Audit en raad van bestuur

Verslag van het auditcomité aan de raad van bestuur voor het jaarverslag

Samenstelling

Het auditcomité bestaat uit:

  • drie onafhankelijke bestuurders, die geen operationele bevoegdheid in de VMSW hebben
  • de gedelegeerd bestuurder, met raadgevende stem

Opdracht

De belangrijkste opdracht van het auditcomité bestaat erin de raad van bestuur bij te staan in zijn toezicht functie en meer speciaal bij het bewaken van de interne controle (organisatiebeheersing).

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen dat het management en het personeel ondernemen om redelijke zekerheid te krijgen over:

  • Het bereiken van de opgelegde doelstellingen en het effectief en efficiënt beheer van risico’s;
  • De naleving van de regelgeving en de procedures;
  • De betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering;
  • De effectieve en efficiënte werking van de diensten en het efficiënt inzetten van de middelen;
  • De bescherming van hun activa en de voorkoming van fraude.

Activiteiten 2018

Het auditcomité vergaderde zes keer in 2018.

Het auditcomité besprak de jaarrekening grondig met de bevoegde dienst en de commissaris, in aanwezigheid van vertegenwoordigers van het Rekenhof. Ook de halfjaarlijkse afsluiting werd besproken. Het auditcomité kon de raad adviseren de jaarrekening en de halfjaarlijkse afsluiting goed te keuren.

De opdrachthouder thesaurie gaf een overzicht van de thesaurieplanning en de evolutie van het verwachte resultaat voor de jaren 2018 - 2067. Daaruit bleek dat geen onrustwekkende evoluties worden verwacht.

Het auditcomité blijft geïnformeerd over de VMSW en de sector door kennis te nemen van belangrijke briefwisseling en van de verslagen van het thesauriecomité. Het auditcomité bestudeert ook de risicoanalyse van de VMSW, de strategische planning en jaarplanning van de interne auditdienst, rapporten van het Rekenhof, van Audit Vlaanderen, van de commissaris en van de dienst interne audit.

Risicoanalyse

De gevolgen van de vereffening van de sociale huisvestingsmaatschappij Vitare kwamen meermaals ter sprake op de vergaderingen van het auditcomité. Het auditcomité wil erover waken dat indien nodig procedures worden aangepast om te voorkomen dat zoiets zich nogmaals zou kunnen voordoen.

Uit het onderzoek ‘back-office hypothecaire leningen’ bleek dat de procedure rond kwijtscheldingen hypothecaire leningen zo is opgesteld dat ze redelijke zekerheid geeft dat de risico’s worden afgedekt. De diensten leven de delegatieregeling goed na. Wat dat betreft, zijn de bezittingen veiliggesteld. Interne audit formuleerde dan ook geen aanbevelingen.

De commissaris voerde een onderzoek rond ‘informatica-ondersteuning VMSW’, in samenwerking met de interne audit. De conclusie van deze opdracht was: “In de context van de statutaire audit kunnen we besluiten dat de IT-omgeving is opgesteld volgens de standaarden, rekening houdend met het type en grootte van de organisatie.”

Het onderzoek ‘Personeelsbeheer VMSW’ toonde aan dat er belangrijke stappen werden ondernomen om het personeelsplan op een degelijke manier op te stellen. Er is dus redelijke zekerheid dat de personeelsmiddelen zijn afgestemd op de doelstellingen (opdracht) van de VMSW.

Interne audit evalueerde opnieuw het risicomanagement. In 2017 waren 4 aanbevelingen geformuleerd om de maturiteit van het risicomanagement te verbeteren. In 2018 clusterde en consolideerde de verantwoordelijke voor het risicomanagement de risico’s. Voor de niet-beheerste toprisico’s nam de directie acties op in het ondernemingsplan. Zij formuleerde ook duidelijk de link tussen risico en geplande actie. Uit de nieuwe evaluatie blijkt dat er grote vorderingen zijn geboekt De maturiteit van zowel risico-identificatie en -evaluatie als van risicobeheer kan nu hoger worden ingeschat.

Aanbevelingen

Het auditcomité wil zeker zijn dat het management gepaste actie onderneemt voor de aanbevelingen van de commissaris en/of van de dienst interne audit. Daarom rapporteert de dienst interne audit jaarlijks over de realisatie van de aanbevelingen. 88% van de aanbevelingen met hoge prioriteit uit de laatste vijf jaren werd gerealiseerd. Tijdige realisatie blijft een aandachtspunt.

Bijkomende onderzoeken

Naast de geplande audits werden twee kleine bijkomende onderzoeken gevraagd. Eén betrof de oorzaak van de fout in de berekening van de subsidie aan de sociale huisvestingsmaatschappijen die actief bezig zijn met de bouw en renovatie van sociale huurwoningen. Het andere ging om de juistheid van informatie voorgelegd aan de raad van bestuur en de daarmee samenhangende waarborgen voor de kredietverlening door de VMSW. In beide gevallen werden procedures aangepast.

Vergoedingen raad van bestuur en auditcomité

 

Downloadbare versie van de tabel van de zitpenningen (pdf - 127 kB)