Hoe dient een inschrijver een offerte in?

De wetgeving verplicht het elektronisch indienen van offertes (artikel 14 § 1 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016), uitgezonderd in een aantal specifieke gevallen.

Een inschrijver kan zijn offerte enkel op een rechtsgeldige manier elektronisch indienen via het online platform e-Tendering. Deze toepassing sluit aan bij het publicatieplatform e-Notification.

Gebruik van e-Tendering?

Hoe u e-Tendering gebruikt, leest u in de handleiding. Met vragen kunt u de federale helpdesk e-Procurement contacteren. De dienst e-Procurement van de federale overheid biedt ook opleidingen aan.

Meer informatie over het gebruikersbeheer in de toepassingen van e-Procurement krijgt u op een aparte pagina.

Mogelijke uitzonderingen op elektronische communicatie

De verplichting op het gebruik van elektronische communicatiemiddelen geldt niet in de volgende gevallen (artikel 14, § 2 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016):

  • als de inschrijver voor het indienen van zijn offerte specifieke instrumenten of bestandsformaten moet gebruiken die niet algemeen beschikbaar zijn
  • als het bestek voorschrijft dat de inschrijvers fysieke of schaalmodellen moeten indienen die ze niet langs elektronische weg kunnen verzenden
  • als u de opdracht plaatst via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking met een geraamde waarde onder de Europese drempels

Wat doet u bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking?

Als u een opdracht plaatst via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, mag u vrij kiezen op welke manier inschrijvers hun offerte indienen. U omschrijft dit in de opdrachtdocumenten.

U kan offertes op papier laten indienen of via e-mail. U kan ook gebruik maken van de module Free Market binnen e-Notification. Meer informatie over het gebruik van Free Market vindt u in de handleiding over e-Notification.

Wat doet u met elektronisch moeilijk in te dienen documenten?

Als u inschrijvers verplicht offertes elektronisch in te dienen, kunt u wel een uitzondering voorzien in de opdrachtdocumenten als de offerte documenten bevat die moeilijk elektronisch in te dienen zijn (bijvoorbeeld maquette van een architecturaal ontwerp).

De inschrijvers kunnen de betrokken documenten (die u definieert in de opdrachtdocumenten) dan op papier indienen. De rest van de offerte wordt elektronisch ingediend. Het uiterste indieningstijdstip geldt uiteraard voor alle documenten.

Wie moet de offerte ondertekenen?

Een offerte is enkel geldig als ze ondertekend is door de persoon of personen die bevoegd of gemachtigd zijn om de inschrijver te verbinden (artikel 44, § 1 van het KB plaatsing van 18 april 2017).

Is de inschrijver een rechtspersoon?

Dan gebeurt de ondertekening door iemand die daartoe een volmacht gekregen heeft. Hij vermeldt duidelijk zijn volmachtgever(s) en voegt de (elektronische) akte of (scan van het) afschrift van de volmacht toe waaruit zijn bevoegdheid blijkt. Hij kan eventueel ook het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad vermelden waarin de akte is bekendgemaakt (artikel 44, § 2 van het KB plaatsing van 18 april 2017).

Is de inschrijver een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid?

Alle deelnemers aan een combinatie moeten dan ondertekenen (artikel 44, § 1 van het KB plaatsing van 18 april 2017). De deelnemers zijn zo hoofdelijk verbonden en zijn verplicht de deelnemer aan te duiden die de combinatie tegenover u zal vertegenwoordigen.

De hoofdelijke aansprakelijkheid geldt niet voor een architect als hij samen met een aannemer deel uitmaakt van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid.