Audit en raad van bestuur

Verslag van het auditcomité aan de raad van bestuur voor het jaarverslag

Samenstelling

Het auditcomité bestaat uit:

  • drie onafhankelijke bestuurders, die geen operationele bevoegdheid in de VMSW hebben
  • de gedelegeerd bestuurder, met raadgevende stem

Opdracht

De belangrijkste opdracht van het auditcomité bestaat erin de raad van bestuur bij te staan in zijn toezicht functie en meer speciaal bij het bewaken van de interne controle (organisatiebeheersing).

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen dat het management en het personeel ondernemen om redelijke zekerheid te krijgen over:

  • Het bereiken van de opgelegde doelstellingen en het effectief en efficiënt beheer van risico’s;
  • De naleving van de regelgeving en de procedures;
  • De betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering;
  • De effectieve en efficiënte werking van de diensten en het efficiënt inzetten van de middelen;
  • De bescherming van hun activa en de voorkoming van fraude.

Activiteiten 2017

Het auditcomité vergaderde zes keer in 2017.

Het auditcomité besprak de jaarrekening grondig met de bevoegde dienst en de commissaris, in aanwezigheid van vertegenwoordigers van het Rekenhof en Audit Vlaanderen. Ook de halfjaarlijkse afsluiting werd besproken. Het auditcomité kon de raad adviseren de jaarrekening en de halfjaarlijkse afsluiting goed te keuren.

De opdrachthouder thesaurie gaf een overzicht van de thesaurieplanning en de evolutie van het verwachte resultaat voor de jaren 2017 - 2066. Hij toonde tegelijk de nieuwe versie van de thesaurieplanning. Die is nu gebruiksvriendelijker, transparanter en minder foutgevoelig door de ingebouwde controles.

Door kennis te nemen van belangrijke briefwisseling en verslagen van het thesauriecomité blijft het auditcomité geïnformeerd over de VMSW en de sector. Het auditcomité bestudeert ook de risicoanalyse van de VMSW, strategische planning en jaarplanning van de interne auditdienst, rapporten van het Rekenhof, van Audit Vlaanderen en van de dienst interne audit.

Risicoanalyse

Uit het onderzoek beheer leningen (consolidatie: de overgang van de investeringsfase naar de aflossingsfase. Dit voor kredietnemers die volgens de Vlaamse Wooncode gerechtigd zijn een lening te krijgen van de VMSW. Het betreft niet de kredietverlening aan particulieren) bleek dat de procedures enkele leemten vertoonden. De verantwoordelijken waren zich daarvan bewust en er is al actie ondernomen om dat te verhelpen. Er waren efficiëntiewinsten mogelijk en ook daar wordt aan gewerkt.

Het onderzoek CBO10 (Constructieve Benadering Overheidsopdrachten) toonde aan dat er geen kader voor projectmanagement gehanteerd werd. Het administratieve luik verdiende veel meer aandacht. Er werden ook positieve punten vastgesteld. Qua naleving van de wetgeving overheidsopdrachten en een aantal juridische aspecten was er dus enige kwaliteitsgarantie.

Audit Vlaanderen deed een 'thema-audit' rond debet- en kredietkaarten. Een thema-audit wordt bij een aantal overheidsinstellingen gedaan. Daarna maakt Audit Vlaanderen een globaal rapport. De dienst interne audit van de VMSW deed het onderzoek bij de VMSW. Daaruit bleek dat alle uitgaven op een degelijke manier werden verantwoord, alle nodige bewijsstukken waren aanwezig. De procedure voor de controle van de uitgavenstaten door de afdelingshoofden was wel omslachtig. De verantwoordelijken zullen die procedure daarom herwerken.

Uit het onderzoek organisatiebeheersing bleek een positieve evolutie rond risicomanagement. Ook in 2018 zal het strategisch managementbureau daar nog verder aan werken. Voor de niet-beheerste risico’s lopen acties om ook die risico’s te beheersen. De verantwoordelijken zullen de relatie tussen risico en plan van aanpak nog duidelijker formuleren.

Voor twee hoog-risico’s die volgens de verantwoordelijken beheerst zijn, keek interne audit naar de bestaande beheersmaatregelen. Het gaat om volgende risico’s:

  • het risico dat de externe communicatie niet bijdraagt tot de gewenste beeldvorming
  • het risico dat niet tijdig of niet juist wordt gerapporteerd over de (half)jaarrekening, uitvoering begroting (conform Rekendecreet, aan dienst rechtspersonen van Financiën en begroting, …)

Interne audit is van mening dat de beheersmaatregelen redelijke zekerheid geven dat het risico beheerst is.

Aanbevelingen

Het auditcomité wil zeker zijn dat het management gepaste actie onderneemt voor de aanbevelingen van de commissaris en/of van de dienst interne audit. Daarom rapporteert de dienst interne audit jaarlijks over de realisatie van de aanbevelingen. 89% van de aanbevelingen met hoge prioriteit uit de laatste vijf jaren werd gerealiseerd. Tijdige realisatie blijft een aandachtspunt, het auditcomité blijft dit benadrukken.

Audit van de audit

Elke vijf jaar onderzoekt een onafhankelijke organisatie de werking van de interne audit en van het auditcomité. In 2017 deed KPMG dit onderzoek. De conclusie luidde dat de interne auditdienst in overeenstemming met de standaarden van het Instituut van Interne Auditoren en de goede praktijken werkt. Over het auditcomité concludeerde KPMG dat de werking goed is. Dat is een bevestiging van de jaarlijkse zelfevaluatie van het auditcomité. Een aantal van de aanbevelingen van KPMG zijn ondertussen al gerealiseerd.

Vergoedingen raad van bestuur en auditcomité

Downloadbare versie van de tabel van de zitpenningen (pdf - 153 kB)