Wat zijn de indieningstermijnen

Regels voor het bepalen van de indieningstermijn

De wetgeving bepaalt de indieningstermijn van een opdracht. Wat de indieningstermijn is, hangt af van de plaatsingsprocedure.

U stelt voor elke opdracht individueel de indieningstermijn vast. Hierbij gelden enkele algemene regels:

  • netto-termijnen
    De dag van verzending van de bekendmaking en de uiterste dag van indiening tellen niet mee. Feestdagen en weekends zijn in de termijnen inbegrepen. Is de laatste dag van een termijn een feestdag, zaterdag of zondag, dan loopt deze termijn af bij het einde van het laatste uur van de daaropvolgende werkdag.

    Voorbeeld:
    - een opdracht met een indieningstermijn van 35 dagen
    - bekendmaking is verzonden op 1 maart

    De termijn: begint te lopen op 2 maart en eindigt op 5 april middernacht. Een eventuele openingszitting kan pas plaatsvinden op 6 april. Valt 6 april op een zaterdag? Dan verstrijkt de termijn niet eerder dan op maandag 8 april middernacht en kan de openingszitting pas plaatsvinden op dinsdag 9 april.
     
  • minimumtermijnen
    De wetgeving biedt heel wat mogelijkheden om de termijnen in te korten.
    Hiermee springt u best voorzichtig om. Het normale verloop van de mededinging mag u namelijk niet in gevaar brengen. Als u termijnen inkort, moet u dit altijd motiveren in het gunningsdossier.
     
  • realistische termijnen
    U houdt rekening met de complexiteit van de opdracht en de tijd die inschrijvers nodig hebben om hun offerte op een degelijke manier voor te bereiden.

Openbare procedure

De indieningstermijn voor de offertes bedraagt minstens 35 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking. Dit geldt zowel voor opdrachten die u enkel op Belgisch niveau bekendmaakt als voor opdrachten die u Europees bekend maakt.

Opgelet: als u de opdrachtdocumenten niet vrij ter beschikking stelt langs elektronische weg, bent u verplicht om de indieningstermijn met 5 dagen te verlengen. U kan hier enkel van afwijken in dringende situaties, mits een grondige motivatie.

Kunt u de termijn inkorten?

Na publicatie van een vooraankondiging

U kunt deze termijn inkorten tot 15 dagen als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

  1. U publiceerde een vooraankondiging.
  2. De vooraankondiging gebeurde niet minder dan 35 dagen en niet meer dan 12 maanden voor de dag van verzending van de bekendmaking van de opdracht.
  3. De vooraankondiging bevatte minstens de bedoelde gegevens uit het bekendmakingsmodel (bijlage 4 van het KB plaatsing) als ze op het moment van de voorbekendmaking beschikbaar waren.

Het volstaat te voldoen aan de drie voorwaarden om de termijn te kunnen inkorten, zonder verdere motivering.

Omwille van dringende redenen

U kunt ook een versnelde procedure voeren en de indieningstermijn inkorten tot minstens 15 dagen. Dit kan enkel als de standaardindieningstermijn van 35 dagen om dringende redenen niet haalbaar is. Deze inkorting moet u altijd motiveren in het gunningsdossier.

De voorziene indieningstermijn moet lang genoeg blijven om een valabale offerte in te dienen. U springt dus best voorzichtig om met een inkorting van de termijn.

Bij verplicht elektronisch indienen van offertes

Als u de inschrijvers verplicht om de offertes elektronisch in te dienen, kan u de indieningstermijn met 5 extra dagen inkorten.

Niet-openbare procedure

Indienen van een aanvraag tot deelneming

De indieningstermijn voor aanvragen tot deelneming bedraagt minstens 30 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking. Dit geldt zowel voor opdrachten die u enkel op Belgisch niveau bekendmaakt als voor opdrachten die u Europees bekend maakt.

Kunt u de termijn inkorten?

U kunt ook een versnelde procedure voeren en de indieningstermijn inkorten tot minstens 15 dagen. Dit kan enkel als de standaardindieningstermijn van 30 dagen om dringende redenen niet haalbaar is. Deze inkorting moet u altijd motiveren in het gunningsdossier.

De voorziene indieningstermijn moet lang genoeg blijven om een valabale kandidatuur in te dienen. U springt dus best voorzichtig om met een inkorting van de termijn.

Indienen van een offerte

De indieningstermijn voor offertes bedraagt minstens 30 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking. Dit geldt zowel voor opdrachten die u enkel op Belgisch niveau bekendmaakt als voor opdrachten die u Europees bekend maakt.

Opgelet: als u de opdrachtdocumenten niet vrij ter beschikking stelt langs elektronische weg, bent u verplicht om de indieningstermijn met 5 dagen te verlengen. U kan hier enkel van afwijken in dringende situaties, mits een grondige motivatie.

Kunt u de termijn inkorten?
Na publicatie van een vooraankondiging

U kunt deze termijn inkorten tot 10 dagen als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

  1. U publiceerde een vooraankondiging.
  2. De vooraankondiging gebeurde niet minder dan 35 dagen en niet meer dan 12 maanden voor de dag van verzending van de bekendmaking van de opdracht.
  3. De vooraankondiging bevatte minstens de bedoelde gegevens uit het bekendmakingsmodel (bijlage 4 van het KB plaatsing) als ze op het moment van de voorbekendmaking beschikbaar waren.

Het volstaat te voldoen aan de drie voorwaarden om de termijn te kunnen inkorten, zonder verdere motivering.

Omwille van dringende redenen

U kunt ook een versnelde procedure voeren en de indieningstermijn inkorten tot minstens 10 dagen. Dit kan enkel als de standaardindieningstermijn van 30 dagen om dringende redenen niet haalbaar is. Deze inkorting moet u altijd motiveren in het gunningsdossier.

De voorziene indieningstermijn moet lang genoeg blijven om een valabale offerte in te dienen. U springt dus best voorzichtig om met een inkorting van de termijn.

Bij verplicht elektronisch indienen van offertes

Als u de inschrijvers verplicht om de offertes elektronisch in te dienen, kan u de indieningstermijn met 5 extra dagen inkorten.