Regelmatigheid van de offertes

De inhoud van deze pagina geldt voor overheidsopdrachten van werken die u bekendmaakte of waarvoor u een uitnodiging tot het indienen van een offerte verstuurde vanaf 1 juli 2013 tot 30 juni 2017. We werken aan een update, nu de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten er is. 

Substantiële en relatieve onregelmatigheden

De substantiële en relatieve onregelmatigheid gaat over de sanctie. Er is een verschil tussen de absolute (of niet-remedieerbare) en de relatieve nietigheid.

Substantiële onregelmatigheden

Offertes met substantiële onregelmatigheden zijn absoluut nietig.
 

U moet deze offertes weren. Bij deze offertes heeft u geen enkele appreciatiebevoegdheid: u kan zelf niet beslissen om een offerte die substantieel onregelmatig is, toch te aanvaarden.

Omschrijving van substantiële onregelmatigheden

Een offerte is substantieel onregelmatig als ze afwijkt van essentiële bepalingen van de opdrachtdocumenten (artikel 95 van het KB plaatsing van 15 juli 2011). Deze essentiële bepalingen gaan over de prijzen, termijnen en de technische voorwaarden.
 

Deze omschrijving is in de praktijk moeilijk te interpreteren. Bijna alle besteksbepalingen kunnen gaan over prijzen, termijnen en technische voorwaarden. Niet iedere afwijking moet leiden tot het weigeren van de offerte.
 

Hoe gaat u met deze omschrijving om? Voor ieder dossier apart kijkt u:

  • welke invloed de vastgestelde afwijking heeft op de offerte;
  • of de vergelijkbaarheid van de offertes hierdoor wordt aangetast.
Wat is een substantiële onregelmatigheid?

Een offerte is absoluut nietig als:

  • er een onregelmatigheid is waardoor de objectieve vergelijking van de offertes op essentiële punten onmogelijk is;
  • u inbreuken vaststelt op de vormvoorwaarden die de gelijke behandeling van de inschrijvers en het geheim, regelmatig en onpartijdig verloop van de gunningsprocedure waarborgen;
  • u in de opdrachtdocumenten het essentiële karakter van bepaalde voorschriften benadrukte, door deze op straffe van nietigheid voor te schrijven, en deze voorschriften niet werden nageleefd. U mag niet lichtzinnig omspringen met deze mogelijkheid.
Wat is geen substantiële onregelmatigheid?

Voorbeeld: Een inschrijver maakte een fout bij een van zijn prijsbepalingen. Het is een te verwaarlozen post die geen impact heeft op de rangschikking en/of de vergelijkbaarheid van de offertes. De gelijkheid van de inschrijvers komt hierdoor niet in het gedrang.
 

U kunt deze offerte toch aanvaarden.

Relatieve onregelmatigheden

Offertes die een niet-substantieel gebrek vertonen, zijn maar relatief onregelmatig. U kunt  zo’n offerte verwerpen, maar u bent hiertoe niet verplicht.
 

U moet uw beslissing om een relatief onregelmatige offerte al dan niet te weren wel altijd motiveren met juiste, aanvaardbare en relevante redenen die voortvloeien uit een zorgvuldig onderzoek. 

Voorbeelden van relatief onregelmatige offertes

Dit zijn offertes die:

  • een inbreuk bevatten op niet-essentiële besteksbepalingen;
  • niet voldoen aan de vormvoorschriften, opgenomen in de artikels 80 en 81 van het KB plaatsing van 15 juli 2011;
  • een voorbehoud bevatten over een onbelangrijk onderdeel van de inschrijving;
  • onregelmatige prijzen bevatten voor onbelangrijke posten van de inschrijving.
Voorwaarden om een relatief onregelmatige offerte te aanvaarden

Relatief onregelmatige offertes kunt u aanvaarden. Hierbij moet u de volgende voorwaarden in het achterhoofd houden:

  • De onregelmatigheid mag de onderlinge vergelijkbaarheid van de offertes niet onmogelijk maken of aanzienlijk bemoeilijken.
  • Het beginsel van de gelijkheid van de inschrijvers wordt altijd gerespecteerd.
  • De inschrijver heeft zich juridisch verbonden via zijn offerte en zijn offerte is ondubbelzinnig.
  • De begane onregelmatigheid werd niet begaan met bedrieglijk inzicht (er is bv. sprake van bedrieglijk opzet als is ingeschreven met speculatieve eenheidsprijzen).
  • De onregelmatigheid heeft geen negatieve invloed op de uitvoering van de opdracht.
  • Het gaat niet om diverse afwijkingen die apart relatief zijn, maar die samengenomen een substantiële onregelmatigheid opleveren.
Een relatief onregelmatige offerte weigeren

U moet er bij uw beoordeling op letten dat de sanctie van de nietigheid niet buiten verhouding staat tot de vastgestelde onregelmatigheid.
 

Dit is des te belangrijker als u de begane onregelmatigheid zelf uitlokte, bijvoorbeeld als u dubbelzinnige, tegenstrijdige of onduidelijke bepalingen heeft opgenomen in de opdrachtdocumenten.

De vormelijke en de inhoudelijke regelmatigheid

U onderzoekt eerst de vormelijke of formele regelmatigheid van de offertes, daarna de inhoudelijke of materiële regelmatigheid.

Vormelijke of formele regelmatigheid

De vormvoorschriften die de wetgever oplegt, hebben tot doel:

  • een ondubbelzinnige verbintenis te verkrijgen van de inschrijver;
  • de gelijke behandeling van de inschrijvers te garanderen;
  • (daarmee samenhangend) vergelijkbare offertes te verkrijgen.

Om de verschillende elementen van de vormelijke regelmatigheid te beoordelen, stelt u zich de volgende vragen:

  • Wordt de integriteit van de gegevens en de vertrouwelijkheid van de offertes gewaarborgd en kende u pas de inhoud ervan als de uiterste termijn voor de indiening van de offertes verstreek (artikel 6, § 1 van het KB plaatsing van 15 juli 2011)?
  • Zijn de vereiste handtekeningen aangebracht door de daartoe bevoegde personen (artikel 51, § 2 en artikel 82 van het KB plaatsing van 15 juli 2011)?
  • Als de inschrijver zijn offerte via elektronische weg indiende: werden de voorschriften in dit verband nageleefd (artikel 52 van het KB plaatsing van 15 juli 2011)?
  • Werd een volledige offerte overgemaakt, met alle door de opdrachtdocumenten vereiste documenten en bewijsstukken?
  • Is er maar één offerte per inschrijver ingediend (artikel 54, § 2 van het KB plaatsing van 15 juli 2011)?
  • Werd het correcte inschrijvingsbiljet gebruikt (artikel 80 van het KB plaatsing van 15 juli 2011)?
  • Zijn het inschrijvingsbiljet en de samenvattende opmeting volledig en juist ingevuld (artikel 81 van het KB plaatsing van 15 juli 2011)?
  • Werden de voorschriften om offertes neer te leggen nageleefd (artikel 90 van het KB plaatsing van 15 juli 2011)?
  • Werden de voorschriften om offertes te wijzigen en in te trekken nageleefd (artikel 91 van het KB plaatsing van 15 juli 2011)?

Inhoudelijke of materiële regelmatigheid (artikel 95, § 3 van het KB plaatsing van 15 juli 2011)

Hebben alle inschrijvers een formeel regelmatige offerte ingediend? Dan moet u onderzoeken of deze offertes ook inhoudelijk regelmatig zijn. U doet dit via de onderstaande vragen.

Voldoet de offerte aan alle inhoudelijke voorwaarden van de opdrachtdocumenten?

Deze inhoudelijke voorwaarden gaan over de prijs, termijnen en de technische voorwaarden.
 

Een offerte is inhoudelijk regelmatig als eruit blijkt dat:

  • u het beoogde resultaat zal bereiken;
  • de opdracht zal uitgevoerd worden volgens uw gewenste werkwijze, die in de opdrachtdocumenten stond.

Wijkt de offerte inhoudelijk toch af van de uitvoeringsvoorschriften? Dan is de offerte  inhoudelijk niet-conform. Hierdoor is een offerte substantieel (als essentiële bepalingen afwijken) of relatief (als niet-essentiële bepalingen afwijken) onregelmatig.

Houdt de offerte enig voorbehoud in?

U kunt een offerte onregelmatig vinden als ze een voorbehoud inhoudt (artikel 95, 4de lid, 2° van het KB plaatsing van 15 juli 2011). Ook hier hangt het af van de aard van het voorbehoud of u de offerte al dan niet als absoluut nietig moet afdoen.
 

Voorbeelden van een voorbehoud:

  • De inschrijver verwijst naar zijn algemene leveringsvoorwaarden die volgens hem van toepassing zijn.
  • De inschrijver geeft een andere prijsherzieningsformule dan deze voorzien in de opdrachtdocumenten.
  • De inschrijver vermeldt dat bepaalde posten in de samenvattende opmeting vermoedelijke hoeveelheden zijn, terwijl er voor deze posten een forfaitaire hoeveelheid was voorzien.
  • De inschrijver geeft een verbintenistermijn die afwijkt van de opdrachtdocumenten.
  • De inschrijver verklaart dat de planning uit de opdrachtdocumenten gevolgd zal worden, op voorwaarde dat de bestelling geplaatst wordt vóór een bepaalde datum.
  • De inschrijver weigert de opdracht uit te voeren volgens de bepalingen van de opdrachtdocumenten.
Bevat de offerte abnormale prijzen?

De offerte mag enkel gegevens bevatten die met de werkelijkheid overeenstemmen.
 

Een offerte mag geen ‘abnormale’ prijzen bevatten die:

  • de normale mededinging kunnen vervalsen;
  • de gelijkheid van de inschrijvers in het gedrang kunnen brengen;
  • kunnen leiden tot de betaling van voorschotten die niet in verhouding staan tot de normale waarde van de uitgevoerde werken;
  • een schadelijke invloed kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht;
  • het mogelijk maken met misbruik te speculeren.

Lees op de pagina Onderzoek van abnormale prijzen hoe het onderzoek naar abnormale prijzen moet verlopen.