Offertes op papier

Verloop van de openingszitting

De zitting voor de opening van de offertes vindt plaats in het lokaal en op de datum en het uur, zoals bepaald in het bijzonder bestek VM/B 2017. U moet in het bestek ook het stramien voor het verloop van de zitting vastleggen. Dit is voorzien in het eerste deel van het bestek VM/B 2017.

De voorzitter leidt de zitting, bijgestaan door één of meerdere bijzitters.

De zitting verloopt als volgt:

  1. De voorzitter van de openingszitting plaatst alle al ontvangen offertes in het lokaal van de openingszitting.
  2. Het lokaal van de openingszitting wordt geopend voor het publiek. Dan neemt de voorzitter de meegebrachte offertes in ontvangst.
  3. De voorzitter opent de zitting.
    - Vanaf dit moment kan niemand nog een offerte indienen. Elke offerte moet namelijk bij de voorzitter toekomen voordat hij de zitting geopend verklaart.
    - Belangrijk: de zitting opent precies op het vooropgestelde tijdstip. Dit is om geen schijn van partijdigheid vanwege de voorzitter te creëren.
  4. De voorzitter opent alle ontvangen offertes.
  5. De voorzitter leest luidop de volgende gegevens voor:
    - namen van de inschrijver en hun maatschappelijke zetel
    - totale offertebedragen, zoals vermeld op het inschrijvingsformulier ‘I 2017’
    - eventuele intrekkingen van offertes
  6. De voorzitter of een bijzitter parafeert blad per blad de offertes en alle door de voorzitter of bijzitter belangrijk geachte bijlagen en de documenten tot wijziging of intrekking van de offerte. De paraaf kan worden vervangen door een stempel of naamstempel.

Proces-verbaal van de openingszitting (formulier VTG-01)

De voorzitter maakt een proces-verbaal van de openingszitting.

Hierin staan de volgende gegevens:

  • Wat de voorzitter heeft voorgelezen op de openingszitting: de namen en maatschappelijke zetels van de inschrijvers, intrekkingen en de totale offertebedragen.
  • De incidenten die zich tijdens de zitting voordeden, bijvoorbeeld offertes die laattijdig aangeboden werden aan de voorzitter.
  • Opmerkingen die aanwezige personen willen opgenomen zien.

De voorzitter kan het formulier VTG-01 (docx - 94 kB) gebruiken om het proces-verbaal op te stellen. Hierin zijn deze elementen verwerkt. De voorzitter en bijzitter(s) ondertekenen onmiddellijk het proces-verbaal.

De inschrijvers hebben het recht een afschrift te ontvangen van het proces-verbaal als zij u hierom schriftelijk verzoeken.

Eerste onderzoek van de inschrijvingen (formulier VTG-02/03)

Na afloop van de openingszitting, onderwerpen de voorzitter en zijn bijzitter(s) de ingediende offertes aan een eerste onderzoek.

Zij bekijken of alle vereiste documenten bij de offertes gevoegd zijn en of er bepaalde bijzonderheden en vormgebreken vastgesteld moeten worden.

Ze kunnen het formulier VTG-02/03 (docx - 95 kB) gebruiken om hun bevindingen te noteren.

Extra openingszitting

Alle gekende inschrijvers en inschrijvers die op de oorspronkelijke zitting aanwezig waren, nodigt u gelijktijdig en schriftelijk uit voor een extra openingszitting. U maakt ook een proces-verbaal van de extra openingszitting.

U bent verplicht om een extra openingszitting te organiseren als offertes laattijdig worden ingediend, maar u ze toch in aanmerking kunt nemen. Dit is zo als de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting aangetekend is verzonden en voor zover u de opdracht nog niet hebt gesloten.

Formulieren

VTG-01 2013: Proces-verbaal van opening van de offertes (docx - 94 kB)

VTG-02/03 2013: Proces-verbaal van eerste onderzoek van de inschrijvingen (docx - 95 kB)