Actiemiddelen van de aanbestedende overheid

De wetgeving overheidsopdrachten voorziet in een reeks maatregelen die een aanbestedende overheid kan nemen tegen een aannemer die in gebreke blijft en dit al vanaf het moment dat de opdracht gesloten is.

Niet elke discussie op een werf in uitvoering moet ‘automatisch’ leiden tot de volgende stappen. Veel problemen bespreekt u door de twistpunten uit te klaren via de opdrachtdocumenten (plannen, lastenboek, ...) en door de conclusies ervan te noteren in het dagboek der werken en de daaraan verbonden werfverslagen.
 

Definitie van in gebreke blijven (artikel 44 § 1)

Voor een ingebrekestelling moet u één of meerdere van de volgende tekortkomingen kunnen vaststellen. 

  1. De aannemer voert de werken niet uit zoals ze in de opdrachtdocumenten voorgeschreven zijn.
  2. De prestaties vorderen niet tijdig genoeg.
  3. De aannemer voert de schriftelijke bevelen niet uit.

Stap 1 (artikel 44 § 2)

Voordat de aanbestedende overheid effectief maatregelen kan nemen, moet zij eerst een proces-verbaal opstellen en via een aangetekende brief aan de aannemer bezorgen. Dan pas geldt een ingebrekestelling officieel en kunnen er later eventueel sancties zijn.
 
U kan zich voor het opmaken van het proces-verbaal baseren op de modeldocumenten van de VMSW: proces-verbaal van vaststelling van ernstige vertraging (doc - 31 kB) en proces-verbaal van vaststelling van in gebreke blijven (doc - 30 kB).
 

U duidt in deze aangetekende brief met het proces-verbaal al aan welke sanctie u neemt of u stuurt na 15 dagen nog een nieuwe aangetekende brief met deze straf.
 

De aannemer heeft vanaf het verzenden van het proces-verbaal 15 dagen om te reageren. Hij kan op 3 manieren reageren:

  1. Hij brengt de aangehaalde tekortkomingen in orde: dan is het probleem opgelost.
  2. Hij stuurt op zijn beurt een aangetekende brief waarin hij zijn standpunt uiteenzet.
  3. Hij reageert niet: wettelijk gezien betekent zijn stilzwijgen dat hij de tekortkomingen erkent.

Stap 2 (artikel 44 § 3)

De wetgeving voorziet 3 soorten sancties als de aanbestedende overheid de argumentatie van de aannemer niet aanvaardt of als de aannemer niet reageert. 

  1. Straffen 
  2. Vertragingsboetes 
  3. Ambtshalve maatregelen

Straffen (artikel 45)

Een straf berekent u per inbreuk éénmalig of per kalenderdag.

  • Eenmalig: dan is de straf forfaitair gelijkgesteld aan 0,07% van het opdrachtbedrag. Dit bedrag is gelimiteerd: het mag minimaal 40 euro, maximaal 400 euro bedragen.
  • Per kalenderdag: dan is de straf 0,02% van het opdrachtbedrag. Dit bedrag is gelimiteerd: het mag minimaal 20 euro, maximaal 200 euro per dag bedragen.

Deze straf geldt vanaf de derde dag nadat de aangetekende brief met de straf in verzonden is tot de dag dat de situatie is opgelost.

U kan zich voor het opmaken van de aangetekende brief aan de aannemer baseren op de modelbrief van de VMSW (doc - 38 kB).
 

Ambtshalve maatregelen (artikel 47)

Er zijn drie soorten ambtshalve maatregelen (artikel 47 § 2). De maatregel die u kiest, hangt af van de specifieke situatie waarin de opdracht zich bevindt. 

  • Eenzijdige verbreking van de opdracht.
  • Uitvoering in eigen beheer.
  • Sluiten van opdracht(en) met derde(n).

Deze maatregelen kunt u ook nemen voor voorlopig opgeleverde werken, namelijk in de waarborgperiode voor de definitieve oplevering.
 

Belangrijk: De ambtshalve maatregelen hebben zeer zware consequenties. De aanbestedende overheid heeft namelijk het recht om het contract eenzijdig op te zeggen. Deze maatregelen bieden wel de enige mogelijkheid om kordaat tekortkomingen te beëindigen en de werken te laten verderzetten. 
 

Tips:

  • Ga niet blindelings hiertoe over.
  • Laat u voor de procedure begeleiden door een raadsman die in overheidsopdrachten gespecialiseerd is.

Naast deze maatregelen heeft de aanbestedende overheid het recht om een dossier in te dienen bij de erkenningscommissie (artikel 48). 

U kan zich voor het opleggen van ambtshalve maatregelen aan de aannemer baseren op de modelbrief van de VMSW (doc - 41 kB).
 

Eenzijdige verbreking van de opdracht (artikel 47 § 3 en 87 § 1)

De aanbestedende overheid verwittigt de aannemer via een aangetekende brief dat de opdracht verbroken wordt.
 

Deze brief vermeldt: 

  • vanaf welke dag de aannemer de werken moet stilleggen, als hij nog aan het werk is;
  • dag en uur waarop de staat van bevinding opgemaakt wordt. De aannemer wordt uitgenodigd om hierop aanwezig te zijn.

De staat van bevinding moet onder andere gedetailleerd vermelden: 

  • welk volume van de werken uitgevoerd en in orde bevonden is;
  • welke werken slecht zijn uitgevoerd;
  • (eventueel) lijsten van het materieel en de materialen die zich op de bouwplaats bevinden. De aannemer is verplicht die zo snel mogelijk van de bouwplaats te verwijderen.

Via de staat van bevinding wordt een eindafrekening gemaakt. Als enige forfaitaire schadevergoeding, krijgt de aanbestedende overheid de borgtocht of een gelijk bedrag hieraan, als er nog geen borgtocht gestort zou zijn.
 

Belangrijk: De aannemer mag op geen enkel moment nog tussenkomen in de verdere uitvoering van de opdracht.
 

Uitvoering in eigen beheer

‘Uitvoering in eigen beheer’ betekent dat de aanbestedende overheid met eigen personeel de opdracht verder uitvoert. Dit komt zelden voor.
 

Sluiten van opdrachten met derden (artikel 47 § 3 en § 4 en artikel 87 § 2)

De aanbestedende overheid verwittigt de aannemer via een aangetekende brief dat een opdracht met derde(n) afgesloten zal worden.
 

Deze brief vermeldt:  

  • vanaf welke dag de aannemer de werken moet stilleggen, als hij nog aan het werk is;
  • dag en uur waarop de staat van bevinding opgemaakt wordt. De aannemer wordt uitgenodigd om hierop aanwezig te zijn.

De staat van bevinding moet onder andere gedetailleerd vermelden: 

  • welk volume van de werken uitgevoerd en in orde bevonden is;
  • welke werken slecht zijn uitgevoerd;
  • (eventueel) lijsten van het materieel en de materialen die zich op de bouwplaats bevinden. De aannemer is verplicht die zo snel mogelijk van de bouwplaats te verwijderen. Als de aanbestedende overheid het wil, kan ze het aanwezige materieel en de materialen tegen vergoeding overnemen (dit kan alleen bij deze sanctie). 

Welke som is de aannemer verschuldigd?

Via de staat van bevinding en de berekende meerkosten kan de aanbestedende overheid objectief bepalen wat de aannemer in gebreke verschuldigd is.

 

Welke meerkosten mag u aanrekenen?

  • Het positief verschil tussen het opdrachtbedrag van de nieuw gesloten opdracht(en) en het volume van de niet-uitgevoerde werken van de in gebreke gestelde aannemer. Als het verschil negatief zou zijn, is dat in het voordeel van de aanbestedende overheid.
  • Maximale vertragingsboete (dit is 5% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag).
  • De kosten voor het aangaan van een nieuwe gunningsprocedure(s). Dit wordt forfaitair bepaald op 1% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag. Het mag maximaal 15.000 euro bedragen.

Welke meerkosten mag u niet aanrekenen? 

  • Het bedrag van de prijsherziening van de nieuwe opdrachten.
  • De verrekeningen bij de nieuwe opdrachten.

De aanbestedende overheid houdt de in gebreke gestelde aannemer op de hoogte van de nieuwe gunningsprocedure. Zo stuurt ze via een aangetekende brief het nieuwe bestek en – op een later tijdstip - de plaats en datum van voorlopige oplevering. De aannemer kan/mag de uitvoering door derden dus verder volgen zonder deze te hinderen.


Een specifiek geval van definitief in gebreke blijven is een faillissement van een aannemer. 

Modeldocumenten

Proces-verbaal van vaststelling van ernstige vertraging (doc- 31 kB)

Proces-verbaal van vaststelling van in gebreke blijven in het kader van art. 44 van het KB van 14 januari 2013 (doc - 30 kB)

Modelbrief: Actiemiddelen van de aanbestedende overheid -  straffen (doc - 38 kB)

Modelbrief: Actiemiddelen van de aanbestedende overheid - ambtshalve maatregelen (doc - 41 kB)