Offerteaanvraag

Een offerteaanvraag kunt u altijd voeren, ongeacht de waarde van het ereloon. In de praktijk wordt deze procedure gebruikt wanneer het niet mogelijk is een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking te voeren, met name bij een ereloon hoger dan 85.000 euro.

U hebt de keuze tussen een open of een beperkte offerteaanvraag.

Open offerteaanvraag

De open procedure verloopt in één fase: de opdracht wordt bekendgemaakt en de offertes worden ingediend tegen de zitting voor de opening van de offertes.

Het voordeel van de open procedure is de tijdswinst: de offertes worden maar in één stap beoordeeld.

Verwacht u veel offertes? Dan kiest u beter een beperkte procedure. U beoordeelt dan eerst de kandidaatstellingen, waardoor u het aantal inschrijvers (en dus de te onderzoeken offertes) beperkt. Lees meer bij 'Beperkte offerteaanvraag'.

Bekendmaking van de opdracht

De bekendmaking van de opdracht moet altijd gebeuren via e-Notification, het officiële Belgische publicatieplatform voor overheidsopdrachten. De indieningstermijn van offertes bedraagt minstens 36 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking naar e-Notification.

Belangrijk: De meeste ontwerpers zoeken de opdrachten niet via e-Notification. Daarom kunt u de ontwerpers via andere kanalen op de hoogte brengen van de opstartende procedures, bijvoorbeeld door de opdracht bekend te maken in architectuurmagazines.

Schrijf in het bekendmakingsbericht nauwkeurig wat u wilt

Om latere betwistingen te vermijden, is het absoluut nodig om in het bekendmakingsbericht nauwkeurig te omschrijven wat u wilt.

Er zijn drie aandachtscategorieën:

  • de projectgegevens: aard van het project, ligging, aard van de woningen of van de renovatie, de ereloonschaal, ...
  • de selectiecriteria: de criteria om gekwalificeerde ontwerpers te selecteren (ervaring, samenstelling bureau, financiële draagkracht, ...)
  • de gunningscriteria: de criteria om de opdracht te gunnen aan één van de geselecteerde ontwerpers.

 Wie aan de selectiecriteria voldoet, beoordeelt u via de vastgelegde gunningscriteria. Lees meer bij 'Selectiecriteria en gunningscriteria'.

Beperkte offerteaanvraag

De beperkte offerteaanvraag is een tweestapsprocedure.

Fase 1:

  • Bekendmaking van de opdracht is enkel een oproep om kandidaatstellingen in te dienen tegen een bepaalde datum.
  • Selectiefase: u gaat na of de kandidaten over de nodige betrouwbaarheid en geschiktheid beschikken.

Fase 2:

  • Alleen de geselecteerde kandidaten ontvangen een uitnodiging om een offerte in te dienen.
  • Opgelet: Het minimum aantal geselecteerden mag niet kleiner zijn dan vijf en moet in elk geval voldoende zijn om de concurrentie te kunnen laten spelen (zie artikel 58, § 3 van het KB plaatsing van 15 juli 2011).

Eerste fase: oproep tot kandidaatstelling en selectie kandidaten

De bekendmaking van de opdracht moet altijd gebeuren via e-Notification, het officiële Belgische publicatieplatform voor overheidsopdrachten. De indieningstermijn van kandidaturen bedraagt minstens 15 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking naar e-Notification.

Belangrijk: De meeste ontwerpers zoeken de opdrachten niet via e-Notification. Daarom kunt u de ontwerpers via andere kanalen op de hoogte brengen van de opstartende procedures, bijvoorbeeld door de opdracht bekend te maken in architectuurmagazines.

In deze selectiefase gaat u na of de kandidaten over de nodige betrouwbaarheid en geschiktheid beschikken.

Tweede fase: offertes van geselecteerde kandidaten beoordelen en gunning van de opdracht

U nodigt alle geselecteerden in een tweede fase uit om een offerte in te dienen. De geselecteerden hebben minstens 15 dagen om hun offerte in te dienen.

Gunningsfase: schetsontwerp vragen aan geselecteerde kandidaten

Zowel bij een open als een beperkte offerteaanvraag kunt u in de opdrachtdocumenten voorzien dat de inschrijvers of geselecteerde kandidaten een schetsontwerp (voorstudie) moeten indienen. U kunt de toewijzing baseren op dit schetsvoorstel of de uitgewerkte visie. U beoordeelt dit voorstel via de gunningscriteria. De gunningscriteria houden rekening met de prijs en de kwaliteit in alle aspecten (duurzaamheid, functionaliteit, omgevingskenmerken, enzovoort).

Moet u een vergoeding voorzien?

U kunt een vergoeding voorzien voor de inschrijvers die de opdracht niet toegewezen krijgen. U vermeldt het bedrag van deze vergoeding in de opdrachtdocumenten. Dit bedrag telt mee bij het bepalen van de raming van de opdracht.

In de praktijk is het bij een open offerteaanvraag minder gebruikelijk om een vergoeding te geven aan de niet-gekozen inschrijvers en zal u ook minder eisen stellen over de in te dienen documenten. Een beperkt aantal documenten vragen, kan het aantal inschrijvingen helpen verhogen.

Bij een beperkte offerteaanvraag hangt het van de grootte van de opdracht af welke termijn en vergoeding u geeft om een schets te maken.

Voorbeeld:

  • U vraagt een schets met inplanting, woningtypes en gevelzichten.
  • Dan zou 6 weken tijd en ongeveer 2000 euro vergoeding goed zijn.

 U kunt ook het gevraagde presentatiemateriaal afbakenen, zodat inspanning en vergoeding in een aanvaardbare verhouding liggen (bijvoorbeeld, u vraagt vier A3-tekeningen, twee A4-teksten, een simulatietabel en raming).