Wat zijn de indieningstermijnen

De inhoud van deze pagina geldt voor overheidsopdrachten van werken die u bekendmaakte of waarvoor u een uitnodiging tot het indienen van een offerte verstuurde vanaf 1 juli 2013 tot 30 juni 2017. We werken aan een update, nu de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten er is. 

Regels voor het bepalen van de indieningstermijn

De wetgeving bepaalt de indieningstermijn van een opdracht. Wat de indieningstermijn is, hangt af van de gunningsprocedure en de bekendmaking (Belgisch of Europees).

U stelt voor elke opdracht individueel de indieningstermijn vast. Hierbij gelden algemene regels uit het KB plaatsing van 15 juli 2011:

  • netto-termijnen
    De dag van verzending van de bekendmaking en de uiterste dag van indiening tellen niet mee. Feestdagen en weekends zijn in de termijnen inbegrepen. Is de laatste dag van een termijn een feestdag, zaterdag of zondag, dan loopt deze termijn af bij het einde van het laatste uur van de daaropvolgende werkdag.
    Voorbeeld:
    • een opdracht met een indieningstermijn van 52 dagen
    • bekendmaking is verzonden op 1 maart
    De termijn: begint te lopen op 2 maart en eindigt op 22 april middernacht. Een eventuele openingszitting kan pas plaatsvinden op 23 april.
    Valt 22 april op een zaterdag? Dan verstrijkt de termijn niet eerder dan op maandag 24 april middernacht en kan de openingszitting pas plaatsvinden op dinsdag 25 april.
  • minimumtermijnen
    De wetgeving biedt heel wat mogelijkheden om de termijnen in te korten.
    Hiermee springt u best voorzichtig om. Het normale verloop van de mededinging mag u namelijk niet in gevaar brengen. Als u termijnen inkort, moet u dit altijd motiveren in het gunningsdossier.
  • realistische termijnen
    U houdt rekening met de complexiteit van de opdracht en de tijd die inschrijvers nodig hebben om hun offerte op een degelijke manier voor te bereiden.
  • Het uiterste indieningstijdstip is de opening van de biedingen
    Het moment waarop de opening van de biedingen plaatsvindt, is het uiterste indieningstijdstip. U bepaalt in het bestek de datum en het uur waarop de openingszitting plaatsvindt.

Opdrachten met enkel Belgische bekendmakingsplicht

De indieningstermijn voor de offertes bedraagt minstens 36 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking naar het Bulletin der Aanbestedingen.

Kunt u de termijn inkorten?

U kunt ook een versnelde procedure voeren en de indieningstermijn inkorten tot minstens 10 dagen. Dit kan enkel onder de volgende twee voorwaarden:

  • De standaard indieningstermijn van 36 dagen is om dringende redenen niet haalbaar.
  • De bekendmaking is online opgesteld en verzonden via elektronische middelen.

U springt best voorzichtig om met een inkorting van de indieningstermijn. Een inkorting moet u altijd motiveren in het gunningsdossier.

Opdrachten met Europese bekendmakingsplicht

Deze opdrachten maakt u Belgisch en Europees bekend. De indieningstermijn voor de offertes is dan minstens 52 dagen vanaf de dag van verzending van de bekendmaking naar het Bureau voor Publicaties van de Europese Unie.

Kunt u de termijn inkorten?

U kunt deze termijn inkorten als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

  1. U publiceerde een voorbekendmaking.
  2. De voorbekendmaking gebeurde niet minder dan 52 dagen en niet meer dan 12 maanden voor de dag van verzending van de bekendmaking van de opdracht.
  3. De voorbekendmaking bevatte minstens de bedoelde gegevens uit het bekendmakingsmodel (bijlage 6 van het KB plaatsing) als ze op het moment van de voorbekendmaking beschikbaar waren.
  4. De ingekorte termijn is nog lang genoeg zodat valabele offertes indienen mogelijk is.
  5. De ingekorte termijn is niet korter dan 36 dagen en nooit korter dan 22 dagen. Wanneer u voor 36 of 22 dagen mag toepassen, staat niet verduidelijkt in de wetgeving. Voor een inkorting tot 22 dagen, houdt u vooral de vierde voorwaarde in het achterhoofd.

Het volstaat te voldoen aan de vier voorwaarden om de termijn te kunnen inkorten, zonder verdere motivering. 

Publiceerde u geen voorbekendmaking? Dan zijn de volgende inkortingen van de termijn mogelijk, zelfs cumulatief (artikel 46, § 2 van het KB plaatsing van 15 juli 2011):

  • met 5 dagen
    Wanneer? Als u vanaf de bekendmaking online vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang biedt tot alle opdrachtdocumenten en in de bekendmaking het internetadres vermeldt dat die toegang geeft.