een soepele manier plaatsen.

Het goed te keuren bedrag is niet hoger dan 30.000 euro voor elk perceel
(artikel 105, § 1 van het KB plaatsing van 15 juli 2011)

 

 

De raming van de hele opdracht mag de Europese drempels niet bereiken.
 

De samengevoegde waarde van alle percelen die u via de onderhandelingsprocedure wil gunnen, mag niet meer bedragen dan 20% van het totale geraamde opdrachtbedrag.

Onvoorzienbare dwingende spoed

De hoogdringendheid van de opdracht vloeit voort uit onvoorzienbare gebeurtenissen.
 

Het is absoluut onmogelijk de termijnen voor andere mogelijke procedures na te leven.
 

De ingeroepen omstandigheden mogen niet te wijten zijn aan u, als aanbestedende overheid.

U kreeg geen of geen geschikte kandidatuur of offerte via de aanbesteding of offerteaanvraag.

U mag de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk wijzigen.

U kreeg alleen onregelmatige of onaanvaardbare offertes via een aanbesteding of offerteaanvraag die Europees werd bekend gemaakt.

U mag de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk wijzigen. Beperkte wijzigingen of aanvullingen mogen wel.
 

U nodigt alle inschrijvers uit die voldoen aan de eisen van toegangsrecht en kwalitatieve selectie en die een formeel regelmatige offerte indienden, om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure. Andere deelnemers mag u dus niet uitnodigen.

U kreeg alleen onregelmatige of onaanvaardbare offertes via een aanbesteding of offerteaanvraag, die niet via een Europese bekendmaking verliep.

U mag de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk wijzigen. Beperkte wijzigingen of aanvullingen mogen wel.
 

U nodigt de inschrijvers uit die voldoen aan de eisen van toegangsrecht en kwalitatieve selectie en die een formeel regelmatige offerte indienden. Maar, u mag ook andere deelnemers uitnodigen die aan deze eisen voldoen en die bij de oorspronkelijke procedure geen offerte indienden.
 

Zo kunt u de mededinging verruimen.

U kunt maar aan één bepaalde opdrachtnemer gunnen.

U kan de opdracht om technische of artistieke redenen of omwille van de bescherming van alleenrechten slechts aan één bepaalde opdrachtnemer gunnen.
 

Deze toepassing moet u grondig motiveren: u kunt het maar zeer uitzonderlijk inroepen.
 

Voorbeeld: het toewijzen van een opdracht voor een niet voorziene uitbreiding of verbouwing van een bestaand gebouw aan de architect die het oorspronkelijk gebouw heeft ontworpen.

Aanvullende werken of diensten, niet opgenomen in de oorspronkelijke opdracht of het ontwerp

U kunt deze aanvullende prestaties gunnen aan de oorspronkelijke opdrachtnemer als:

  • deze prestaties technisch of economisch niet van de oorspronkelijke opdracht losgekoppeld kunnen worden;
  • deze prestaties wel losgekoppeld kunnen worden, maar strikt noodzakelijk zijn om de opdracht uit te voeren.

Belangrijk: het totale bedrag van de aanvullende prestaties is niet hoger dan 50% van het bedrag van de oorspronkelijke opdracht.
 

Het soort gunningsprocedure van de oorspronkelijke opdracht speelt geen rol.

U gunt een nieuwe opdracht, die een herhaling van soortgelijke werken is, rechtstreeks aan de opdrachtnemer van de oorspronkelijke opdracht.

(Deze toepassing komt vaak voor.)

  1. Voorwaarden voor de oorspronkelijke opdracht

    De oorspronkelijke opdracht is gegund via aanbesteding of offerteaanvraag.

    In het bestek van de oorspronkelijke opdracht staat de mogelijkheid tot herhaling (dit kan in het eerste deel van het bijzonder bestek VM/B 2013). U moet altijd het maximumplafond van de herhalingsopdracht bepalen en vastleggen in het bestek (bv. herhaling tot een maximum van 20 woningen).

    Bij de opmaak van de raming van de oorspronkelijke opdracht hield u rekening met de mogelijkheid tot herhaling.

     
  2. Voorwaarden voor de herhalingsopdracht(en)

    Het offertebedrag van de herhalingsopdracht:
    - is voor minstens 90% gebaseerd op eenheidsprijzen van de oorspronkelijke opdracht;
    - is maximaal 1,65 keer het offertebedrag van de oorspronkelijke opdracht.

    Een herhalingsopdracht gebeurt via de gunning van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. U maakt dus een gunningsbeslissing op. De oorspronkelijke opdrachtnemer mag weigeren om de herhalingsopdracht uit te voeren.

    U moet de herhaling bestellen binnen de drie jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht (dit is het versturen van de bestelbrief). Er staat geen limiet op het aantal herhalingen.
     

De inschrijver voegt een verklaring bij zijn offerte waarin hij bepaalt welke datum hij als basis zal nemen voor de prijsherziening van de herhalingsopdracht. Hij heeft het recht de datum van de opening van de offertes van de basisopdracht te nemen, maar hij kan ook een tegemoetkoming doen door een latere datum te kiezen.

Voor het opstellen van deze door de aannemer in te vullen verklaring kan u zich baseren op het modeldocument van de VMSW (doc - 48 kB).

Sluiten van de opdracht (artikel 110 van het KB plaatsing van 15 juli 2011)

U kunt de opdracht van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking sluiten op drie mogelijke manieren:

  1. briefwisseling volgens de handelsgebruiken
  2. de opdrachtnemer tekent de goedkeuring van zijn offerte, eventueel gewijzigd na onderhandelingen
  3. beide partijen ondertekenen een overeenkomst