Informeren van de inschrijvers

Opdrachten waarvan het goed te keuren bedrag niet hoger is dan 144.000 euro (artikel 29/1, § 1, 2 en 6 van de wet rechtsbescherming van 17 juni 2013)

Onmiddellijk nadat u de gemotiveerde gunningsbeslissing nam, informeert u:

  • iedere niet-geselecteerde inschrijver dat hij niet is geselecteerd;
  • iedere inschrijver met een geweerde of niet-gekozen offerte dat zijn offerte is geweerd of niet gekozen;
  • de gekozen inschrijver dat hij is gekozen. Deze melding betekent niet dat de opdracht is gesloten. Om de opdracht te sluiten, onderneemt u extra stappen.

Ook als u beslist om de opdracht niet te plaatsen en eventueel een nieuwe opdracht uit te schrijven, licht u iedere inschrijver daarover onmiddellijk in. 

U verstuurt deze informatie verplicht via fax, e-mail of via een ander elektronisch middel aan de inschrijvers, met een bevestiging via een aangetekende zending op dezelfde dag.

Binnen 30 dagen na verzending van deze informatie kan:

  • elke niet-geselecteerde inschrijver de motivering van zijn niet-selectie opvragen (uittreksel van de beslissing);
  • elke inschrijver met een geweerde offerte de motivering van de wering opvragen (uittreksel van de beslissing);
  • elke inschrijver met een niet-gekozen offerte en de begunstigde de gemotiveerde gunningsbeslissing opvragen;
  • elke betrokken inschrijver de beslissing tot niet-plaatsing opvragen.

Deze vraag moet schriftelijk gebeuren. U moet de informatie dan binnen 15 dagen, vanaf de datum van ontvangst van het verzoek, versturen. De wet voorziet ook uitdrukkelijk de mogelijkheid om de motivering van de gunningsbeslissing onmiddellijk te bezorgen aan de inschrijvers, samen met de kennisgeving.

U kunt hiervoor de verschillende modelbrieven van de VMSW gebruiken. 

Opdrachten waarvan het goed te keuren bedrag hoger is dan 144.000 euro (artikel 8, § 1 van de wet rechtsbescherming van 17 juni 2013)

Onmiddellijk nadat u de gemotiveerde gunningsbeslissing nam, stuurt u de volgende informatie schriftelijk:  

  • Aan elke niet-geselecteerde inschrijver: de motivering voor zijn niet-selectie. U doet dit via een uittreksel uit de gemotiveerde beslissing.
  • Aan elke inschrijver met een onregelmatig verklaarde offerte: de motivering van zijn wering. U doet dit via een uittreksel van de gunningsbeslissing.
  • Aan elke inschrijver met een niet-gekozen offerte en aan de gekozen inschrijver: de gemotiveerde gunningsbeslissing.

U verstuurt deze informatie verplicht via fax, e-mail of via een ander elektronisch middel aan de inschrijvers, met een bevestiging via een aangetekende zending op dezelfde dag. U kunt hiervoor de verschillende modelbrieven van de VMSW gebruiken.

Deze meldingen betekenen voor de gekozen inschrijver niet dat de opdracht is gesloten. Om de opdracht te sluiten, onderneemt u extra stappen. 

Wachttermijn

Wat is de wachttermijn?

Dit is een termijn van ‘non-actie’ tussen de gunningsbeslissing (samen met het informeren van de inschrijvers over deze beslissing) en de sluiting van de opdracht. U moet hiermee rekening houden.

Via deze wachttermijn hebben de niet-geselecteerde, geweerde of niet-gekozen inschrijvers de kans om bezwaar aan te tekenen tegen de gunningsbeslissing voordat het contract er is.

De wachttermijn duurt vijftien dagen. De termijn gaat in op de dag nadat u de inschrijvers de kennisgeving van de gunningsbeslissing verzond. Als de elektronische en aangetekende verzendingen niet op dezelfde dag gebeuren, telt de laatste verzendingsdatum.

Wanneer moet u de wachttermijn naleven?

U moet een wachttermijn naleven voor al de opdrachten vanaf de Europese drempels en voor de opdrachten voor werken met een goed te keuren bedrag vanaf de helft van de Europese drempel (artikel 11 en artikel 30, § 1 van de wet rechtsbescherming).

Wanneer moet u geen wachttermijn naleven?

In volgende gevallen moet u geen wachttermijn naleven (artikel 12 van de wet rechtsbescherming):

  • de Europese bekendmaking van de opdracht is niet verplicht.
  • er is slechts één inschrijver.
  • het gaat om een opdracht gebaseerd op een raamovereenkomst.

Wat als een inschrijver een schorsing indient?

Dient een inschrijver een schorsing binnen de wachttermijn in? Dan mag u de opdracht niet sluiten voordat de rechtbank een uitspraak over de schorsing doet.

Om te vermijden dat u de opdracht toch zou sluiten zonder te weten dat een inschrijver een schorsingsvordering indiende, wordt aan deze inschrijver gevraagd om u hiervan op de hoogte te brengen. Dit moet binnen de wachttermijn gebeuren en kan via fax, e-mail of via een ander elektronisch middel. U kunt hiervoor de verschillende modelbrieven van de VMSW gebruiken.

Dient geen enkele inschrijver een vordering tot schorsing van de gunningsbeslissing in? Dan mag u de opdracht sluiten na afloop van de termijn (dus ten vroegste op de zestiende dag).

Openbaarheid van bestuur (artikel 10 van de wet rechtsbescherming van 17 juni 2013)

Zodra u een definitieve gemotiveerde beslissing nam over de selectie, de gunning of de niet-plaatsing van uw opdracht, gelden de regels over openbaarheid van bestuur.

Dit betekent dat iedereen (zelfs iemand die niet deelnam aan de gunningsprocedure) recht heeft op inzage en/of op een afschrift van de documenten die u opstelde om de overheidsopdracht te realiseren.

Dit recht op inzage in bestuursdocumenten is niet absoluut. De wetgeving voorziet een bescherming van het vertrouwelijke karakter van commerciële of industriële informatie. Als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen het vertrouwelijke karakter van de informatie en de bescherming van het ondernemingsbelang, kunt u de openbaarmaking weigeren. Het vertrouwelijke karakter beoordelen en deze belangen afwegen, is niet altijd evident.

Welke informatie is altijd vertrouwelijk?

  • eenheidsprijzen en eventuele informatie over verantwoording van eenheidsprijzen
  • gedetailleerde informatie uit het plan van aanpak (als dit gevraagd zou zijn)
  • beschrijving van specifieke technieken

Welke informatie is in principe niet vertrouwelijk en kan dus openbaar gemaakt worden?

  • totaalprijs van de offerte
  • informatie over de kwalitatieve selectie van een inschrijver
  • bij een procedure waarbij de rangschikking gebeurt via punten, de quotering van de verschillende inschrijvers

Welke documenten kunt u inschrijvers bezorgen?

Doorgaans zijn het de inschrijvers die deelnamen aan een welbepaalde opdracht die graag meer informatie willen. Concreet kunt u bij een open aanbesteding de volgende documenten overmaken aan de inschrijver die erom vraagt:

  • het formulier ‘VTG-01: Proces-verbaal van opening van de offertes’
  • het formulier ‘VTG-04: Overzichtstabel – vaststelling van de bestel- en rangschikkingsbedragen’
  • de formulieren ‘VTG-05: Door de inschrijvers voorgestelde verbeteringen van hoeveelheden’
  • het formulier ‘VTG-06: Samenvattende tabel van de definitief verbeterde hoeveelheden’
  • de formulieren ‘VTG-07: Gesignaleerde leemten’ mits het schrappen van de eenheidsprijzen van concurrenten
  • het formulier ‘VTG-10: Bepaling van het rangschikkingsbedrag’ van de inschrijver in kwestie
  • de verbeterde offerte van de inschrijver in kwestie

Modelbrieven

Informatie aan kandidaten of inschrijvers bij opdrachten tot en met 144.000 euro

Niet geselecteerde kandidaten en inschrijvers (doc - 33 kB)

Onregelmatige inschrijvers (doc - 32 kB)

Niet gekozen inschrijvers (doc - 30 kB)

Gekozen inschrijver (doc - 29 kB)

Opdracht wordt niet gegund (doc - 31 kB)
 

Informatie aan kandidaten of inschrijvers bij opdrachten boven 144.000 euro zonder wachttermijn

Niet geselecteerde kandidaten (doc - 32 kB)

Niet geselecteerde inschrijvers (doc - 31 kB)

Onregelmatige inschrijvers (doc - 29 kB)

Niet gekozen inschrijvers (doc - 29 kB)

Gekozen inschrijver (doc - 29 kB)

Opdracht wordt niet gegund (doc - 30 kB)
 

Informatie aan kandidaten of inschrijvers bij opdrachten boven 144.000 euro met wachttermijn

Niet geselecteerde kandidaten (doc - 32 kB)

Niet geselecteerde inschrijvers (doc - 32 kB)

Onregelmatige inschrijvers (doc - 31 kB)

Niet gekozen inschrijvers (doc - 31 kB)

Gekozen inschrijver (doc - 31 kB)

Opdracht wordt niet gegund (doc - 30 kB)