Verbeteren van hoeveelheden

De inhoud van deze pagina geldt voor overheidsopdrachten van werken die u bekendmaakte of waarvoor u een uitnodiging tot het indienen van een offerte verstuurde vanaf 1 juli 2013 tot 30 juni 2017. We werken aan een update, nu de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten er is. 

De inschrijver signaleert verplicht verbeteringen

Als een inschrijver een offerte indient, vult hij de samenvattende opmeting in en rekent hij na of de vermelde hoeveelheden correct zijn.
 

De inschrijver signaleert verbeteringen op basis van de opdrachtdocumenten, zijn beroepskennis en eventuele persoonlijke vaststellingen (artikel 83, § 2 van het KB plaatsing van 15 juli 2011).
 

Welke verbeteringen moet de inschrijver signaleren?

  • De fouten die hij ontdekt in de forfaitaire hoeveelheden.
  • De fouten die hij ontdekt in de vermoedelijke hoeveelheden. De voorgestelde verbetering bedraagt wel minstens 25% meer of minder van de oorspronkelijke voorziene hoeveelheid op die post. Vindt de inschrijver een kleinere fout, dan mag hij de hoeveelheid niet aanpassen.
  • De leemten in de samenvattende opmeting (u leest meer op de pagina Leemten en gesplitste posten).

Als een inschrijver verbeteringen doorvoert, moet hij ze toelichten en verantwoorden in een nota bij zijn offerte.
 

U beoordeelt verplicht gesignaleerde verbeteringen

U kijkt de voorgestelde verbeteringen van de inschrijvers na en, als dit nodig blijkt, verbetert u ze volgens uw eigen berekeningen (artikel 97, § 2 van het KB plaatsing van 15 juli 2011).
 

Wat als de ontwerper een fout ontdekt?

De ontwerper ontdekt tijdens het nazicht van de offertes zelf een fout in een artikel. Geen enkele inschrijver maakte hierover een opmerking. Dan kunt u deze fout niet verbeteren: de (foutieve) hoeveelheid blijft voor het betrokken artikel ongewijzigd staan.
 

Specifieke regel bij verbeterde vermoedelijke hoeveelheden

Een inschrijver stelt een verbetering voor die aan de 25%-voorwaarde voldoet, maar u aanvaardt deze verbetering niet volledig. Hierdoor is er een verschil van minder dan 25% met de oorspronkelijke hoeveelheid. Dan voert u deze verbetering niet door.
 

Aanvaardt u de gesignaleerde verbetering en leidt de verbetering tot een vermindering van de oorspronkelijke hoeveelheid? Dan wordt de prijs die overeenstemt met de verminderde hoeveelheid een forfaitaire prijs. De inschrijver die de verbetering signaleert, wordt dan wel beloond in de rangschikking, maar loopt tegelijkertijd het risico van een eventuele onderraming van de hoeveelheid. Blijkt de verbeterde hoeveelheid effectief te laag, dan zal hij de werkelijke hoeveelheid moeten uitvoeren voor een forfaitair geworden prijs.
 

Gesignaleerde verbeteringen in het gunningsverslag opnemen (formulier VTG-05)

De ontwerper verwerkt de gesignaleerde verbeteringen op het formulier VTG-05 (docx - 95 kB). Hij stelt een VTG-05 op per artikel, niet per inschrijver.
 

De ontwerper maakt namelijk een VTG-05 voor ieder artikel waarvoor een verbetering van de hoeveelheid wordt voorgesteld. Alle inschrijvers die voor het betrokken artikel een verbetering voorstellen, worden op hetzelfde formulier VTG-05 behandeld.
 

De kolommen van de VTG-05 moeten de volgende informatie bevatten:
 

Kolom 1

Volgnummer van de inschrijver die de verbetering van hoeveelheid voorstelt.
 

Kolom 2

  • Naam van de inschrijver en zijn voorgestelde hoeveelheid.
  • Bespreking van de voorgestelde verbetering door de ontwerper.

Kolom 3

Alleen in te vullen als

  • een inschrijver een verbetering in min signaleert;
  • en de ontwerper deze, al dan niet gedeeltelijk, aanvaardt.

Vermeld dan hoeveel de voor de inschrijver aanvaarde verbetering in min bedraagt.

Deze hoeveelheid wordt overgenomen in kolom 3 van het formulier VTG-10 van de betrokken inschrijver (zie Rangschikking van de offertes).

 

Na de behandeling van alle inschrijvers die voor het betrokken artikel een verbetering voorstelden, komt onderaan het formulier een conclusie:
 

Definitief aanvaarde verbetering

De aanvaarde verbetering in plus of in min voor dat artikel.
 

Is het een verbetering in min? 
 

Dan neemt u ze over in kolom 4 van het formulier VTG-06 en in kolom 2 van het formulier VTG-10 van alle inschrijvers.
 

Voorziene hoeveelheid

De oorspronkelijke, in de samenvattende opmeting voorziene hoeveelheid voor dat artikel.
 

Definitief aanvaarde hoeveelheid

De definitief correct bevonden hoeveelheid voor dat artikel die bij iedere inschrijver wordt doorgerekend.
 

Deze hoeveelheid wordt overgenomen in kolom 3 van het formulier VTG-06

Samenvattende tabel van de definitief verbeterde hoeveelheden (formulier VTG-06)

Van zodra alle opmerkingen van de inschrijvers nagekeken zijn en verwerkt in een formulier VTG-05, stelt de ontwerper het formulier VTG-06 (docx - 95 kB) op. Dit vat alle verbeterde hoeveelheden samen.
 

De kolommen van de VTG-06 moeten volgende informatie bevatten:
 

Kolom 1

Nummer van het artikel waarvan de hoeveelheid werd verbeterd.
 

Kolom 2

Omschrijving van het artikel, zoals opgenomen in de samenvattende opmeting.
 

Kolom 3

De definitief aanvaarde hoeveelheid voor dat artikel.
 

Deze hoeveelheid moet overgenomen worden in kolom 8 van de samenvattende opmeting.

 

Kolom 4

De definitief aanvaarde verbetering in min voor dat artikel.

 

Deze hoeveelheid wordt overgenomen in kolom 2 van het formulier VTG-10 (zie Rangschikking van de offertes).

 

 

Gelijkschakelen van de hoeveelheden in de samenvattende opmeting van de inschrijvers

Via de formulieren VTG-05 en de samenvattende tabel in de VTG-06 kan de ontwerper de hoeveelheden bij alle inschrijvers gelijkschakelen.
 

De definitief aanvaarde hoeveelheden bij alle inschrijvers doorrekenen, kan gebeuren via de specifiek daarvoor gecreëerde kolommen op de samenvattende opmeting.
 

De volgende gegevens moeten opgenomen worden in de respectievelijke kolommen van de samenvattende opmeting:
 

Kolom 8

‘Hoeveelheid’
 

De definitief aanvaarde hoeveelheid voor het betrokken artikel (zoals vermeld in kolom 3 van het formulier VTG-06).
 

Kolom 9

‘Gedeeltelijke som (afgerond op de cent)’
 

Het resultaat van de vermenigvuldiging van de definitief aanvaarde hoeveelheid met de eenheidsprijs voor het artikel.
 

Kolom 10 en 11

‘Verschil tussen kolommen 7 en 9’
 

Het verschil tussen:

  • de oorspronkelijke gedeeltelijke som in kolom 7 (berekend via de oorspronkelijk voorziene hoeveelheid);
  • de verbeterde gedeeltelijke som in kolom 9 (berekend via de definitief verbeterde hoeveelheid).

Gaat het om een positief verschil? Dan wordt het bij te tellen bedrag opgenomen in kolom 10.
 

Gaat het om een negatief verschil? Dan wordt het af te trekken bedrag opgenomen in kolom 11.

 

 

Werden alle verbeterde hoeveelheden bij de verschillende inschrijvers doorgerekend, dan berekent de ontwerper het totaal in kolom 10 en het totaal in kolom 11. Het verschil tussen deze totalen vormt het saldo van gewijzigde hoeveelheden of de balans C.
 

De balans C komt onderaan de samenvattende opmeting en wordt overgenomen in kolom 5 van het formulier VTG-04 (u leest meer op de pagina Samenvatting van het gunningsonderzoek).
 

Formulieren

VTG-05 2013: Door de inschrijvers voorgestelde verbeteringen van hoeveelheden (docx - 94 kB)

VTG-06 2013: Samenvattende tabel van de definitief verbeterde hoeveelheden (docx - 95 kB)