De VMSW digitaliseerde haar betalingsverkeer voor erelonen van infrastructuurdossiers. Vanaf 1 januari 2020 is facturen via e-invoicing indienen verplicht. 

Wat betekent dit voor u? 

1. U ontvangt een bestelbon of een goedkeuring van de VMSW

Voor proeven in ontwerpfase (technisch verslag, sloopopvolgingsplan, infiltratieproeven, asbestinventaris, enz. ):
U kreeg via de projectingenieur een goedkeuring om proeven uit te voeren. 

Voor proeven in uitvoeringsfase (proctorproef, plaatproef, cameraonderzoek, kernboring schraalbeton, kernboring zandcement, kernboring cementbeton, kernboring asfalt, enz. ):
U kreeg via de werftoezichter een bestelbon om proeven uit te voeren. 

2. U verstuurt het verslag  

Voor proeven in ontwerpfase (technisch verslag, sloopopvolgingsplan, infiltratieproeven, asbestinventaris, enz. ):
U bezorgt het verslag via e-mail aan de projectingenieur die vermeld staat in de bestelbrief. Gelijktijdig bezorgt u het verslag aan de ontwerper infrastructuur. 

Voor proeven in uitvoeringsfase (proctorproef, plaatproef, cameraonderzoek, kernboring schraalbeton , kernboring zandcement, kernboring cementbeton, kernboring asfalt, enz. ):
U bezorgt het verslag via e-mail aan de werftoezichter die vermeld staat in de bestelbon. Gelijktijdig bezorgt u het verslag aan de ontwerper infrastructuur en de aannemer.

Facturen via e-invoicing 

De VMSW werkt vanaf 1 augustus 2019 met e-invoicing om facturen voor infrastructuurwerken te ontvangen. Dit betekent dat u facturen digitaal (e-facturen) moet bezorgen. We aanvaarden alleen e-facturen in XML(UBL 2.1)-formaat, geen facturen op papier of via e-mail. 

Hoe dient u e-facturen in? 

• Heeft u een eigen boekhoudpakket? Dan kunt u – als u de juiste versie heeft – onmiddellijk e-facturen naar de Vlaamse overheid verzenden. Vrijwel alle boekhoudpakketten op de Belgische markt kunnen e-facturen verzenden. 
• Verzendt u weinig facturen naar de overheid? Dan vindt u gebruiksvriendelijke oplossingen op de markt die u kunt gebruiken. Verschillende van deze toepassingen hebben een gratis niveau. Een overzicht vindt u op de website van Vlaanderen. 
• Hebt u een eigen ERP? Dan kiest u beter voor een meer geïntegreerde oplossing. U contacteert dan best het centrale e-invoicingteam van de Vlaamse overheid via e.procurement@vlaanderen.be.

Werkt u nog niet met e-invoicing? 
Dan heeft u nog tijd tot 1 januari 2020 om uw organisatie hierop voor te bereiden. Vanaf 1 januari 2020 is e-facturen indienen bij de VMSW namelijk verplicht. 
Voordat u start met e-facturen verzenden, moet u zich eenmalig aanmelden als leverancier via e.procurement@vlaanderen.be    

Meer informatie? 
Alle informatie over e-invoicing leest u op de website van Vlaanderen. Met vragen kunt u terecht bij e.procurement@vlaanderen.be.