Elektronisch ingediende offertes

Maakte u elektronisch indienen van de offertes mogelijk of verplicht in de opdrachtdocumenten, verloopt ook de opening van de offertes elektronisch. Dit gebeurt via e-Tendering.

Handleiding

Hoe u de toepassing gebruikt, leest u in de handleiding e-Tendering (pdf - 2,31 MB). De dienst e-Procurement van de federale overheid biedt ook opleidingen aan.

Met vragen kunt u de federale helpdesk e-Procurement contacteren.

Wat heeft u nodig voor een opening bieding via e-Tendering?

Om een opening bieding met e-Tendering te organiseren, heeft u een aantal zaken nodig.

Wat moet u zeker voorzien?

  • Internetverbinding.
  • Een computer met de recentste versie van Java Virtual Machine.
  • De normale kantoorsoftware om de offerteformulieren te bekijken en de gegevens te noteren op het PV van opening.
  • Voorzieningen om met een Belgische eID te werken:
  • De pin-code van uw eID.

Het is aanbevolen een tweede computer te voorzien om het gelijktijdig openen te vergemakkelijken.
 
U kunt de configuratie van uw computer testen via de demo-omgeving van e-Procurement.

Geavanceerde elektronische handtekening nodig

Een offerte openen tijdens de openingszitting, kan alleen met een geavanceerde, elektronische handtekening.

De gekwalificeerde elektronische handtekening garandeert:

  • de authenticiteit van de handtekening;
  • de integriteit van de inhoud ervan;
  • het precieze tijdstip waarop de handtekening werd geplaatst;

U plaatst een geavanceerde, elektronische handtekening met een Belgische elektronische identiteitskaart (eID). Een gescande handtekening op een offerte is dus onvoldoende.

Uiterste indieningstijdstip via e-Tendering

Offertes openen is pas mogelijk als het uiterste indieningstijdstip, zoals ingesteld in het dossier, in e-Tendering bereikt is.

U kan ervoor kiezen om een dossier in e-Tendering handmatig te sluiten of om het automatisch af te sluiten van zodra het uiterste indieningstijdstip is bereikt. U moet de gewenste optie aanduiden in de dossierparameters. Standaard staat geen van beide mogelijkheden aangevinkt.

Bij het handmatig sluiten van een dossier, wordt de ‘kluis’ in e-Tendering niet automatisch afgesloten wanneer het uiterste indieningstijdstip is bereikt, maar pas wanneer u de offertes effectief opent. Tot dan kunnen aannemers offertes indienen. Net zoals bij de opening van papieren offertes is het dan erg belangrijk dat u het uiterste indieningstijdstip respecteert en de zitting op het vooropgestelde moment opent.

Bij het automatisch sluiten van een dossier, kunnen inschrijvers geen offerte meer opladen of een andere handeling stellen van zodra het uiterste indieningstijdstip is bereikt.

Technische problemen met e-Tendering

Techniek is nooit onfeilbaar, u moet dus rekening houden met een onbeschikbaarheid van e-Tendering. Wat u moet doen bij een incident met e-Tendering, leest u op de website van public procurement.

De federale helpdesk plant vaak onderhoudssessies op vrijdagnamiddag. Om te vermijden dat u geconfronteerd wordt met een onbeschikbaar platform, organiseert u best geen openingszitting in de loop van vrijdagnamiddag.

Meer weten?

U vindt meer informatie over de controle van de authenticiteit van ingediende offertes, de archivering van een elektronisch dossier en het gebruikersbeheer in de toepassingen van e-procurement op een aparte webpagina.