Audit, klachten en raad van bestuur

Verslag van het auditcomité aan de raad van bestuur voor het jaarverslag

Samenstelling

Het auditcomité bestaat uit:

  • drie onafhankelijke bestuurders, die geen operationele bevoegdheid in de VMSW hebben
  • de gedelegeerd bestuurder, met raadgevende stem

Op 21 februari 2020 besloot de Vlaamse Regering over de samenstelling van de nieuwe raad van bestuur van de VMSW met ingang van 16 maart 2020. Op 10 maart 2020 vergaderde het auditcomité nog in de oude samenstelling. Tijdens de vergadering van 24 maart 2020 besliste de nieuwe raad over de nieuwe samenstelling van het auditcomité.

Opdracht

De belangrijkste opdracht van het auditcomité bestaat erin de raad van bestuur bij te staan in zijn toezichtsfunctie en meer speciaal bij het bewaken van de interne controle (organisatiebeheersing).
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat:

  1. de vastgelegde doelstellingen bereikt worden en dat de risico's om ze te bereiken bekend en beheerst zijn
  2. wetgeving en procedures nageleefd worden
  3. betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikbaar is
  4. er op een effectieve en efficiënte wijze gewerkt wordt en dat de beschikbare middelen economisch ingezet worden
  5. de activa beschermd worden en dat fraude voorkomen wordt.

Activiteiten 2020

Het auditcomité vergaderde zeven keer in 2020. Vijf van die vergaderingen hadden digitaal plaats door de coronamaatregelen. Ondanks de coronacrisis hebben het auditcomité en interne audit het geplande werk toch kunnen uitvoeren.

Samen met de commissaris en de bevoegde diensten boog het auditcomité zich over de kredietrisicoanalyse en de waarderingsregels. Het auditcomité deed daarover een voorstel aan de raad van bestuur.

Het auditcomité besprak de jaarrekening en de halfjaarlijkse afsluiting grondig met de bevoegde dienst en de commissaris. Het auditcomité kon de raad adviseren de jaarrekening en de halfjaarlijkse afsluiting goed te keuren.

De opdrachthouder thesaurie gaf het auditcomité een overzicht van de thesaurieplanning en de evolutie van het verwachte resultaat. Er worden geen onrustwekkende evoluties verwacht.

Met de controle van boekjaar 2020 eindigt het mandaat van de huidige commissaris. Het toewijzen van het mandaat van commissaris is onderworpen aan de wetgeving op overheidsopdrachten. De VMSW publiceerde daarom een nieuwe overheidsopdracht. Het auditcomité besprak de doorlichting van de offertes met de beoordelingscommissie. Op basis van het voorstel tot gunning van de beoordelingscommissie deed het auditcomité een voorstel aan de raad van bestuur.

Het auditcomité blijft verder geïnformeerd over de VMSW en de sector door kennis te nemen van belangrijke briefwisseling en van de verslagen van het thesauriecomité. Het auditcomité bestudeert ook de risicoanalyse die interne audit maakte, de strategische planning en jaarplanning van de interne auditdienst, rapporten van het Rekenhof, van Audit Vlaanderen, van de commissaris en van de dienst interne audit.

Auditonderzoeken

Het auditcomité besprak volgende auditonderzoeken. Het management maakt werk van de gedane aanbevelingen. Een aantal daarvan is ondertussen al gerealiseerd.

Betalingen infrastructuur: de interne audit deed testen op de betalingen. Daarbij waren geen opmerkingen.

Verstrekken van leningen voor de aankoop van gronden: de conclusie van deze opdracht was dat een aantal deelrisico’s niet beheerst was. Interne audit heeft een aantal aanbevelingen gedaan die moeten leiden tot redelijke zekerheid dat de aangepaste procedures volledig worden nageleefd en dat bezittingen in de mate van het mogelijke worden veiliggesteld.

Rapportering (maandelijkse en kwartaalrapportering aan de raad van bestuur): de conclusie van deze opdracht was dat de procedures redelijke zekerheid geven dat de managementrapportering.

  • de raad van bestuur inzicht geeft in de werking van de VMSW en de mate van realisatie van de doelstellingen
  • het mogelijk maakt de werking van de organisatie tijdig bij te sturen
  • een getrouw beeld geeft van de werkelijke prestaties en relevante informatie bevat
  • gebaseerd is op meet- en opvolgingssystemen
  • op regelmatige basis wordt geëvalueerd, en bijgestuurd waar nodig.

Interne audit formuleerde wel enkele aanbevelingen.

Uitbetalingen premies (behandeling, goedkeuring en uitbetaling van de premieaanvragen Vlaams Klimaatfonds): de conclusie van deze opdracht was dat de procedures (en de daarin ingebouwde controles) rond de gestelde onderzoeksvragen redelijke zekerheid geven dat de meeste risico’s afgedekt zijn. Een aantal deelrisico’s waren nog niet volledig beheerst. Interne audit formuleerde aanbevelingen hierrond. Omdat het Rekenhof een onderzoek plande rond de energie-efficiëntie van sociale huurwoningen, nam interne audit vóór de start van het onderzoek contact op om af te stemmen over de reikwijdte van de audit en dubbel werk te vermijden.

Werftoezicht infrastructuurprojecten waarvoor VMSW bouwheer is: de conclusie van deze opdracht was dat de procedure redelijke zekerheid geeft dat de (grotendeels informeel geformuleerde) inhoudelijke doelstelling wordt behaald. Toch werden enkele aanbevelingen geformuleerd.

Ondersteuning van sociale verhuurkantoren (SVK’s) in verhoogd financieel toezicht: de conclusie van deze opdracht was dat - hoewel de uitbreiding van de taken voor ondersteuning van de SVK’s vrij recent is (gestart in 2019) - de VMSW al heel wat stappen heeft ondernomen. De diensten hebben het financiële risico voor de VMSW zo veel mogelijk gereduceerd en werken nog aan verdere verfijning en optimalisatie. Interne audit formuleerde enkele aanbevelingen.

Risicomanagement

De verantwoordelijke voor het risicomanagement gaf uitleg over de aanpak aan het nieuw samengestelde auditcomité. Interne audit evalueerde ook opnieuw het risicomanagement. Daaruit bleek dat ook in 2020 een aantal positieve initiatieven werden genomen.

Aanbevelingen

Het auditcomité wil zeker zijn dat het management gepaste actie onderneemt voor de aanbevelingen van de dienst interne audit en andere controleactoren. Daarom rapporteert de dienst interne audit jaarlijks over de realisatie van de aanbevelingen. Op 30 september 2020 was 73% van de aanbevelingen met hoge prioriteit uit de laatste vijf jaren gerealiseerd. Het percentage voor alle aanbevelingen, dus ook met gemiddelde en lage prioriteit, is hoger, namelijk 88%. Het management nam initiatieven om de percentages nog te verhogen.

Vergoedingen raad van bestuur en auditcomité

vergoedingen raad van bestuur en audit  in 2020

Verloning managementfunctie van N-niveau

Voor de verloning van de leidend ambtenaar van de VMSW verwijzen we u door naar de website van Vlaanderen: https://overheid.vlaanderen.be/topkader-4#verloning.

Klachten

Klachten in 2020

Totaaldocument

Bekijk alle bovenstaande cijfers in een overzichtsdocument (pdf - 114 kB).