Opdrachtnemer - erelonen

De VMSW digitaliseerde haar betalingsverkeer voor erelonen van infrastructuurdossiers. Vanaf 1 januari 2020 moet u verplicht facturen indienen via e-invoicing. 

Prestaties

Wat dient u precies in als...?

Ontwerper

Infrastructuur
  • Schetsontwerp: het volledige dossier, zoals beschreven in het afgesloten contract
  • Voorontwerp: het volledige dossier, zoals beschreven in het afgesloten contract
  • Uitvoeringsdossier: het volledige dossier, zoals beschreven in het afgesloten contract
  • Gunningsdossier: het aanbestedingsverslag
  • Uitvoering na 40% van de gevorderde werken: een aanvraag per e-mail voor deze schijf (opgelet: nog geen factuur dus), met de verwijzing naar de goedgekeurde vorderingsstaat waaruit blijkt dat de 40% bereikt is.
  • Voorlopige oplevering: de voorlopige eindafrekening, het as-built plan en het bodembeheerrapport (opgelet: de verificatie start pas bij ontvangst van alle drie de documenten)
  • Definitieve oplevering: de eindafrekening.
Archeologie
  • Archeologienota: offertes voor de aanstelling van een erkende archeoloog, een gemotiveerd gunningsvoorstel en een bekrachtigde archeologienota
  • Archeologische opgraving: het uitvoeringsdossier en het gunningsdossier
  • Archeologische opgraving: een maandelijks gecontroleerde vorderingsstaat

Veiligheidscoördinator

Ontwerp
  • Schijf 1: het advies op het voorontwerp
  • Schijf 2 en 3: het Veiligheids- en gezondheidsplan
  • Als nodig voor schijf 3: het nazicht van het aanbestedingsverslag
Uitvoering
  • Schijf 4: versie ‘aanvang der werken’ van zowel het Veiligheids- en gezondheidsplan, het postinterventiedossier en het coördinatiedagboek
  • Schijf 5 na 50% van de gevorderde werken: een aanvraag per e-mail voor deze schijf (opgelet: nog geen factuur), met de verwijzing naar de goedgekeurde vorderingsstaat waaruit blijkt dat de 50% bereikt is.
  • Schijf 6 na 75% van de gevorderde werken: een aanvraag voor deze schijf (opgelet: nog geen factuur), met de verwijzing naar de goedgekeurde vorderingsstaat waaruit blijkt dat de 75% bereikt is.
  • Schijf 7: de geactualiseerde versie van zowel het Veiligheids- en gezondheidsplan, het postinterventiedossier en het coördinatiedagboek.

Stedenbouwkundige:

  • Schijf 1: het tussentijdse rapport
  • Schijf 2: het eindrapport. Hou er rekening mee dat de VMSW bij schijf twee het volledige ereloon uitbetaalt, in tegenstelling tot de vroegere werkwijze.
  • Wedstrijdvergoeding: geselecteerde inschrijvers ontvangen een factuuraanvraag.

Archeoloog (archeologienota)

U voegt het eindrapport toe dat het agentschap Onroerend Erfgoed goedkeurde.

Extra prestaties of tussentijdse vordering

Voor u een factuur indient, contacteert u eerst de projectverantwoordelijke bij de VMSW. U maakt met hem/haar per e-mail een overeenkomst op. Bekijk de contactgegevens van alle projectverantwoordelijken bij de VMSW.

Hoe dient u in?

U stuurt alles naar het e-mailadres uit de provincie waar het project ligt:

U krijgt een ontvangstbevestiging.

Er is een uitzondering:
Het tussentijdse rapport en het eindrapport van een stedenbouwkundige studie bezorgt u digitaal aan de projectverantwoordelijke zelf.


Facturen via e-invoicing

De VMSW werkt vanaf 1 augustus 2019 met e-invoicing om facturen voor infrastructuurwerken te ontvangen. Dit betekent dat u facturen digitaal (e-facturen) moet bezorgen. We aanvaarden alleen e-facturen in XML(UBL 2.1)-formaat, geen facturen op papier of via e-mail. 


Hoe dient u e-facturen in? 

  • Heeft u een eigen boekhoudpakket? Dan kunt u – als u de juiste versie heeft – onmiddellijk e-facturen naar de Vlaamse overheid verzenden. Vrijwel alle boekhoudpakketten op de Belgische markt kunnen e-facturen verzenden. 
  • Verzendt u weinig facturen naar de overheid? Dan vindt u gebruiksvriendelijke oplossingen op de markt die u kunt gebruiken. Verschillende van deze toepassingen hebben een gratis niveau. Een overzicht vindt u op de website van Vlaanderen
  • Hebt u een eigen ERP? Dan kiest u beter voor een meer geïntegreerde oplossing. U contacteert dan best het centrale e-invoicingteam van de Vlaamse overheid via e.procurement@vlaanderen.be.

Wat moet op uw e-factuur staan? 
Uw e-factuur moet zeker de volgende gegevens bevatten: 

  • KBO-nummer van de VMSW: 0236.506.487
  • inkoopordernummer: dit nummer wordt bepaald na sluiting van het contract en staat in één van de volgende documenten 
    • het aanvangsbevel en/of de factuuraanvraag (bestelbon- of inkoopordernummer)
    • de sluitingsbrief en/of in de oproep van de opdracht 
  • factuuraanvraagreferentie: unieke referentie die op de factuuraanvraag staat. 
U ontvangt deze gegevens al via de betalingsaanvraag. 


Werkt u nog niet met e-invoicing? 
Dan heeft u nog tijd tot 1 januari 2020 om uw organisatie hierop voor te bereiden. Vanaf 1 januari 2020 is e-facturen indienen bij de VMSW namelijk verplicht. 
Voordat u start met e-facturen verzenden, moet u zich eenmalig aanmelden als leverancier via e.procurement@vlaanderen.be   

Meer informatie? 
Alle informatie over e-invoicing leest u op de website van Vlaanderen. Met vragen kunt u terecht bij e.procurement@vlaanderen.be.