Verhuren via een sociaal verhuurkantoor

Waarom is er een privacyverklaring bij sociale verhuurkantoren (SVK's)?

Sociale verhuurkantoren (SVK's) die sociaal (ver)huren houden in lijsten en dossiers informatie over u bij. Meestal gebruiken ze deze informatie om na te kijken of u ergens recht op hebt. Of om u beter te kunnen helpen. Het is niet de bedoeling dat sociale woonorganisaties informatie over u opvragen of verspreiden aan personen en bedrijven die geen goede reden hebben om uw informatie te krijgen. Daarom is er de privacywetgeving en een privacyverklaring die u beschermt.

De privacyverklaring geldt voor alle informatie over u waarover het sociaal verhuurkantoor (hierna altijd SVK) beschikt. De informatie verzamelen ze bij andere overheidsinstellingen, bij u, via invulformulieren (eventueel via hun website) of tijdens een gesprek met medewerkers.

Belangrijk: contacteert u het kantoor via een ander digitaal medium (zoals Facebook of Twitter), dan heeft de privacyverklaring van die websites voorrang op de privacyverklaring van SVK's bij tegenstrijdigheden.

Belangrijk: elk SVK kan specifieke procedures hebben voor gegevensbescherming, informeer u dus altijd bij het SVK waarmee u in contact staat

Welke informatie verzamelen SVK's?

  • Identificatiegegevens
  • Rijksregisternummer
  • Adres- en contactgegevens
  • Uw bankrekeningnummer
  • Gegevens over het pand

Van waar verzamelen de SVK's uw informatie?

SVK's gebruiken de gegevens die u hen verstrekt. Dit is voldoende om de verhuurovereenkomst op te stellen. Ze vragen in de meeste gevallen geen bijkomende informatie op via andere openbare instellingen.

Wat is de geldige rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

De gegevens die u ons verstrekt zijn nodig om de contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen en ervoor te zorgen dat u voor het betreffende pand in aanmerking komt voor een verlaagde onroerende voorheffing. 

Waarvoor gebruiken SVK's uw persoonlijke gegevens?

SVK's gebruiken de gegevens om de overeenkomst op te stellen en uit te voeren.

Hoe lang houden SVK's uw data bij?

SVK's houden uw gegevens bij tot 10 jaar na afloop van de huurovereenkomst. 

Wie heeft toegang tot uw data?

  • VLABEL: persoonsgegevens en rijksregisternummer in het kader van de verlaagde onroerende voorheffing (Beraadslaging VTC nr. 33/2013 van 11 september 2013, Beraadslaging VTC nr. 01/2014 van 22 januari 2014 en Beraadslaging RR nr. 15/2014 van 19 februari 2014)
  • FOD Financiën: verplichte registratie huurovereenkomsten
  • Wonen-Vlaanderen: voor het aanvragen van het conformiteitsonderzoek

Wat zijn uw rechten?

De GDPR voorziet een aantal rechten die u kunt inroepen, binnen bepaalde voorwaarden. Hieronder vindt u een opsomming met een korte toelichting.
U kunt deze rechten inroepen via telefoon, e-mail, webformulier of via een brief, die u richt aan het SVK die uw gegevens verwerkt.

Recht van inzage

SVK's moeten u informeren over wat er met uw gegevens gebeurt en ze moeten uw rechten beschrijven. Ook moeten ze u een kopie van uw persoonlijke gegevens bezorgen als u dit aan hen vraagt. Een kopie kunt u vragen via telefoon, e-mail of per brief. Opgelet: alleen een eerste kopie is gratis. 

Bij uw aanvraag moeten de SVK's uw identiteit verifiëren. Daarom vragen zij u dan een bewijs van uw identiteit. Twijfelen ze over uw identiteit, dan zullen ze u pas de documenten sturen nadat ze uw identiteit hebben kunnen bevestigen. Ze zullen u de documenten via e-mail sturen als u hiermee akkoord bent; zo niet, sturen zij u de documenten per post toe. 

Bepaalde documenten kunnen persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als u. SVK's moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. Ze zullen u altijd informeren als ze niet binnen een maand uw aanvraag kunnen beantwoorden.

Recht op verbetering

Als SVK's onjuiste of onvolledige gegevens hebben, zullen ze dit op uw vraag aanpassen. Denken de SVK's zelf dat uw gegevens niet langer up-to-date zijn, dan kunnen ze u contacteren om dit te verifiëren. Mogelijk moet u hiervoor naar het kantoor komen om uw identiteitskaart te laten lezen.

Recht om te worden vergeten

U heeft het recht om uw gegevens te laten wissen. De SVK's verwijderen uw gegevens als u aan een van de onderstaande criteria voldoet. Uw e-mailadres en/of telefoonnummer en/of adres en/of naam bewaren ze dan op een blacklist zodat hun systeem weet dat u niet langer gecontacteerd wil worden.

Wanneer kunnen zij uw gegevens verwijderen? 

  • Ze verwerken uw gegevens niet meer voor het oorspronkelijke doel of hebben deze niet langer nodig.
  • U trekt uw toestemming voor verwerking in; deze verwerking was uitsluitend op uw toestemming gebaseerd.
  • U hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (zie verder).
  • Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
  • Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
  • Uw gegevens zijn verzameld voor het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.

Mogelijk kunnen SVK's uw gegevens om een specifieke reden niet verwijderen. Ze informeren u hierover. Deze redenen zijn:

  • een wettelijke verplichting of voor het algemeen belang
  • voor archivering, onderzoek of statistieken volgens artikel 89 van de AVG
  • voor juridische claims 
  • de volksgezondheid
  • het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie primeert 

Recht op beperking van verwerking

U kunt altijd de verwerking van uw gegevens beperken. SVK's zullen de verwerking stopzetten in de volgende situaties:

  • Ze hebben onjuiste gegevens. Ze verwerken uw gegevens opnieuw nadat ze uw gegevens controleerden en eventueel corrigeerden. 
  • De verwerking van de SVK's wordt als onwettig beschouwd en u wilt deze verwerking beperken. 
  • Ze hebben uw gegevens niet langer nodig, maar houden ze bij voor uw juridische claims. Heeft u ze niet meer nodig voor de juridische claims, dan verwijderen ze uw gegevens. 
  • U maakt bezwaar tegen verwerking (zie verder). Het SVK stopt hiermee totdat de vraag opgelost is.

Is de beperking van verwerking niet langer relevant, dan informeert het SVK u waarom ze de beperking stoppen. Om opnieuw uw persoonlijke gegevens te verwerken, controleren ze de juistheid ervan of de juridische gronden voor de verwerking ervan. 

Recht op kennisgeving

Als u zich beroept op de bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht op inzage), dan informeren de SVK's ook elke ontvanger van deze persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld andere organisaties) hierover. Ze doen dit niet als dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vraagt. Ze informeren u ook over deze ontvangers als u dit vraagt.

Recht op data-portabiliteit

SVK's verzenden u of een andere controller (als dit technisch mogelijk is) alle gegevens in een leesbaar formaat als u dit vraagt. 
Dit gaat over gegevens: 

  • die u ons bezorgde 
  • die ze verwerken op basis van uw toestemming of op basis van contractuele voorwaarden 
  • die ze verwerken via geautomatiseerde middelen. 

Recht op bezwaar

U kunt bezwaar aantekenen als SVK's gegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang of voor een taak van algemeen belang. Ze zullen uw bezwaar onderzoeken en u informeren over de resultaten. Ze kunnen uw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking.

Heeft u bezwaar tegen direct marketing, dan sturen SVK's u geen direct marketing meer zodra zij uw vraag ontvangen.

Kunt u uw toestemming intrekken?

Ja, u kunt op elk moment uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens intrekken. 

Maar, SVK's blijven uw gegevens wel verwerken als er hiervoor een wettelijke of contractuele reden is. Ook mag u uw toestemming niet intrekken om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als u uw toestemming intrekt, werkt deze alleen voor de toekomst. Eerdere verwerking wordt als legaal beschouwd. 

U kunt uw toestemming intrekken via telefoon, e-mail, webformulier of via een brief, die u richt aan het SVK die uw gegevens verwerkt.

Hoe kunt u een klacht indienen?

SVK's proberen uw vraag optimaal te behandelen. Lukt dit niet, dan kunt u altijd een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie.

Wijzigingen in het beleid

De SVK's hebben het recht om hun privacyverklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Ze informeren u over elke wijziging die een impact heeft op uw in situatie (niet over kleine wijzigingen).

Elk SVK kan specifieke procedures hebben voor gegevensbescherming, informeer u dus altijd bij het SVK waarmee u in contact staat.