Elektronisch ingediende offertes

Maakte u elektronisch indienen van de offertes mogelijk of verplicht in de opdrachtdocumenten, verloopt ook de opening van de offertes elektronisch. Dit gebeurt via e-Tendering.

Handleiding

Hoe u de toepassing gebruikt, leest u in de handleiding e-Tendering (pdf - 2,31 MB). De dienst e-Procurement van de federale overheid biedt ook opleidingen aan.

Met vragen kunt u de federale helpdesk e-Procurement contacteren.

Wat heeft u nodig voor een opening bieding via e-Tendering?

Om een opening bieding met e-Tendering te organiseren, heeft u een aantal zaken nodig.

Wat moet u zeker voorzien?

  • Internetverbinding.
  • Een computer met de recentste versie van Java Virtual Machine.
  • De normale kantoorsoftware om de offerteformulieren te bekijken en de gegevens te noteren op het PV van opening.
  • Voorzieningen om met een Belgische eID te werken:
  • De pin-code van uw eID.

 U kunt de configuratie van uw computer testen via de demo-omgeving van e-Procurement.

Wat kan werken met e-Tendering vergemakkelijken?

U kunt ook de volgende zaken voorzien:

  • Een tweede computer om het gelijktijdig openen te vergemakkelijken (aanbevolen).
  • Een beamer zodat eventueel aanwezige inschrijvers kunnen zien wat er gebeurt in e-Tendering. Dit is uiteraard niet verplicht. U moet hierbij ook opletten dat u geen commercieel gevoelige informatie toont.

Geavanceerde elektronische handtekening nodig

Een offerte openen tijdens de openingszitting, kan alleen met een geavanceerde, elektronische handtekening.

De gekwalificeerde elektronische handtekening garandeert:

  • de authenticiteit van de handtekening;
  • de integriteit van de inhoud ervan;
  • het precieze tijdstip waarop de handtekening werd geplaatst;

U plaatst een geavanceerde, elektronische handtekening met een Belgische elektronische identiteitskaart (eID). Een gescande handtekening op een offerte is dus onvoldoende.

Uiterste indieningstijdstip via e-Tendering

Offertes openen is pas mogelijk als het uiterste indieningstijdstip, zoals ingesteld in het dossier, in e-Tendering bereikt is.

Maar, de ‘kluis’ in e-Tendering wordt niet automatisch afgesloten wanneer het uiterste indieningstijdstip bereikt is, maar pas wanneer u de offertes effectief opent. Tot dan kunnen aannemers offertes indienen.

Net zoals bij de opening van papieren offertes is het dus erg belangrijk dat u het uiterste indieningstijdstip respecteert en de zitting op het vooropgestelde moment opent.

Technische problemen met e-Tendering

Techniek is nooit onfeilbaar, u moet dus rekening houden met een onbeschikbaarheid van e-Tendering. Wat u moet doen bij een incident met e-Tendering, leest u op de website van public procurement.

De federale helpdesk plant vaak onderhoudssessies op vrijdagnamiddag. Om te vermijden dat u geconfronteerd wordt met een onbeschikbaar platform, organiseert u best geen openingszitting in de loop van vrijdagnamiddag.

Meer weten?

U vindt meer informatie over de controle van de authenticiteit van ingediende offertes, de archivering van een elektronisch dossier en het gebruikersbeheer in de toepassingen van e-procurement op een aparte webpagina.