Sluiten van de opdracht

Verzenden van de bestelbrief (artikel 88 van het KB plaatsing van 18 april 2017)

U sluit een opdracht door als opdrachtnemer de offerte goed te keuren of dus door de bestelbrief te verzenden. U verstuurt de bestelbrief verplicht via fax, e-mail of via een ander elektronisch middel aan de inschrijvers, met een bevestiging via een aangetekende zending op dezelfde dag. 

U kunt hiervoor het model van bestelbrief (doc - 36 kB) van de VMSW gebruiken. 

Door de opdracht te sluiten, ontstaat de contractuele band tussen u en de opdrachtnemer. Dit contract is gebaseerd op de opdrachtdocumenten, de offerte en de bestelbrief.

Verbintenistermijn

Definitie en duur van de verbintenistermijn (artikel 58 van het KB plaatsing van 18 april 2017)

Tijdens de verbintenistermijn blijft de inschrijver gebonden door zijn offerte en kan hij ze niet intrekken of opschorten. Het sluiten van de opdracht moet daarom binnen deze termijn gebeuren. 

Het KB plaatsing voorziet standaard een verbintenistermijn van negentig dagen, maar biedt u ook de mogelijkheid om hiervan af te wijken in de opdrachtdocumenten. 

In het bijzonder bestek VM/B 2017 kunt u dus kiezen voor een verbintenistermijn van 120 of 180 dagen. Dit biedt een iets ruimere marge om de opdracht te sluiten voordat de termijn verstrijkt. 

Vrijwillige verlenging (art. 58 van het KB plaatsing van 18 april 2017)

Wat kunt u doen als de verbintenistermijn dreigt te verstrijken voordat de opdracht is gesloten? Dan kunt u aan de best gerangschikte inschrijver vragen om zijn verbintenistermijn met een bepaald aantal dagen te verlengen. U kan hiervoor de modelbrief  (doc - 31 kB) van de VMSW gebruiken. 

Deze vrijwillige verlenging kunt u pas vragen als u de termijn kent waarbinnen u de opdracht wel kunt sluiten. De gevraagde verlenging moet dus realistisch zijn. 

Gaat een inschrijver niet in op het verlengingsverzoek? Dan betekent dit niet dat hij niet meer in aanmerking komt. U kunt de opdracht ook nog sluiten als de verbintenistermijn verstreken is (artikel 89 van het KB plaatsing van 18 april 2017 geldt nog). 

Sluiten van de opdracht na het verstrijken van de verbintenistermijn (artikel 89 van het KB plaatsing van 18 april 2017)

Dat de verbintenistermijn is verstreken, betekent niet dat inschrijvers niet meer geïnteresseerd zijn in de opdracht of dat u de opdracht niet meer kunt sluiten. 

Het KB plaatsing voorziet procedures om de opdracht dan toch nog te sluiten. De volgende situaties kunnen zich voordoen:

  1. U vraagt schriftelijk aan de laagste regelmatige bieder of hij instemt om zijn offerte  te behouden. De inschrijver stemt hiermee schriftelijk en zonder voorbehoud in. U kunt de opdracht gunnen en sluiten.
  2. U vraagt schriftelijk aan de laagste regelmatige bieder of hij instemt om zijn offerte  te behouden. De inschrijver stemt hiermee in, maar vraagt een prijstoeslag. 

Deze prijstoeslag mag hij vragen onder twee voorwaarden:

  • Deze prijstoeslag moet hij kunnen verantwoorden via omstandigheden die zich na de opening van de biedingen voordeden.
  • De verhoogde offerteprijs moet lager blijven dan die van de andere regelmatige offertes.

3. De laagste regelmatige inschrijver wilt zijn offerte niet behouden (punt 1), kan de gevraagde prijstoeslag niet verantwoorden of de verhoogde totaalprijs is niet langer de laagste (punt 2). Dan kunt u kiezen tussen de volgende twee scenario’s:

  • U richt zich, achtereenvolgens, tot de andere regelmatige inschrijvers. Hiermee houdt u rekening met de rangschikking. Punt 1 en 2 gelden dan ook.
  • U vraagt aan alle andere regelmatige inschrijvers om hun offerteprijs te herzien. U gunt de opdracht dan aan de inschrijver die als laagste uit de bus komt. U moet hierbij ook rekening houden met de, al dan niet verantwoorde, prijsverhoging die de best gerangschikte regelmatige inschrijver heeft gevraagd (via punt 2).
    Voor beide scenario's kan u gebruik maken van de modelbrief van de VMSW. 

Belangrijk: De inschrijver is niet meer verplicht de gunning te aanvaarden. Hij kan de sluiting van de opdracht nu wel weigeren omdat de verbintenistermijn verstreken is. 

Schorsing van de verbintenistermijn (artikel 8, § 2 van de wet rechtsbescherming van 17 juni 2013)

De verbintenistermijn wordt geschorst als er een wachttermijn moet worden gerespecteerd. 

De schorsing eindigt:

  • als er geen vordering tot schorsing is ingesteld binnen de wachttermijn, na verloop van deze wachttermijn;
  • als er wel een vordering tot schorsing is ingesteld binnen de wachttermijn, na uitspraak van de rechtbank over de vordering;
  • sowieso, ten laatste 45 dagen na de kennisgeving van de gunningsbeslissing.

Modelbrieven

Bestelbrief (doc - 37 kB)

Vraag naar vrijwillige verlenging van de verbintenistermijn door de aannemer (doc - 31 kB)

Vraag aan inschrijvers om hun offerteprijs te bevestigen of te herzien na verstrijken van de verbintenistermijn (doc - 31 kB)