Maandelijkse betalingen

Volgens de betalingsmodaliteiten - beschreven in het bijzonder bestek VM/B 2013/2017 - zijn betalingen in mindering mogelijk op basis van de door de aannemer opgemaakte maandelijkse vorderingsstaten.

Maandelijkse vorderingsstaat indienen

De aannemer maakt elke maand een gedetailleerde vorderingsstaat op van de uitgevoerde werken waarbij de eerste vorderingsstaat begint op de contractuele aanvangsdatum en eindigt op de laatste dag van de betreffende kalendermaand. Als de aannemer de werken vroeger aanvat, begint de periode van de eerste vorderingsstaat op de reële aanvangsdatum van de werken. De tweede en volgende vorderingsstaten zullen altijd beginnen op de eerste van de lopende maand en eindigen op de laatste dag ervan. De laatste vorderingsstaat eindigt op de reële einddatum van de werken.

Elementen vorderingsstaat

De aanduiding van de posten en de volgorde ervan stemmen overeen met de - bij de offerte gevoegde - samenvattende meetstaat.

De vorderingsstaten omvatten voor iedere post: 

  • de voorziene hoeveelheid
  • de eenheidsprijs
  • de werkelijk uitgevoerde hoeveelheid
  • het product van de uitgevoerde hoeveelheid met de eenheidsprijs. 

De door de aanbestedende overheid gunstig geadviseerde en uitgevoerde meerwerken worden op het einde van de vorderingsstaten toegevoegd op dezelfde wijze.

De vorderingsstaten worden genummerd en ondertekend.

Geen werken of percelen

Als de aannemer in een bepaalde maand geen werken uitgevoerd heeft zal er voor die maand een nulstaat opgemaakt worden. Deze vorderingsstaat zal dus afgesloten worden met een identiek totaal bedrag als dat van de vorige staat.

Voor een opdracht met verschillende percelen wordt een vorderingsstaat opgemaakt per perceel, ook als eenzelfde aannemer meerdere percelen uitvoert (artikel 17 § 2).

Prijsherziening

Nadat het totaal bedrag van de maandelijkse vorderingsstaat berekend is kan (indien van toepassing) de prijsherziening berekend worden. Hiervoor wordt het totaal bedrag van de vorderingsstaat vermenigvuldigd met de van toepassing zijnde prijsherzieningscoëfficiënt.

Opdrachten met een bedrag lager dan 120.000 euro zijn niet vatbaar voor prijsherziening.

Korting

Omdat elke vorderingsstaat opgemaakt wordt op basis van de oorspronkelijke eenheidsprijzen zal de korting die de aannemer heeft toegestaan bij het indienen van de offerte (percentage vermeld op inschrijvingsformulier I 2013/2017) toegepast worden op het totaal bedrag van de uitgevoerde werken (inclusief meerwerken) bij elke vorderingsstaat. De aannemer vermindert dus het integraal bedrag met het percentage van de toegestane korting en vermenigvuldigt dat met de prijsherzieningscoëfficiënt.

Indienen samen met schuldvordering

Bij elke aanvraag tot betaling maakt de aannemer een gedetailleerde vorderingsstaat op van de gerealiseerde werken. Hier wordt telkens een gedateerde en ondertekende schuldvordering bijgevoegd.

Onmiddellijk na het verstrijken van de maandelijkse periode, verstuurt de aannemer de schuldvordering en de maandelijkse vorderingsstaat, samen met de berekening van de prijsherziening, in tweevoud en aangetekend naar de aanbestedende overheid. Hij mag deze ook bezorgen tegen een gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs of tegen een bewijs dat regelmatig wordt geacteerd in het dagboek van de werken.

Maandelijkse vorderingsstaat nakijken en factuur betalen

Vanaf de ontvangst van de schuldvordering en de vorderingsstaat beschikt de aanbestedende overheid over een verificatietermijn (= de tijd die de aanbestedende overheid nodig heeft om de vorderingsstaat na te kijken) van 30 kalenderdagen. 

In die periode gebeurt het volgende:

  • De hoeveelheden van de uitgevoerde werken, de prijsherziening en de 95%-limiet worden op verantwoordelijkheid van de leidend ambtenaar nagekeken en zo nodig door hem verbeterd.
    De leidend ambtenaar plaatst zijn handtekening voorafgegaan door de vermelding: 'vorderingsstaat goedgekeurd en voor betaling aanvaard'. 
  • De leidend ambtenaar verstuurt de (eventueel verbeterde) vorderingsstaat van de uitgevoerde werken naar de aanbestedende overheid. De aannemer moet dus zelf in geval van verbetering geen nieuwe vorderingsstaat opmaken.
  • De aanbestedende overheid maakt een proces-verbaal op met de vermelding van de werken die voor betaling aanvaard zijn en het volgens haar verschuldigde bedrag inclusief prijsherziening. Ze brengt de aannemer hiervan onmiddellijk op de hoogte.
  • De aannemer stelt zijn factuur op en stuurt deze binnen 5 kalenderdagen naar de aanbestedende overheid. 
  • Onmiddellijk na ontvangst van de factuur stuurt de aanbestedende overheid een elektronische geldaanvraag naar de VMSW samen met een kopie van de factuur, de gedetailleerde vorderingsstaat, de schuldvordering en de berekening van de prijsherziening. 
  • De betaling van het aan de aannemer verschuldigd bedrag zal binnen dertig kalenderdagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn, gebeuren. In principe zal de betaling dus altijd gebeuren binnen 60 kalenderdagen na ontvangst van de schuldvordering.

Een voorbeeld:

  • ontvangst schuldvordering + vorderingsstaat: 05.03.2014
    verificatietermijn = 30 kalenderdagen
  • verwittigen aannemer van correct bedrag en indienen factuur door de aannemer vóór 05.04.2014
    betalingstermijn = 30 kalenderdagen
  • betaling aannemer: vóór 04.05.2014 

Enkele uitzonderingen: 

De betalingstermijn kan verlengd worden naar rato van het aantal dagen:

  • als de aannemer zijn factuur niet binnen de vijf kalenderdagen heeft ingediend;
  • als dat nodig is om antwoord te ontvangen van de aannemer. Bijvoorbeeld wanneer de aanbestedende overheid, in het kader van de hoofdelijke aansprakelijkheid, de aannemer moet bevragen over het werkelijke bedrag van zijn sociale of fiscale schuld.

De betalingstermijn wordt verkort als de aanbestedende overheid langer dan 30 kalenderdagen nodig heeft om de vorderingsstaat na te kijken.

95%-limiet

Ook als de werken volledig voltooid zijn, maar nog niet opgeleverd, kan het door de aannemer gefactureerde bedrag nooit hoger zijn dan 95% van het opdrachtbedrag vermeerderd/verminderd met de meerwerken. De overige 5% wordt betaald na de voorlopige oplevering en na het opmaken van de eindafrekening door de aanbestedende overheid.

Deze limitering wordt toegepast om een marge te voorzien om eventuele boeten en waardeverminderingen toe te passen.

Het kan dus gebeuren dat ook al zijn de werken voltooid, de aannemer enkel het bedrag van de prijsherziening kan factureren. De prijsherziening staat immers los van de berekening van de 95%-grens.


Een voorbeeld: 

Opdrachtbedrag: € 1.250.000,00
Meerwerken:  € 45.000,00
95%:  € 1.230.250,00


De aannemer kan dus maximum 1.230.250,00 euro aan uitgevoerde werken factureren zolang de werken niet opgeleverd zijn. De prijsherziening op het opdrachtbedrag plus meerwerken kan wel gefactureerd worden. 

Het totaal van alle maandelijkse betalingen wordt gelimiteerd op 95% van het opdrachtbedrag én alle gunstig geadviseerde verrekeningen. 

Formulieren

MPV 2013: Maandelijkse berekening van de prijsherziening en van de te factureren betaling in mindering (doc - 182 kB)

Ingevulde voorbeelden

Vorderingsstaat vóór bereik 95%-limiet (pdf - 174 kB)

Vorderingsstaat overschrijdt 95%-limiet (pdf - 174 kB)

Vorderingsstraat na overschrijding 95%-limiet (pdf - 173 kB)