Wijzigingen aan de opdracht

Basisprincipes

Iedere wijziging, toevoeging of weglating van werken wordt opgenomen in een verrekening VA2. Dit formulier VA2 (doc - 182 kB) wordt schriftelijk aan de aannemer overgemaakt. Het document moet (onderaan) altijd een opmaakdatum vermelden.

Een VA2 wordt altijd opgemaakt vóór de uitvoering van de werken die het voorwerp uitmaken van de verrekening.


VA2’s worden uitsluitend opgemaakt op basis van de werkelijke hoeveelheden in meer en/of in min, zoals zij voortvloeien uit de noodzakelijk gebleken wijziging(en).

Belangrijk:

 

  • Elk bevel tot wijziging van de opdracht wordt schriftelijk gegeven (artikel 80 § 1).
    De bevelen of de vermeldingen duiden de wijzigingen aan die aan de oorspronkelijke opdracht (en aan de plannen) moeten worden aangebracht.
    Minder belangrijke wijzigingen mogen ook alleen als vermeldingen in het dagboek worden opgetekend.
  • De aannemer heeft – als hij er zelf om vraagt – recht op een 10%-vergoeding als het saldo van de wijzigingen aan de opdracht (VA2’s) negatief is (artikel 80 § 5).
    De vergoeding is forfaitair vastgelegd op een bedrag van 10% van dat negatief saldo (inclusief korting).
    Vandaar het belang van een onderscheid tussen ‘wijzigingen aan de opdracht’ (VA2) en ‘afrekening VH-posten’ (VA1).
    VA1’s tellen niet mee voor deze berekening en schadevergoeding.

De aanbestedende overheid moet erover waken dat van de mogelijkheid om de opdracht te wijzigen omzichtig gebruik gemaakt wordt. 

Bestelprocedure

De aanbestedende overheid doorloopt volgende stappen om haar latere rechten in geval van betwisting niet in gevaar te brengen:

  • Tijdens een vergadering op de bouwplaats, deelt de aanbestedende overheid aan de aannemer mee dat ze het contract wil wijzigen. Ze noteert de opmerkingen van de aannemer en bespreekt de eenheidsprijzen voor nieuwe werken en de weerslag van de wijziging op de algemene planning van de werken van de aannemer (en indien van toepassing: die van andere aannemers).
  • De aanbestedende overheid vraagt de leidend ambtenaar het formulier VA2 op te maken, samen met volgende documenten: 
    • de beschrijving van de voorgestelde wijziging(en)
    • de technische rechtvaardiging van de voorgestelde wijziging(en) en de invloed ervan op de kostprijs (offerte(s) aannemer bijvoegen)
    • de reden(en) waarom er geen rekening mee kon gehouden worden in het oorspronkelijk ontwerp
    • de rechtvaardiging van de (eventuele) vooropgestelde termijnwijziging
  • De documenten die de leidend ambtenaar heeft opgemaakt worden door de aanbestedende overheid nagekeken, onderzocht en goedgekeurd.
  • De aanbestedende overheid stuurt aangetekend (of tegen ontvangstmelding in het dagboek der werken), vier exemplaren van de VA2 met bijlagen naar de aannemer en verzoekt hem om ze ondertekend terug te bezorgen of zijn bezwaren schriftelijk formuleren.
  • De aannemer stuurt de documenten terug. Als hij de documenten VA2 niet heeft ondertekend, moet hij zijn voorbehoud rechtvaardigen op gedetailleerde wijze.
  • Als de aannemer de verrekening(en) zonder voorbehoud ondertekent, worden deze door de aanbestedende overheid overgemaakt aan de VMSW. Als de aannemer de verrekening(en) echter onder voorbehoud ondertekent en dit voorbehoud motiveert, of als de aannemer weigert de verrekeningen te ondertekenen en te kennen geeft dat hij er niet mee instemt, onderzoeken de aanbestedende overheid en de leidend ambtenaar de bezwaren en wijzigen ze indien nodig de verrekening. De aannemer wordt per aangetekend schrijven op de hoogte gebracht van het gevolg dat hieraan werd gegeven (dan wordt de procedure herhaald vanaf punt vier hierboven).
  • Zodra de aanbestedende overheid het gunstig advies van de VMSW ontvangt, stuurt het één exemplaar van de gunstig geadviseerde VA naar de aannemer met een aangetekende brief.

VA’s moeten opgemaakt en verstuurd worden (naar de VMSW) vóór de voorlopige oplevering plaats vindt. Dit om nodeloze vertraging in de afhandeling van dossiers te vermijden.

Belangrijk:

De aannemer is verplicht de wijziging uit te voeren, zelfs als hij niet akkoord gaat met de verrekening.

Als hij weigert de opdracht uit te voeren, kan de aanbestedende overheid de procedure toepassen voor problemen bij uitvoering

Toe te passen eenheidsprijzen

De onvoorziene werken die de aannemer uitvoert, de voorziene werken die aan de aanneming worden onttrokken en alle andere wijzigingen, worden berekend tegen de eenheidsprijzen van de offerte of aan de hand van overeen te komen eenheidsprijzen (artikel 80 § 2 en § 3).

Uitzonderingen
 
  • De bijkomende werken overtreffen het drievoudige van de hoeveelheid voorzien in de betreffende post van de opmetingsstaat.
  • De prijs van de supplementen die betrekking hebben op de betreffende post overtreffen 10% van het opdrachtbedrag, met een minimum van 2.000 euro.
  • De hoeveelheid die wordt onttrokken aan een post van de opmetingsstaat, beloopt meer dan 1/5 van de aanvankelijk aangeduide hoeveelheid. 

 

Als er aanleiding is om herziening van eenheidsprijzen te doen, dan moet één van de partijen zijn wil hierover aan de andere partij te kennen geven met een aangetekende brief, en dit binnen een termijn van 30 dagen vanaf de datum waarop de wijzigingsbevelen werden gegeven.

Bij gebrek aan een akkoord over de nieuwe eenheidsprijzen stelt de aanbestedende overheid ze van ambtswege vast, met behoud van alle rechten van de aannemer.

De aannemer is verplicht om de werken zonder onderbreking voort te zetten, ondanks de betwistingen waartoe het vaststellen van nieuwe prijzen aanleiding zou kunnen geven.

Niet onbelangrijk: 

Als een nieuwe eenheidsprijs wordt overeengekomen voor een bijkomend werk, blijft de ‘oude’ prijs van toepassing op de aanvankelijk aangeduide hoeveelheid.

De nieuwe overeengekomen prijzen worden verondersteld teruggerekend te zijn naar datum opening bieding en zijn zo vatbaar voor prijsherziening.

Overeen te komen eenheidsprijzen voor niet-voorziene werken:

Deze eenheidsprijs moet overeenstemmen met de algemeen gangbare prijs die toegepast werd op het ogenblik dat de basisofferte werd opgemaakt en moet alle mogelijke lasten, kosten, belastingen en heffingen (exclusief btw) omvatten.

Bij gebrek aan vergelijkingselementen mogen de partijen de ‘prijs van de dag’ toepassen op het ogenblik van de beslissing om het contract te wijzigen. Deze ‘prijs van de dag’ wordt vervolgens herleid tot de prijs die bij de aanbesteding zou toegepast worden. Voor de herleiding geldt volgende formule:

  • Prijs van de dag / herzieningscoëfficiënt van die dag (zie Prijsherziening).
  • Staat de aannemer een korting op zijn offerte toe, dan wordt de herleiding bovendien nog eens vermenigvuldigd met volgende coëfficiënt: 100 / (100 - korting in %).
Korting

Als bij de offerte een korting wordt toegestaan worden de eenheidsprijzen van alle posten verminderd in dezelfde verhouding, dit zowel voor de bestaande eenheidsprijzen uit de offerte als voor de overeengekomen eenheidsprijzen.

Alle prijzen (nieuwe prijzen en prijzen uit de samenvattende opmeting) vermeld op de verrekeningen (VA1 en VA2) zijn exclusief korting. Deze korting wordt pas verrekend bij de eindafrekening.

Ook bij een eventuele toegekende verhoging, door bijvoorbeeld een verstreken verbintenistermijn, worden de eenheidsprijzen exclusief deze verhoging op de verrekening vermeld. Deze verhoging wordt ook verrekend bij de eindafrekening.

De onvoorziene werken die de aannemer uitvoert, de voorziene werken die aan de aanneming worden onttrokken en alle andere wijzigingen, worden berekend tegen de eenheidsprijzen van de offerte of aan de hand van overeen te komen eenheidsprijzen (artikel 80 § 2 en § 3).

Termijnverlenging(en)

Wijzigingen aan de opdracht

 In het geval dat er bijkomende werken of wijzigingen aan het voorziene werk zijn, vermeldt de verrekening (artikel 80 § 4):

  • ofwel de verlenging van de uitvoeringstermijn, op basis van de verhoging van het bedrag van de opdracht, de aard van de wijzigingen en de bijkomende werken;
  • ofwel de vermindering van de uitvoeringstermijn, op basis van de verlaging van het bedrag van de opdracht, de aard van de wijzigingen en de geschrapte werken;
  • ofwel de uitsluiting van iedere verlenging van de termijn.

Vakantieperiode

Als de oorspronkelijke uitvoeringstermijn de 80 kalenderdagen niet overschrijdt, dan is de verplichte vakantieperiode niet in deze uitvoeringstermijn inbegrepen, voor zover deze vakantieperiode tijdens de uitvoeringstermijn plaatsvindt. 


Als de uitvoeringstermijn van de opdracht is uitgedrukt in kalenderdagen, zijn alle dagen zonder onderscheid in deze termijn gerekend (artikel 76 § 4, 4°).

Uitzonderlijke & abnormale slechte weersomstandigheden

De opdrachtnemer kan wel om verlenging van de uitvoeringstermijn vragen door omstandigheden te doen gelden die hij niet kon voorzien bij het indienen van de offerte of de sluiting van de opdracht. Of die hij niet kon ontwijken en waarvan hij de gevolgen niet kon verhelpen, niettegenstaande hij al het nodige daarvoor heeft gedaan (bv. uitzonderlijk ongunstige en onvoorziene weersomstandigheden tijdens de winter).
 

Belangrijk: in de vooropgestelde uitvoeringstermijn (zoals vermeld in het 1ste deel van het bijzonder bestek VM/B2013) zit sowieso altijd al een marge voor slechte weersomstandigheden. Dit belet de aanbestedende overheid natuurlijk niet, bij uitzonderlijk abnormale slechte weersomstandigheden tijdens bv. de winter(s), de gegevens van het KMI hierover te raadplegen.

 

Voor bouwplaatsen die plaatselijk hinder ondervonden van uitzonderlijk slechte weersomstandigheden (artikel 56), kan een termijnverlenging met de aanbestedende overheid besproken worden.
 

De eventuele hinder moet geval per geval door de raad van bestuur van de aanbestedende overheid beoordeeld worden. Daarbij houdt u rekening met het feit dat het normale weer verlet al inbegrepen is in de uitvoeringstermijn die uitgedrukt wordt in kalenderdagen (zie Begrippen uit de bestelbrief) en met de ‘normale’ stand van de werken op het ogenblik dat de uitzonderlijk slechte weersomstandigheden konden worden ingeroepen om een termijnverlenging te verantwoorden.

Werkschorsingen - onderbreking van de werken (artikel 66 § 2, 89 en 90)

De aanbestedende overheid heeft het recht om de werken gedurende een bepaalde periode te laten onderbreken als zij van oordeel is dat die werken niet zonder bezwaar op dat ogenblik kunnen worden verder gezet. De regel is wel: werkschorsingen worden zoveel mogelijk vermeden en alleen toegestaan wanneer het niet anders kan. Een specifieke vorm van onderbreking is in de wetgeving voorzien als het gaat over vondsten bijvoorbeeld van historische waarde tijdens graaf- of sloopwerken.

Schorsingen worden opgenomen in het dagboek der werken met vermelding van de reden en van de naam van degene die het verzoek doet. In alle gevallen is de aannemer verplicht de bouwplaats te vrijwaren van beschadigingen, diefstal,… tijdens de periode van non-activiteit.

Enkel voor gevallen van overmacht die volledig buiten de verantwoordelijkheid van de aannemer vallen kunnen termijnverlenging(en) worden toegestaan.

Een schorsing van de termijn en de daaruit voortvloeiende termijnverlenging(en) wordt dan ook altijd opgenomen in een verrekening VA2.

Wanneer de uitvoeringstermijn wordt onderbroken wordt deze termijn immers verlengd met het aantal kalenderdagen onderbreking.

Bovendien opent zich een specifiek recht voor de aannemer qua betalingen. Vanaf een schorsing van 30 dagen kan hij een betaling krijgen naar rato van de uitgevoerde werken.

De aanbestedende overheid moet er ook rekening mee houden dat de aannemer een eis tot schadevergoeding kan vragen.

Formulier

VA2 2013: wijzigingen aan de opdracht (doc - 182 kB)