E-tendering

Hoe controleert u de authenticiteit van ingediende documenten/offertes?

Ieder document dat een inschrijver oplaadt in e-Tendering krijgt een unieke hashcode.

Deze code staat

  • op het indieningsrapport dat de inschrijver ontvangt al hij documenten oplaadt
    en
  • op het proces-verbaal van de opening van offertes.

Beide codes moeten identiek zijn. Zodra er nog maar een komma wordt toegevoegd of verwijderd in een document, wijzigt de hashcode van dat document. Door het vergelijken van de hashcodes kan u dus de authenticiteit van de documenten controleren.

Hoe archiveert u een elektronisch dossier?

Standaard archiveert het systeem een dossier na één jaar. U kunt deze datum zelf, per dossier, aanpassen.

Opgelet: Als een dossier gearchiveerd is, wordt enkel het proces-verbaal van opening bewaard in e-Tendering. Alle ingediende documenten en offertes worden verwijderd en kunnen niet opnieuw worden opgevraagd. U bent zelf verantwoordelijk om offertes tijdig te downloaden en te bewaren.  

Gebruikersbeheer in e-procurement

Het gebruikersbeheer of ‘Central user management’ is de gebruikersdatabank voor alle toepassingen van e-procurement. De meest gebruikte toepassingen zijn e-Notification en e-Tendering.

Op de website van het Central user management kunt u

  • zich registreren als gebruiker;
  • uw organisatie registreren;
  • zich aanmelden;
  • uw accountgegevens beheren (zowel persoons- als organisatiegebonden).

Superuser

De rol van de superuser in het gebruikersbeheer:

  • aanspreekpunt van de organisatie;
  • wordt via verschillende kanalen geïnformeerd door de dienst e-procurement;
  • is verantwoordelijk voor het beheer van de gebruikers en de suborganisaties:
    • actualiseren van gegevens;
    • aanvaarden of weigeren van nieuwe gebruikers;
    • toekennen van rollen aan gebruikers;
    • verwijderen van gebruikers.

U moet binnen uw organisatie minstens één superuser aanduiden, maar u kan ook meerdere superusers aanduiden. Zij hebben dan allemaal dezelfde rechten binnen het gebruikersbeheer. De rol van superuser geldt voor alle toepassingen binnen e-procurement.

U kunt binnen uw organisatie pas iemand aanduiden als superuser wanneer hij of zij geregistreerd is bij het ‘Beheer der Toegangsbeheerders’. Hiervoor moet u een aparte procedure (pdf - 380 kB) volgen.

Uw rollen als aanbestedende overheid (of openbare aankoper)

Binnen de toepassingen van e-procurement bestaan er verschillende rollen. Deze rollen verschillen naargelang de toepassing waarin u werkt en bepalen welke bevoegdheden u heeft als gebruiker.

E-Notification

Binnen e-Notification kunt u een van volgende rollen toegekend krijgen:

  • uitgever: verantwoordelijk voor een publicatie;
  • editor: verantwoordelijk voor de voorbereiding van een publicatie.

Een editor kan een bekendmakingbericht aanmaken en voorbereiden, maar het is pas wanneer een uitgever het goedkeurt, dat het gepubliceerd kan worden. Als een uitgever een bekendmakingsbericht aanmaakt, moet hij het ook zelf goedkeuren.

E-Tendering

Binnen e-Tendering kunt u als aanbestedende overheid of openbare aankoper een van volgende rollen toegekend krijgen:

  • Geassocieerde aankoper met volgende bevoegdheden:
    • openen van aanvragen tot deelneming en offertes;
    • downloaden van documenten (offertes, aanvragen tot deelneming);
    • aanmaken van proces-verbaal van opening.
  • Dossierverantwoordelijke met volgende bevoegdheden:
    • alle functionaliteiten van een geassocieerde aankoper;
    • parameters van de dossiers aanpassen (voor de opening);
    • instellen van archiverings- en verwijderingsdatum van dossiers;
    • externe geassocieerde aankopers koppelen aan dossiers.
  • Externe aankoper: externe partij, bv. architect, die u (eventueel tijdelijk) toevoegt tot uw organisatie.