Waarom is er een privacyverklaring bij sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM's)?

Sociale huisvestingsmaatschappijen (SHM) die sociaal verhuren houden in lijsten en dossiers informatie over u bij. Meestal gebruiken ze deze informatie om na te kijken of u ergens recht op hebt. Of om u beter te kunnen helpen. Het is niet de bedoeling dat sociale woonorganisaties informatie over u opvragen of verspreiden aan personen en bedrijven die geen goede reden hebben om uw informatie te krijgen. 

Daarom respecteren zij en de VMSW de hoogste privacynormen, inclusief de geldende nationale wet- en regelgeving en de General Data Protection Regulation (GDPR) of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 geldt.

De privacyverklaring geldt voor alle informatie over u waarover de sociale huisvestingsmaatschappij (hieronder afgekort naar SHM) beschikken. De informatie verzamelen ze bij andere overheidsinstellingen, bij u, via invulformulieren (eventueel via hun website) of tijdens een gesprek met medewerkers.

Belangrijk: contacteert u de maatschappij via een ander digitaal medium (zoals Facebook of Twitter), dan heeft de privacyverklaring van die websites voorrang op de privacyverklaring van SHM's bij tegenstrijdigheden.

Belangrijk: elke SHM kan specifieke procedures hebben voor gegevensbescherming, informeer u dus altijd bij de SHM waarmee u in contact staat.

Welke informatie verzamelen SHM's?

Voor een correcte samenstelling van uw inschrijvings- en/of huurdersdossier verzamelt de SHM volgende gegevens over u:

• Identificatiegegevens (naam en voornaam)
• Rijksregisternummer
• Rijksregistergegevens
• Adres- en contactgegevens
• Adreshistoriek
• Gezinssamenstelling, waaronder gezondheidsgegevens om na te gaan of u in aanmerking komt voor een verhoogde inkomensgrens

Om na te gaan of u aan alle inschrijving- en huurdersverplichtingen voldoet verzamelen ze ook volgende gegevens:

• Taalkennis
• Financiële gegevens
• Eigendomsgegevens

Daarnaast komt u mogelijks in aanmerking voor een aangepaste woning of een voorrang, hiervoor verzamelen we ook gegevens rond:

• Woningkenmerken, als uw huidige woning ongeschikt of onbewoonbaar werd verklaard
• Gezondheidsgegevens wanneer u een aangepaste woning nodig heeft

Bij inschrijving voor een sociale woning ontvangt u meer informatie over deze voorwaarden en hoe de SHM deze controleert.
Als huurder kan u deze informatie ook raadplegen in de schriftelijke toelichting bij de huurovereenkomst. 

Van waar verzamelen de SHM's uw informatie?

We verzamelen deze gegevens niet enkel bij uzelf maar consulteren ook verschillende andere overheidsdiensten om na te gaan of u in aanmerking komt voor een woning of tijdens de huurovereenkomst aan de voorwaarden blijft voldoen. Wij verzamelen deze gegevens via:

Uzelf

Website: wanneer u hen informatie bezorgt via hun website.

Federale Overheidsdienst Financiën: gegevens rond belastbare inkomsten en eigendomsgegevens (Beraadslaging FO nr. 14/2009 van 1 oktober 2009 + Beraadslaging FO nr. 16/2012 van 28 juni 2012), gegevens over eigendommen in vennootschappen (Beraadslaging FO nr. 36/2016 van 27 oktober 2016 en Beraadslaging FO nr. 02/2018 van 11 januari 2018)

Het rijksregister: rijksregisternummer, naam en voornamen, geboorteplaats en datum, geslacht, hoofdverblijfplaats en historiek, de plaats en datum van overlijden, de burgerlijke staat, samenstelling van het gezin, de nationaliteit en historiek, wettelijke samenwoning, het register waarin ingeschreven en de handelingsbekwaamheid (KB 22 mei 2001 + RR nr. 41/2007 van 12 december 2007 + RR nr. 60/2012 van 18 juli 2012 + Beraadslaging nr. 13/099 van 5 november 2013 + RR nr. 79/2013 van 11 december 2013 + RR nr. 02/2018 van 21 februari 2018 + RR nr. 34/2018 van 16 mei 2018)

Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid: gegevens rond leefloon (Beraadslaging nr. 15/053 van 1 september 2015), handicap (Beraadslaging nr. 14/088 van 7 oktober 2014) en pensioenen (Beraadslaging nr. 16/090 van 4 oktober 2016)

Vlaamse Agentschap voor Integratie & Inburgering: gegevens rond inburgering, taalbereidheid (Beraadslaging nr. 12/104 van 6 november 2012) en taalkennis (Beraadslaging nr. 38/2017 van 25 oktober 2017)

Kind en Gezin: gegevens rond handicap kinderen (Beraadslaging nr. 19/018 van 5 februari 2019)

U kan deze beraadslagingen en protocollen raadplegen in het overzicht op deze website. 

Mogelijks zijn er nog andere, lokale partijen aan wie de SHM informatie geeft, informeer u dus altijd bij de SHM waarmee u in contact staat.

Wat is de geldige rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

Als u een kandidaat-huurder of huurder wilt worden, verwerken de SHM's uw gegevens volgens deze wettelijke bepalingen: 

• Gecodificeerde decreten over het Vlaamse woonbeleid, gecodificeerd op 17 juli 2020 (Vlaamse Codex Wonen van 2021) (Belgisch Staatsblad 13/11/2020)
• Boek 6 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 11 september 2020 tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 (Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021) (BS 08/12/2020)
• Ministerieel besluit van 21 december 2007 houdende uitvoering van een aantal bepalingen van boek 6 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 (BS 18/01/2008)
• Ministerieel besluit van 10 september 2009 houdende vaststelling van het modelformulier voor de verklaring, vermeld in artikel 6.28, vijfde lid, van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 (BS 24/09/2009)
• Ministerieel besluit van 10 juni 2014 tot nadere precisering van de voorwaarden waaronder een tegemoetkoming in de huurprijs voor woonbehoeftige huurders wordt verleend als vermeld in artikel 5.164, § 1, zesde lid, van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021, en tot vaststelling van de mobiliteitscriteria, vermeld in artikel 5.166, § 2, van het voormelde besluit (BS 19/08/2014)
• Ministerieel besluit van 6 oktober 2011 met betrekking tot de werking van het digitaal prestatieregister gekoppeld aan de Prestatiedatabank (BS 17/10/2011)
• Boek 4, deel 3 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 11 september 2020 tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 (Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021) (BS 08/12/2020)
• Boek 5, deel 5, titel 2 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 11 september 2020 tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 (Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021) (BS 08/12/2020)

Waarvoor gebruiken SHM's uw persoonlijke gegevens?

SHM's gebruiken uw gegevens om u:

• te informeren over sociale huur
• na te gaan of u voldoet aan de inschrijvings- en toewijzingsvoorwaarden voor een woning
• om u een woning toe te wijzen indien u in aanmerking komt
• om na te gaan of u ook tijdens de huurovereenkomst aan alle voorwaarden en verplichtingen blijft voldoen en
• om het inschrijvingsdossier of de huurovereenkomst verder op te volgen.

Ze geven gegevens alleen door als het doel verenigbaar is, om de overeenkomst uit te voeren, bij een wettelijke verplichting of met uw toestemming.

Hoe lang houden SHM's uw data bij?

SHM's houden uw gegevens bij tot 10 jaar na afloop van uw huurcontract. Ze doen dit op grond van het Burgerlijk Wetboek. 

Wie heeft toegang tot uw data?

• Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen: op basis van artikel 6.79 van het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 coördineert de VMSW de gegevensstromen in het kader van de sociale huurwetgeving en kan zij deze gegevens gebruiken voor statistische doeleinden
• Het agentschap Wonen-Vlaanderen: gegevens over de huurpremie en huursubsidie van kandidaat-huurders (Beraadslaging VTC nr. 37/2011 van 14 december 2011 en Beraadslaging RR nr. 19/2012 van 14 maart 2012 en Protocol VMSW – Wonen-Vlaanderen van 11/07/2019 over de wijzigingen in het stelsel huurpremie en Protocol VMSW – Wonen-Vlaanderen van 4/03/2020 over de huursubsidie), persoonsgegevens van de aanvragers van premies, sociale ontleners en sociale (kandidaat-)huurders en leden van hun huishouden (Beraadslaging VTC nr. 9/2014 van 9 april 2014), persoonsgegevens van sociale huurders voor de controle op de naleving van de Sociale Wooncode en andere wetgeving van sociale verhuur (Beraadslaging VTC nr. 13/2013 van 8 mei 2013), adresgegevens van sociale woningen en gronden (Beraadslaging VTC nr. 26/2015 van 29 juli 2015)
• De sociale verhuurkantoren (SVK’s): persoonsgegevens van kandidaat-huurders en hun partner om een huursubsidie te krijgen (Beraadslaging VTC nr. 8/2015 van 25 maart 2015)
• De OCMW’s: persoonsgegevens van kandidaat-huurders om een huurpremie (Beraadslaging VTC nr. 19/2015 van 20 mei 2015) en huursubsidie (Beraadslaging VTC nr. 29/2016 van 14 september 2016) te krijgen
• Het agentschap Inburgering & Integratie: gegevens rond inburgering, taalbereidheid en taalkennis (Beraadslaging VTC nr. 21/2012 van 26 september 2012 + Beraadslaging nr. 12/104 van 6 november 2012 + Beraadslaging nr. 38/2017 van 25 oktober 2017)
• [Bij SHM's in de Brusselse Rand]: Vlabinvest: rijksregisternummer, naam en voornamen, geboortedatum, hoofdverblijfplaats en historiek, de burgerlijke staat, samenstelling van het gezin, het register waarin ingeschreven, de wettelijke samenwoning (Beraadslaging RR nr. 48/2013 van 19 juni 2013)
• [In regio Antwerpen]: Stad Antwerpen: woninggegevens van Antwerpse sociale woningen (Beraadslaging VTC nr. 01/2010 van 17 februari 2010)
• [In regio Gent]: Stad Gent: woninggegevens van Gentse sociale woningen (Beraadslaging VTC nr. 07/2011 van 16 maart 2011)
• [In Zuid-West-Vlaanderen]: De Intercommunale Leiedal: gecodeerde persoonsgegevens van kandidaat-huurders voor beleidsvoering en -voorbereiding van het lokaal woonbeleid (Beraadslaging VTC nr. 9/2015 van 18 februari 2015)

U kan deze beraadslagingen en protocollen raadplegen in het overzicht op deze website. 

Wat zijn uw rechten?

De GDPR voorziet een aantal rechten die u kunt inroepen, binnen bepaalde voorwaarden. Hieronder vindt u een opsomming met een korte toelichting.
U kunt deze rechten inroepen via telefoon, e-mail, webformulier of via een brief, die u richt aan de SHM die uw gegevens verwerkt.

Recht van inzage

SHM's moeten u informeren over wat er met uw gegevens gebeurt en ze moeten uw rechten beschrijven. Ook moeten ze u een kopie van uw persoonlijke gegevens bezorgen als u dit aan hen vraagt. Een kopie kunt u vragen via telefoon, e-mail of per brief. Opgelet: alleen een eerste kopie is gratis. 

Bij uw aanvraag moeten de SHM's uw identiteit verifiëren. Daarom vragen zij u dan een bewijs van uw identiteit. Twijfelen ze over uw identiteit, dan zullen ze u pas de documenten sturen nadat ze uw identiteit hebben kunnen bevestigen. Ze zullen u de documenten via e-mail sturen als u hiermee akkoord bent; zo niet, sturen zij u de documenten per post toe. 

Bepaalde documenten kunnen persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als u. SHM's moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. Ze zullen u altijd informeren als ze niet binnen een maand uw aanvraag kunnen beantwoorden.

Recht op verbetering

Als SHM's onjuiste of onvolledige gegevens hebben, zullen ze dit op uw vraag aanpassen. Denken de SHM's zelf dat uw gegevens niet langer up-to-date zijn, dan kunnen ze u contacteren om dit te verifiëren. Mogelijk moet u hiervoor naar het kantoor komen om uw identiteitskaart te laten lezen.

Recht om te worden vergeten

U heeft het recht om uw gegevens te laten wissen. De SHM's verwijderen uw gegevens als u aan een van de onderstaande criteria voldoet. Uw e-mailadres en/of telefoonnummer en/of adres en/of naam bewaren ze dan op een blacklist zodat hun systeem weet dat u niet langer gecontacteerd wil worden.

Wanneer kunnen zij uw gegevens verwijderen? 

• Ze verwerken uw gegevens niet meer voor het oorspronkelijke doel of hebben deze niet langer nodig.
• U trekt uw toestemming voor verwerking in; deze verwerking was uitsluitend op uw toestemming gebaseerd.
• U hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (zie verder).
• Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
• Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
• Uw gegevens zijn verzameld voor het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.

Mogelijk kunnen SHM's uw gegevens om een specifieke reden niet verwijderen. Ze informeren u hierover. Deze redenen zijn:

•  een wettelijke verplichting of voor het algemeen belang
• voor archivering, onderzoek of statistieken volgens artikel 89 van de AVG
• voor juridische claims 
• de volksgezondheid
• het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie primeert 

Recht op beperking van verwerking

U kunt altijd de verwerking van uw gegevens beperken. SHM's zullen de verwerking stopzetten in de volgende situaties:

• Ze hebben onjuiste gegevens. Ze verwerken uw gegevens opnieuw nadat ze uw gegevens controleerden en eventueel corrigeerden.
• De verwerking van de SHM's wordt als onwettig beschouwd en u wilt deze verwerking beperken. 
• Ze hebben uw gegevens niet langer nodig, maar houden ze bij voor uw juridische claims. Heeft u ze niet meer nodig voor de juridische claims, dan verwijderen ze uw gegevens. 
• U maakt bezwaar tegen verwerking (zie verder). De SHM stopt hiermee totdat de vraag opgelost is.

Is de beperking van verwerking niet langer relevant, dan informeert de SHM u waarom ze de beperking stoppen. Om opnieuw uw persoonlijke gegevens te verwerken, controleren ze de juistheid ervan of de juridische gronden voor de verwerking ervan. 

Recht op kennisgeving

Als u zich beroept op de bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht op inzage), dan informeren de SHM's ook elke ontvanger van deze persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld andere organisaties) hierover. Ze doen dit niet als dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vraagt. Ze informeren u ook over deze ontvangers als u dit vraagt.

Recht op data-portabiliteit

SHM's verzenden u of een andere controller (als dit technisch mogelijk is) alle gegevens in een leesbaar formaat als u dit vraagt. 
Dit gaat over gegevens: 

• die u ons bezorgde 
• die ze verwerken op basis van uw toestemming of op basis van contractuele voorwaarden 
• die ze verwerken via geautomatiseerde middelen. 

Recht op bezwaar

U kunt bezwaar aantekenen als SHM's gegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang of voor een taak van algemeen belang. Ze zullen uw bezwaar onderzoeken en u informeren over de resultaten. Ze kunnen uw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking.

Heeft u bezwaar tegen direct marketing, dan sturen SHM's u geen direct marketing meer zodra zij uw vraag ontvangen.

Kunt u uw toestemming intrekken?

Ja, u kunt op elk moment uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens intrekken. 

Maar, SHM's blijven uw gegevens wel verwerken als er hiervoor een wettelijke of contractuele reden is. Ook mag u uw toestemming niet intrekken om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als u uw toestemming intrekt, werkt deze alleen voor de toekomst. Eerdere verwerking wordt als legaal beschouwd. 

U kunt uw toestemming intrekken via telefoon, e-mail, webformulier of via een brief, die u richt aan de SHM die uw gegevens verwerkt.

Hoe kunt u een klacht indienen?

SHM's proberen uw vraag optimaal te behandelen. Lukt dit niet, dan kunt u altijd een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie.

Wijzigingen in het beleid

De SHM's hebben het recht om de privacyverklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Ze informeren u over elke wijziging die een impact heeft op uw in situatie (niet over kleine wijzigingen).

Elke SHM kan specifieke procedures hebben voor gegevensbescherming, informeer u dus altijd bij de SHM waarmee u in contact staat.

Laatste update pagina: 1 maart 2021