Voorbereiding tot voorlopige oplevering

Rondgang vooraf

Vóór het verstrijken van de contractuele einddatum kunt u een rondgang met leidend ambtenaar, aannemer en aanbestedende overheid organiseren om een ‘voorlopige’ stand van zaken op te maken. Dit is zeker aan te raden, maar is ook afhankelijk van de grootte en het belang van de opdracht.

Tijdens deze rondgang kunt u via de laatste vorderingsstaten van de aannemer nagaan:

  • of de aannemer nog werken in orde moet brengen;
  • of er eventuele uitgestelde werken zijn;
  • of alle verrekeningen VA1 en VA2 opgemaakt en overgemaakt zijn;

De datum van de voorlopige oplevering vaststellen

De aanbestedende overheid neemt het initiatief om de datum van de voorlopige oplevering vast te stellen.

Als het bouwwerk op de daartoe vastgestelde datum wordt voltooid, wordt binnen 15 dagen na die datum een proces-verbaal van voorlopige oplevering (VO1 en zijn bijlagen) of weigering van oplevering (VO1bis) opgemaakt (artikel 92 § 2).

Het initiatief voor de voorlopige oplevering kan ook van de aannemer uitgaan, bijvoorbeeld als het bouwwerk voor of na de contractuele einddatum voltooid is. De aannemer laat dit via een aangetekende brief weten aan de leidend ambtenaar en vraagt hierbij ook de voorlopige oplevering aan. Binnen de 15 dagen na de datum waarop de leidend ambtenaar het verzoek van de aannemer ontvangt, moet de leidend ambtenaar een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering opmaken.

 

De datum van de voorlopige oplevering is ook de startdatum voor de termijn van 90 dagen waarin de aannemer nog klachten en verzoeken bij de aanbestedende overheid kan indienen (zie pagina Klachten en verzoeken door aannemers).

Definitief nazicht en rondgang

Het nazicht en de rondgang voor de voorlopige oplevering van het bouwwerk gebeurt samen met de aanbestedende overheid, de leidend ambtenaar en de aannemer nadat hij ten minste 7 dagen voor de dag van de oplevering bij aangetekende brief werd opgeroepen (artikel 92 § 4).

Wat als de aannemer niet vertegenwoordigd is bij de voorlopige oplevering? Als de aannemer wel correct opgeroepen werd, dan heeft de oplevering sowieso plaats, zelfs als hij niet aanwezig is. U vermeldt dan op de VO1 of de VO1bis de datum van de naar de aannemer verstuurde oproepingsbrief.

De aannemer zorgt ervoor dat de aanbestedende overheid alle attesten van de controleorganismen (elektriciteit, gas, lift, centrale verwarming,…) bezit.

Elk document VO wordt ondertekend door de leidend ambtenaar, twee personen van de aanbestedende overheid en de aannemer (als die aanwezig is). De documenten VO worden na opmaak en ondertekening (van alle partijen) onmiddellijk naar de VMSW voor nazicht verstuurd.

Opgelet: Soms zult u werken voorlopig moeten opleveren, ook als bepaalde werken niet correct uitgevoerd zijn, in orde te brengen zijn of moeten uitgesteld worden. Dit moeten uitzonderingen zijn. U leest hierover meer in de rubrieken die formulier VO5, formulier VO6 en formulier VO7 bespreken. Er moet dan tussen de aanbestedende overheid en aannemer een akkoord zijn over deze eventuele bedragen waardevermindering VO5 en/of waarborgen VO6 en VO7.