Huren bij een sociaal verhuurkantoor

Waarom is er een privacyverklaring bij sociale verhuurkantoren (SVK's)?

Sociale verhuurkantoren (SVK's) die sociaal (ver)huren houden in lijsten en dossiers informatie over u bij. Meestal gebruiken ze deze informatie om na te kijken of u ergens recht op hebt. Of om u beter te kunnen helpen. Het is niet de bedoeling dat sociale woonorganisaties informatie over u opvragen of verspreiden aan personen en bedrijven die geen goede reden hebben om uw informatie te krijgen. Daarom is er de privacywetgeving en een privacyverklaring die u beschermt.

De privacyverklaring geldt voor alle informatie over u waarover het sociaal verhuurkantoor (hierna altijd SVK) beschikt. De informatie verzamelen ze bij andere overheidsinstellingen, bij u, via invulformulieren (eventueel via hun website) of tijdens een gesprek met medewerkers.

Belangrijk: contacteert u het kantoor via een ander digitaal medium (zoals Facebook of Twitter), dan heeft de privacyverklaring van die websites voorrang op de privacyverklaring van SVK's bij tegenstrijdigheden.

Belangrijk: elk SVK kan specifieke procedures hebben voor gegevensbescherming, informeer u dus altijd bij het SVK waarmee u in contact staat.

Welke informatie verzamelen SVK's?

  • Identificatiegegevens
  • Rijksregisternummer
  • Rijksregistergegevens
  • Adres- en contactgegevens
  • Adreshistoriek
  • Gezinssamenstelling
  • Taalkennis
  • Financiële gegevens
  • Eigendomsgegevens

Van waar verzamelen de SVK's uw informatie?

Uzelf

Website: wanneer u hen informatie bezorgt via hun website.

Federale Overheidsdienst Financiën: gegevens rond belastbare inkomsten en eigendomsgegevens (Beraadslaging FO nr. 14/2009 van 1 oktober 2009 + Beraadslaging FO nr. 16/2012 van 28 juni 2012), gegevens over eigendommen in vennootschappen (Beraadslaging FO nr. 36/2016 van 27 oktober 2016 en Beraadslaging FO nr. 02/2018 van 11 januari 2018)

Het rijksregister: rijksregisternummer, naam en voornamen, geboorteplaats en datum, geslacht, hoofdverblijfplaats en historiek, de plaats en datum van overlijden, de burgerlijke staat, samenstelling van het gezin, de nationaliteit en historiek, wettelijke samenwoning, het register waarin ingeschreven en de handelingsbekwaamheid (KB 22 mei 2001 + RR nr. 41/2007 van 12 december 2007 + RR nr. 60/2012 van 18 juli 2012 + Beraadslaging nr. 13/099 van 5 november 2013 + RR nr. 79/2013 van 11 december 2013 + RR nr. 02/2018 van 21 februari 2018 + RR nr. 34/2018 van 16 mei 2018)

Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid: gegevens rond leefloon (Beraadslaging nr. 15/053 van 1 september 2015), handicap (Beraadslaging nr. 14/088 van 7 oktober 2014) en pensioenen (Beraadslaging nr. 16/090 van 4 oktober 2016)

Vlaamse Agentschap voor Integratie & Inburgering: gegevens rond inburgering, taalbereidheid (Beraadslaging nr. 12/104 van 6 november 2012) en taalkennis (Beraadslaging nr. 38/2017 van 25 oktober 2017)

Kind en Gezin: gegevens rond handicap kinderen (Beraadslaging nr. 19/018 van 5 februari 2019)

Mogelijks zijn er nog andere, lokale partijen aan wie het SVK informatie geeft, informeer u dus altijd bij het SVK waarmee u in contact staat.

Wat is de geldige rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens?

Als u een kandidaat-huurder of huurder wilt worden, verwerken de SVK's uw gegevens volgens deze wettelijke bepalingen: 

  • Decreet houdende de Vlaamse Wooncode (15/07/1997).
  • Besluit van de Vlaamse Regering tot reglementering van het sociale huurstelsel ter uitvoering van titel VII van de Vlaamse Wooncode (12/10/2007). 
  • Ministerieel besluit houdende uitvoering van een aantal bepalingen van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 oktober 2007 tot reglementering van het sociale huurstelsel ter uitvoering van titel VII van de Vlaamse Wooncode (21/12/2007)
  • Ministerieel besluit houdende vaststelling van het modelformulier voor de verklaring, vermeld in artikel 27, vierde lid, 2°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 12 oktober 2007 tot reglementering van het sociale huurstelsel ter uitvoering van titel VII van de Vlaamse Wooncode (10/09/2009).
  • Besluit van de Vlaamse Regering houdende de organisatie van het toezicht, vermeld in artikel 29bis van de Vlaamse Wooncode (02/02/2012)

Waarvoor gebruiken SVK's uw persoonlijke gegevens?

SVK's gebruiken uw gegevens om u te informeren en te controleren, om een woning toe te wijzen en om het inschrijvingsdossier of de huurovereenkomst verder op te volgen. Ze geven gegevens alleen door als het doel verenigbaar is, om de overeenkomst uit te voeren, bij een wettelijke verplichting of met uw toestemming.

Hoe lang houden SVK's uw data bij?

SVK's houden uw gegevens bij tot 10 jaar na afloop van uw huurcontract. Ze doen dit in overeenstemming met het Burgerlijk Wetboek. 

Wie heeft toegang tot uw data?

  • Het agentschap Wonen-Vlaanderen: persoonsgegevens van sociale ontleners en sociale (kandidaat-)huurders en leden van hun huishouden (Beraadslaging VTC nr. 9/2014 van 9 april 2014), persoonsgegevens van sociale huurders voor de controle op de naleving van de Sociale Wooncode en andere wetgeving van sociale verhuur (Beraadslaging VTC nr. 13/2013 van 8 mei 2013), adresgegevens van sociale woningen en gronden (Beraadslaging VTC nr. 26/2015 van 29 juli 2015)
     
  • Het agentschap Inburgering & Integratie: gegevens rond inburgering, taalbereidheid en taalkennis (Beraadslaging VTC nr. 21/2012 van 26 september 2012 + Beraadslaging nr. 12/104 van 6 november 2012 + Beraadslaging nr. 38/2017 van 25 oktober 2017)
     
  • Het agentschap Vlaamse Belastingen via Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen: gegevens om na te gaan of u in aanmerking komt voor een vermindering onroerende voorheffing (Beraadslaging VTC nr. 33/2013 van 11 september 2013), het meedelen van persoonsgegevens van eigenaars van onroerende goederen die verhuurd worden aan een sociaal verhuurkantoor (SVK) en van sociale huurders aan wie doorverhuurd wordt, door een SVK via de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW) aan de Vlaamse Belastingdienst (VLABEL) in het kader van het toekennen van een verlaagd tarief voor de onroerende voorheffing (Beraadslaging VTC nr. 01/2014 van 22 januari 2014).
  • De Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW): op basis van art. 52 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 12/10/2007 coördineert de VMSW de gegevensstromen in het kader van de sociale huurwetgeving   

Wat zijn uw rechten?

De GDPR voorziet een aantal rechten die u kunt inroepen, binnen bepaalde voorwaarden. Hieronder vindt u een opsomming met een korte toelichting.
U kunt deze rechten inroepen via telefoon, e-mail, webformulier of via een brief, die u richt aan het SVK die uw gegevens verwerkt.

Recht van inzage

SVK's moeten u informeren over wat er met uw gegevens gebeurt en ze moeten uw rechten beschrijven. Ook moeten ze u een kopie van uw persoonlijke gegevens bezorgen als u dit aan hen vraagt. Een kopie kunt u vragen via telefoon, e-mail of per brief. Opgelet: alleen een eerste kopie is gratis. 

Bij uw aanvraag moeten de SVK's uw identiteit verifiëren. Daarom vragen zij u dan een bewijs van uw identiteit. Twijfelen ze over uw identiteit, dan zullen ze u pas de documenten sturen nadat ze uw identiteit hebben kunnen bevestigen. Ze zullen u de documenten via e-mail sturen als u hiermee akkoord bent; zo niet, sturen zij u de documenten per post toe. 

Bepaalde documenten kunnen persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als u. SVK's moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. Ze zullen u altijd informeren als ze niet binnen een maand uw aanvraag kunnen beantwoorden.

Recht op verbetering

Als SVK's onjuiste of onvolledige gegevens hebben, zullen ze dit op uw vraag aanpassen. Denken de SVK's zelf dat uw gegevens niet langer up-to-date zijn, dan kunnen ze u contacteren om dit te verifiëren. Mogelijk moet u hiervoor naar het kantoor komen om uw identiteitskaart te laten lezen.

Recht om te worden vergeten

U heeft het recht om uw gegevens te laten wissen. De SVK's verwijderen uw gegevens als u aan een van de onderstaande criteria voldoet. Uw e-mailadres en/of telefoonnummer en/of adres en/of naam bewaren ze dan op een blacklist zodat hun systeem weet dat u niet langer gecontacteerd wil worden.

Wanneer kunnen zij uw gegevens verwijderen? 

  • Ze verwerken uw gegevens niet meer voor het oorspronkelijke doel of hebben deze niet langer nodig.
  • U trekt uw toestemming voor verwerking in; deze verwerking was uitsluitend op uw toestemming gebaseerd.
  • U hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (zie verder).
  • Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
  • Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
  • Uw gegevens zijn verzameld voor het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.

Mogelijk kunnen SVK's uw gegevens om een specifieke reden niet verwijderen. Ze informeren u hierover. Deze redenen zijn:

  • een wettelijke verplichting of voor het algemeen belang
  • voor archivering, onderzoek of statistieken volgens artikel 89 van de AVG
  • voor juridische claims 
  • de volksgezondheid
  • het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie primeert 

Recht op beperking van verwerking

U kunt altijd de verwerking van uw gegevens beperken. SVK's zullen de verwerking stopzetten in de volgende situaties:

  • Ze hebben onjuiste gegevens. Ze verwerken uw gegevens opnieuw nadat ze uw gegevens controleerden en eventueel corrigeerden. 
  • De verwerking van de SVK's wordt als onwettig beschouwd en u wilt deze verwerking beperken. 
  • Ze hebben uw gegevens niet langer nodig, maar houden ze bij voor uw juridische claims. Heeft u ze niet meer nodig voor de juridische claims, dan verwijderen ze uw gegevens. 
  • U maakt bezwaar tegen verwerking (zie verder). Het SVK stopt hiermee totdat de vraag opgelost is.

Is de beperking van verwerking niet langer relevant, dan informeert het SVK u waarom ze de beperking stoppen. Om opnieuw uw persoonlijke gegevens te verwerken, controleren ze de juistheid ervan of de juridische gronden voor de verwerking ervan. 

Recht op kennisgeving

Als u zich beroept op de bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht op inzage), dan informeren de SVK's ook elke ontvanger van deze persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld andere organisaties) hierover. Ze doen dit niet als dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vraagt. Ze informeren u ook over deze ontvangers als u dit vraagt.

Recht op data-portabiliteit

SVK's verzenden u of een andere controller (als dit technisch mogelijk is) alle gegevens in een leesbaar formaat als u dit vraagt. 
Dit gaat over gegevens: 

  • die u ons bezorgde 
  • die ze verwerken op basis van uw toestemming of op basis van contractuele voorwaarden 
  • die ze verwerken via geautomatiseerde middelen. 

Recht op bezwaar

U kunt bezwaar aantekenen als SVK's gegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang of voor een taak van algemeen belang. Ze zullen uw bezwaar onderzoeken en u informeren over de resultaten. Ze kunnen uw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking.

Heeft u bezwaar tegen direct marketing, dan sturen SVK's u geen direct marketing meer zodra zij uw vraag ontvangen.

Kunt u uw toestemming intrekken?

Ja, u kunt op elk moment uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens intrekken. 

Maar, SVK's blijven uw gegevens wel verwerken als er hiervoor een wettelijke of contractuele reden is. Ook mag u uw toestemming niet intrekken om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als u uw toestemming intrekt, werkt deze alleen voor de toekomst. Eerdere verwerking wordt als legaal beschouwd. 

U kunt uw toestemming intrekken via telefoon, e-mail, webformulier of via een brief, die u richt aan het SVK die uw gegevens verwerkt.

Hoe kunt u een klacht indienen?

SVK's proberen uw vraag optimaal te behandelen. Lukt dit niet, dan kunt u altijd een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie.

Wijzigingen in het beleid

De SVK's hebben het recht om hun privacyverklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Ze informeren u over elke wijziging die een impact heeft op uw in situatie (niet over kleine wijzigingen).

Elk SVK kan specifieke procedures hebben voor gegevensbescherming, informeer u dus altijd bij het SVK waarmee u in contact staat.