De wetgeving verplicht het elektronisch indienen en openen van offertes (artikel 14 § 1 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016), uitgezonderd in een aantal specifieke gevallen.
Het indienen en openen van de offertes gebeurt via e-Tendering. Een openbare openingszitting is niet voorzien.
Gebruik van e-Tendering
Handleiding
Hoe u de toepassing gebruikt, leest u in de handleiding e-Tendering. De dienst e-Procurement van de federale overheid biedt ook opleidingen aan.
Met vragen kunt u de federale helpdesk e-Procurement contacteren.
Wat heeft u nodig voor een opening bieding via e-Tendering?
Om een opening bieding met e-Tendering te organiseren, heeft u een aantal zaken nodig.
Wat moet u zeker voorzien?
- Internetverbinding
- Een standaard webbrowser
- De meest recente versie van Java Virtual Machine
- De normale kantoorsoftware om de offerteformulieren te bekijken en de gegevens te noteren op het PV van opening.
- Voorzieningen om met een Belgische eID te werken:
U vindt de technische specificaties om e-Tendering te kunnen gebruiken terug in het overzicht van e-Procurement.
U kunt de configuratie van uw computer testen via de demo-omgeving van e-Tendering. Om toegang te krijgen tot de demo-omgeving moet u zich registreren. U kan geen gebruik maken van uw registratie in de reële omgeving om toegang te krijgen tot de demo-omgeving.
Geavanceerde elektronische handtekening nodig
Een offerte indienen tijdens de openingszitting, kan alleen met een geavanceerde, elektronische handtekening.
De gekwalificeerde elektronische handtekening garandeert:
- de authenticiteit van de handtekening
- de integriteit van de inhoud ervan
- het precieze tijdstip waarop de handtekening werd geplaatst
U plaatst een geavanceerde, elektronische handtekening met een Belgische elektronische identiteitskaart (eID). Een gescande handtekening op een offerte is dus onvoldoende.
Uiterste indieningstijdstip via e-Tendering
Offertes openen is pas mogelijk als het uiterste indieningstijdstip, zoals ingesteld in het dossier, in e-Tendering bereikt is.
U kan ervoor kiezen om een dossier in e-Tendering handmatig te sluiten of om het automatisch af te sluiten van zodra het uiterste indieningstijdstip is bereikt. U moet de gewenste optie aanduiden in de dossierparameters. Standaard staat geen van beide mogelijkheden aangevinkt.
Bij het handmatig sluiten van een dossier, wordt de ‘kluis’ in e-Tendering niet automatisch afgesloten wanneer het uiterste indieningstijdstip is bereikt, maar pas wanneer u de offertes effectief opent. Tot dan kunnen aannemers offertes indienen. Het is dus erg belangrijk dat u het uiterste indieningstijdstip respecteert en de zitting op het vooropgestelde moment opent.
Bij het automatisch sluiten van een dossier, kunnen inschrijvers geen offerte meer opladen of een andere handeling stellen van zodra het uiterste indieningstijdstip is bereikt.
Technische problemen met e-Tendering
Techniek is nooit onfeilbaar, u moet dus rekening houden met een onbeschikbaarheid van e-Tendering. Wat u moet doen bij een incident met e-Tendering, leest u op de website van public procurement.
De federale helpdesk plant vaak onderhoudssessies op vrijdagnamiddag. Om te vermijden dat u geconfronteerd wordt met een onbeschikbaar platform, organiseert u best geen openingszitting in de loop van vrijdagnamiddag.
Meer weten?
U vindt meer informatie over de controle van de authenticiteit van ingediende offertes, de archivering van een elektronisch dossier en het gebruikersbeheer in de toepassingen van e-procurement op een aparte pagina.
Wat als het gebruik van e-Tendering niet verplicht is?
In een aantal specifieke gevallen geldt er geen verplichte elektronische communicatie tijdens de plaatsingsfase. Offertes moeten dan ook niet elektronisch worden ingediend.
In deze gevallen omschrijft u in het bestek hoe de opening van de offertes zal verlopen.
Proces-verbaal van de opening van offertes
Voor de opening van de offertes bij openbare en niet-openbare procedures, is het verplicht om een proces-verbaal op te stellen. Bij andere plaatsingsprocedures geldt deze verplichting niet, maar is het wel aan te raden dit te doen.
Als u gebruik maakt van e-Tendering voor het indienen en openen van de offertes, kan u met één druk op de knop een proces-verbaal aanmaken.
Via e-Tendering kan u het proces-verbaal ook raadpleegbaar maken voor de inschrijvers. U kan dit instellen op drie niveaus:
- voor iedereen zichtbaar
- zichtbaar voor inschrijver(s)
- voor niemand zichtbaar
Als u geen gebruik maakt van e-Tendering, zal u het proces-verbaal manueel moeten opmaken. U kan hiervoor gebruik maken van onze modelformulieren VTG-01 en VTG-02/03.
Formulieren
VTG-01 Proces-verbaal van opening van de offertes (.xlsm - 133 kB)
VTG-02/03 Proces-verbaal van eerste onderzoek van de offertes (.xlsm - 97 kB)