Begrippen uit de bestelbrief

Leidend ambtenaar (artikel 11)

Het begrip ambtenaar moet in deze context niet letterlijk genomen worden. Met leidend ambtenaar wordt de persoon bedoeld die belast is met de leiding van en de controle op de werken in naam van de aanbestedende overheid. Hij zal onder meer het dagboek van de werken bijhouden, werfverslagen opmaken, verrekeningen opstellen, …

In de praktijk is het meestal de ontwerper die in de opdrachtdocumenten vernoemd wordt (zie rubriek C in eerste deel VM/B 2013/2017), dus ook in de bestelbrief. Let op voor gevallen die daar van afwijken, zodat de naam in de bestelbrief correct staat.

Gemachtigde van de aannemer (artikel 75 § 2)

Ook langs de aannemerszijde wordt een persoon aangeduid die de aannemer vertegenwoordigt. De aannemer maakt daarvoor een mandaat op waarin onder meer de bevoegdheden van die persoon opgesomd worden. Zo wordt duidelijk of hij het dagboek van de werken, verrekeningen, …  voor akkoord mag ondertekenen.

Onderaannemers (artikel 12)

Het sluiten van een overheidsopdracht betekent dat er een contract ontstaat tussen aanbestedende overheid en aannemer.

Het is de keuze van de aannemer of hij de opdracht al dan niet geheel of gedeeltelijk door derden - onderaannemers - laat uitvoeren.

De aannemer is verplicht bij het sluiten van de opdracht de naam en de contactgegevens van al de onderaannemers aan de aanbestedende overheid mee te delen. Tijdens de werken moet hij de lijst aanvullen met wijzigingen en nieuwe gegevens.

De aanbestedende overheid kan wel eisen dat die onderaannemers elk voor hun deel van het werk voldoen aan de erkenningvereisten. Vandaar de verwijzing naar dit principe in de modelbestelbrief.

Opgelet, het is wel zo dat enkel de aannemer verantwoordelijk is voor de onderaanneming. Er is geen enkele contractuele band tussen aanbestedende overheid en onderaannemers.

Verzekeringen (artikel 24 en 2de deel VM/B 2013/2017)

Een aannemer is verplicht om verschillende verzekeringen af te sluiten vanaf het moment dat hij de bestelbrief ontvangt:

  • een verzekering voor arbeidsongevallen
  • een verzekering voor de aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de werken
  • een verzekering tegen brand en natuurrampen ter waarde van het bedrag van de werken
  • een verzekering voor de tienjarige aansprakelijkheid

Hij levert het bewijs van het afsluiten van die verzekeringen binnen de 30 dagen.

Voorbereidingstermijn/uitvoeringstermijn (artikel 76)

Aanvangsdatum in bestelbrief

De aanvangsdatum wordt bepaald door de aanbestedende overheid en wordt meestal in de bestelbrief opgenomen, maar is niet willekeurig te kiezen.

Het bestelbedrag bepaalt de termijn waarbinnen de aanvangsdatum wordt vastgesteld.

  • Bij opdrachten van hoger dan 3.225.000 euro (= drempel voor erkenningsklasse 6) moet de aanvangsdatum vallen tussen de 30ste en de 75ste dag  na de datum van de bestelbrief.
  • Bij opdrachten lager dan 3.225.000 euro: aanvangsdatum ligt tussen de 15de en de 60ste dag.

Aanvangsdatum in aanvangbevel

Als u het aanvangbevel apart verstuurt - dus als u geen aanvangsdatum in de bestelbrief vermeld heeft - moeten er minstens 15 dagen liggen tussen de datum van verzending van het aanvangsbevel en de vastgelegde aanvangsdatum. Kortom, veel praktisch nut heeft een scheiding van bestelbrief en aanvangsbevel niet.

Hou ook rekening met het feit dat de aannemer de opdracht kan verbreken als er geen aanvangbevel is gegeven na respectievelijk 120 of 150 dagen na het verzenden van de bestelbrief.

De contractuele termijn

De aannemer is verplicht de werken aan te vangen op de opgegeven dag en de werken regelmatig verder te zetten zodat de opdracht binnen de contractuele termijn voltooid wordt.

De contractuele termijn - het aantal kalenderdagen bepaald voor de uitvoering van de opdracht - staat telkens vermeld in het eerste deel van de VM/B 2013/2017, rubriek ‘O’. De termijn omvat alle zater-, zon- en feestdagen, de jaarlijkse verlofdagen (uitzondering: bij een termijn van minder dan 81 kalenderdagen zijn de verlofdagen niet inbegrepen) en de dagen dat er wegens ongunstige weersomstandigheden niet kan gewerkt worden.

Termijnverlenging

Abnormale weersomstandigheden kunnen een aanleiding zijn om over te gaan tot een termijnverlenging. Het is dan ook aan te raden om de dagen dat er wegens slecht weer geen activiteit op de werf is te noteren in het dagboek van de werken. Zo kan u achteraf objectief vergelijken met bijvoorbeeld gegevens van het KMI. Uit die vergelijking kan u dan een termijnverlenging wegens abnormale weersomstandigheden formeel opnemen in een VA2.

Gelijktijdige werken (artikel 77 en tweede deel VM/B 2013/2017)

Het terrein waar de werken plaatsvinden wordt gratis ter beschikking gesteld aan de aannemer. Buiten het terrein is het de aannemer zelf die de nodige schikkingen treft, wanneer hij gronden nodig heeft om de opdracht uit te voeren.

In geval van gelijktijdige werken - als er verschillende aannemers tegelijk op dezelfde bouwplaats werken - zijn goede afspraken over het gebruik van het terrein en de timing noodzakelijk.

In de besteksbepalingen is ook opgenomen dat er rekening moet gehouden worden met de indeling zoals de aanbestedende overheid ze voorstelt.