Opdrachtnemer - erelonen

De VMSW digitaliseerde haar betalingsverkeer voor erelonen van infrastructuurdossiers. 

Prestaties

Wat dient u precies in als...?

Ontwerper

Infrastructuur
  • Schetsontwerp: het volledige dossier, zoals beschreven in het afgesloten contract
  • Voorontwerp: het volledige dossier, zoals beschreven in het afgesloten contract
  • Uitvoeringsdossier: het volledige dossier, zoals beschreven in het afgesloten contract
  • Gunningsdossier: het aanbestedingsverslag
  • Uitvoering na 40% van de gevorderde werken: een aanvraag per e-mail voor deze schijf (opgelet: nog geen factuur dus), met de verwijzing naar de goedgekeurde vorderingsstaat waaruit blijkt dat de 40% bereikt is.
  • Voorlopige oplevering: de voorlopige eindafrekening, het as-built plan en het bodembeheerrapport (opgelet: de verificatie start pas bij ontvangst van alle drie de documenten)
  • Definitieve oplevering: de eindafrekening.
Archeologie
  • Archeologienota: offertes voor de aanstelling van een erkende archeoloog, een gemotiveerd gunningsvoorstel en een bekrachtigde archeologienota
  • Archeologische opgraving: het uitvoeringsdossier en het gunningsdossier
  • Archeologische opgraving: een maandelijks gecontroleerde vorderingsstaat

Veiligheidscoördinator

Ontwerp
  • Schijf 1: het advies op het voorontwerp
  • Schijf 2 en 3: het Veiligheids- en gezondheidsplan
  • Als nodig voor schijf 3: het nazicht van het aanbestedingsverslag
Uitvoering
  • Schijf 4: versie ‘aanvang der werken’ van zowel het Veiligheids- en gezondheidsplan, het postinterventiedossier en het coördinatiedagboek
  • Schijf 5 na 50% van de gevorderde werken: een aanvraag per e-mail voor deze schijf (opgelet: nog geen factuur), met de verwijzing naar de goedgekeurde vorderingsstaat waaruit blijkt dat de 50% bereikt is.
  • Schijf 6 na 75% van de gevorderde werken: een aanvraag voor deze schijf (opgelet: nog geen factuur), met de verwijzing naar de goedgekeurde vorderingsstaat waaruit blijkt dat de 75% bereikt is.
  • Schijf 7: de geactualiseerde versie van zowel het Veiligheids- en gezondheidsplan, het postinterventiedossier en het coördinatiedagboek.

Stedenbouwkundige:

  • Schijf 1: het tussentijdse rapport
  • Schijf 2: het eindrapport. Hou er rekening mee dat de VMSW bij schijf twee het volledige ereloon uitbetaalt, in tegenstelling tot de vroegere werkwijze.
  • Wedstrijdvergoeding: geselecteerde inschrijvers ontvangen een factuuraanvraag.

Archeoloog (archeologienota)

U voegt het eindrapport toe dat het agentschap Onroerend Erfgoed goedkeurde.

Extra prestaties of tussentijdse vordering

Voor u een factuur indient, contacteert u eerst de projectverantwoordelijke bij de VMSW. U maakt met hem/haar per e-mail een overeenkomst op. Bekijk de contactgegevens van alle projectverantwoordelijken bij de VMSW.

Hoe dient u in?

U stuurt alles naar het e-mailadres uit de provincie waar het project ligt:

U krijgt een ontvangstbevestiging.

Er is een uitzondering:
Het tussentijdse rapport en het eindrapport van een stedenbouwkundige studie bezorgt u digitaal aan de projectverantwoordelijke zelf.


Facturen via e-mail

Hoe dient u in?

Het bevestigingsbericht dat u kreeg van de VMSW moet u doorsturen met uw factuur als bijlage. U mag de onderwerpregel met daarin een specifiek nummer niet wijzigen. De e-mail wordt namelijk automatisch verwerkt via deze onderwerpregel.

U dient verplicht de volgende gegevens in:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Verrichtingsnummer uit contract
  • Overeenkomstnummer
  • Projectbeschrijving
  • De factuur

U stuurt dit alles naar het e-mailadres infra.betalingen@vmsw.be.

U krijgt een ontvangstbevestiging.

Wat dient u in?

U dient de factuur in voor die prestatie waarvoor u het bericht gekregen hebt (van de VMSW) dat u ze mag indienen. 

 

Facturen via e-invoicing

Vanaf september 2019 kunt u aangeven dat u via e-invoicing wilt factureren. Vanaf januari 2020 is e-invoicing verplicht.

Hoe dient u in?

U dient alles elektronisch in (e-facturen in XML-formaat). U dient e-facturen elektronisch in via het platform Mercurius. Dit federale platform zorgt ervoor dat alle Belgische overheden bereikbaar zijn voor e-invoicing en is gestoeld op een Europees afsprakenkader Peppol.  

Meer informatie over e-invoicing bij de Vlaamse overheid.
Meer informatie over het Mercuriusplatform, het technische formaat van de e-factuur en Peppol.

Wat dient u in?

De elektronische factuur moet, naast de gegevens die verplicht zijn volgens het btw-wetboek,  zeker de volgende gegevens bevatten die nodig zijn om de factuur te verwerken: 

  1. KBO-nummer van de VMSW: 0236.506.487 
  2. Inkoopordernummer en positie: dit nummer wordt bepaald na sluiting van het contract en zal vermeld worden in: 
    • ofwel de factuuraanvraag (bestelbon- of inkoopordernummer)
    • ofwel de sluitingsbrief en/of in de desbetreffende oproep