Handvest van behoorlijk bestuur

In dit handvest geeft de VMSW toelichting bij de voornaamste aspecten van haar beleid inzake behoorlijk bestuur.
De volgende onderwerpen worden behandeld:

1. Inleiding
2. Bestuursstructuur van de vennootschap
3. Aandeelhouderschap
   1. Kapitaal
   2. Machtiging aan de raad van bestuur
   3. Aandeelhouders- en controlestructuur van de vennootschap
   4. Algemene vergadering van de aandeelhouders
4. Raad van bestuur
   1. Samenstelling
   2. Onverenigbaarheden
   3. Bevoegdheden
   4. Delegatie
   5. Juridische leidraad
   6. Deontologische leidraad
   7. Interne afspraken
   8. Belangenconflict
   9. Verantwoordelijkheid
   10. Organisatie
5. Auditcomité
6. Uitvoerend management
   1. Intern reglement van het uitvoerend management
   2. Delegatie
   3. Vertegenwoordigingsbevoegdheid

1. Inleiding

De principes vastgelegd in dit handvest hebben niet tot doel enige wet, decreet, regeling of de statuten van de VMSW te wijzigen. De raad van bestuur zal het handvest geregeld (minstens jaarlijks) herzien en desgevallend aanpassen. Dit handvest werd goedgekeurd door de raad van bestuur op 10 november 2009.

Het handvest is ook beschikbaar op de website van het agentschap (www.vmsw.be). Om een volledig beeld te krijgen, moet dit handvest samen worden gelezen met de meest recente versie van het jaarverslag van het agentschap, waar in het gedeelte over behoorlijk bestuur het beleid over het afgelopen jaar wordt toegelicht en feitelijke informatie wordt verstrekt.

2. Bestuursstructuur van de vennootschap

Het agentschap Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW), voorheen opgericht en gekend onder de benaming NV “Vlaamse Huisvestingsmaatschappij”, is een publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap onder de voorwaarden bepaald in het decreet van 15 juli 1997 houdende de Vlaamse Wooncode.

Het agentschap heeft de vorm van een burgerlijke naamloze vennootschap van publiek recht.

3. Aandeelhouderschap

1. Kapitaal

Het kapitaal van de vennootschap bedraagt 133.065.125 euro en is volledig volstort. Het kapitaal wordt vertegenwoordigd door 26.613.025 aandelen met een nominale waarde van 5 euro elk.

2. Machtiging aan de raad van bestuur

Zoals bepaald in artikel 7 van de statuten heeft de raad van bestuur de bevoegdheid om het geplaatst maatschappelijk kapitaal, in één of meer keren, te verhogen met een totaal bedrag van maximaal 5.000.000 euro. Die bevoegdheid werd toegekend voor een hernieuwbare termijn van vijf jaar vanaf de publicatie in het Belgisch Staatsblad van de statutenwijziging van 27 juni 2006. Binnen de grenzen van die machtiging kan de raad van bestuur:

• het kapitaal verhogen;
• het kapitaal verhogen door omzetting van reserves.

3. Aandeelhouders- en controlestructuur van de vennootschap

Zoals bepaald in artikel 6 § 4 van de statuten zijn enkel het Vlaamse gewest en de provincies en gemeenten gelegen in het Vlaams gewest gemachtigd om aandeelhouder te worden van de vennootschap. Het Vlaamse gewest moet steeds beschikken over ten minste de helft plus één van de aandelen in het kapitaal van de vennootschap.

Het Vlaams gewest is de meerderheidsaandeelhouder van de VMSW met 26.610.725 aandelen. De provincies Vlaams-Brabant, West-Vlaanderen, Oost-Vlaanderen, Antwerpen en Limburg beschikken elk over 460 aandelen.

4. Algemene vergadering van de aandeelhouders

Zoals bepaald in artikel 32 van de statuten dient de gewone vergadering van aandeelhouders ieder jaar te worden gehouden op de vierde dinsdag van de maand april om 11 uur. Indien deze dag een wettelijke feestdag is, dient de vergadering de eerstvolgende werkdag plaats te vinden, op hetzelfde uur. De gewone, bijzondere en buitengewone algemene vergaderingen worden gehouden op de maatschappelijke zetel of op elke andere plaats aangeduid in de bijeenroeping.

4. Raad Van Bestuur

1. Samenstelling

Conform artikel 9 van de statuten wordt de vennootschap geleid door een raad van bestuur die dient te bestaan uit ten minste negen en ten hoogste dertien stemgerechtigde leden, natuurlijke personen, waaronder een Voorzitter en een Ondervoorzitter. Het aantal leden moet steeds onpaar zijn.

2. Onverenigbaarheden

Zoals bepaald in artikel 11 §1 van de statuten is, met behoud van de toepassing van artikel 21 van het kaderdecreet, het mandaat van bestuurder onverenigbaar met het ambt van toezichthouder en met de hoedanigheid van voorzitter, bestuurder of titularis van een leidinggevende functie in een andere sociale woonorganisatie.

3. Bevoegdheden

Zoals bepaald in artikel 12 van de statuten is de raad van bestuur bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het doel van de vennootschap met inachtneming van de beperkingen gesteld door de Vlaamse Wooncode, het Kaderdecreet bestuurlijk beleid, deze statuten en het Wetboek van vennootschappen.

De raad van bestuur is verantwoordelijk voor de strategische bestuursbeslissingen en voor het toezicht op het dagelijkse bestuur en management.

De raad van bestuur beschikt in elk geval over de volgende hem voorbehouden bevoegdheden:

• het afsluiten van een beheersovereenkomst;
• het opstellen van de begroting en de rekeningen van de vennootschap;
  het opstellen van een operationeel plan op middellange termijn, alsmede van een jaarlijks ondernemingsplan;
• het vaststellen van een ontwerp van jaarlijks uitvoeringsprogramma;
• de vaststelling van het huishoudelijk reglement (Zodra de Vlaamse regering de statutenwijziging heeft goedgekeurd, kunnen de woorden “huishoudelijk reglement” hier worden vervangen door “handvest van behoorlijk bestuur”.) van de vennootschap, m.i.b.v. de omschrijving van de bevoegdheden van de raad van bestuur;
• de uitoefening van de bevoegdheden inzake personeel overeenkomstig de rechtspositieregeling van het personeel van de Vlaamse overheid;
• mits machtiging door de Vlaamse Regering, het beslissen over de onteigening van onroerende goederen;
• het beslissen over de aanbestedingen en de gunningen die de vennootschap verbinden bij openbare aanbestedingen of algemene offerteaanvragen voor een bedrag van meer dan twee miljoen vijfhonderdduizend euro (2.500.000 EUR), bij beperkte aanbesteding of beperkte offerteaanvraag voor een bedrag van meer dan zeshonderdtwintigduizend euro (620.000 EUR) en bij onderhandse opdracht voor een bedrag van meer dan honderdtwintigduizend euro (120.000 EUR) en de goedkeuring van verrekeningen voor een bedrag van meer dan tweehonderdvijftigduizend euro (250.000 EUR) ; de voormelde bedragen zijn gekoppeld aan het indexcijfer van de consumptieprijzen dat overeenstemt met honderd vijftien komma nul twee (115.02) percent (basis 1988); telkens als het indexcijfer met tien (10) percentpunten stijgt of daalt worden deze bedragen met tien (10) percentpunten vermeerderd of verminderd;
• het bijeenroepen van de algemene vergadering van aandeelhouders en het vaststellen van de agenda;
• het beoordelen van de opportuniteit en de risico's verbonden aan schenkingen en legaten voorafgaand aan de aanvaarding ervan door de Vlaamse regering;
  het aangaan van uitvoeringsovereenkomsten met sociale huisvestingsmaatschappijen en andere woonactoren;
• in een algemeen reglement dat ter goedkeuring aan de Vlaamse regering wordt voorgelegd, de rentevoet en de andere voorwaarden te bepalen van de kredieten en leningen die de vennootschap aan de sociale huisvestingmaatschappijen toestaat ter financiering van hun investeringsverrichtingen;
• het beoordelen van de opportuniteit en de risico's, verbonden aan kredieten en leningen die de sociale huisvestingmaatschappijen bij derden aangaan voor de financiering van hun investeringsverrichtingen, alsook, binnen de perken van de beslissingsbevoegdheid die de Vlaamse regering met toepassing van artikel 44 van de Vlaamse Wooncode aan de vennootschap delegeert, het beoordelen van de voorwaarden van die kredieten en leningen.

4. Delegatie

Zoals bepaald in artikel 27 van de statuten kan de raad van bestuur bevoegdheden die door de Vlaamse Wooncode, het Kaderdecreet bestuurlijk beleid en het Wetboek van vennootschappen en door deze statuten niet uitdrukkelijk aan de raad van bestuur werden toegewezen, delegeren aan de gedelegeerd bestuurder.

5. Juridische leidraad

5.1. Voorafgaande opmerking

Dit document maakt geen aanspraak op volledigheid, en kan per definitie geen inleiding tot het administratief recht vervangen. Veeleer is het een gekleurde bril om de wereld mee te bekijken: vele juridische handelingen en bestuurlijke beslissingen, die gebaseerd zijn op "klassieke" privaatrechtelijke figuren en instrumenten (huurrecht, bouwrecht, verkoop enz.) verschijnen in een ander daglicht wanneer gesteld door een sociale woonorganisatie. Voor hen vormen de takken en technieken van het privaatrecht de gereedschapskist waarmee zij hun opdracht volbrengen, een opdracht die er niet wezenlijk in bestaat om vastgoedprojecten re realiseren en te beheren maar die wel een opdracht van algemeen belang is. Het bevorderen van het algemeen belang is immers de enige drijfveer van hun bestuursbedrijvigheid. Deze eenvoudige doch complexe vaststelling verklaart hun uitzonderingsstatuut en plaatst hen in een complexe juridische wereld, precies omdat de eisen die gesteld worden door de werking van de openbare dienst op vele gebieden afwijken van het algemeen recht.

Het grondwettelijk recht, de algemene rechtsbeginselen, de beginselen van de openbare dienst, het administratief recht, de beginselen van behoorlijk bestuur en het administratief bestuursrecht (motivering, openbaarheid, ombudsman enz.) geven stuk voor stuk uitdrukking aan deze uitzonderingspositie van de overheid en van het algemeen belang.

Sociale woonorganisaties hebben als enige opdracht het organiseren, verwezenlijken en beheren van vormen van steunverlening in het kader van het Vlaams woonbeleid. Het (abstracte) algemeen belang dat hier wordt gediend is concreet gericht op de vele woonbehoeftige gezinnen en alleenstaanden die onder welbepaalde voorwaarden beroep kunnen doen op deze openbare dienst. Afgezien van de expertise en competenties die technisch, organisatorisch, juridisch en materieel nodig zijn om deze vormen van steunverlening te realiseren (d.w.z. woningen te laten optrekken, te verhuren, te verkopen enz.) noopt deze uitzonderingspositie tot het stellen van specifieke juridische vragen die hierna op indicatieve wijze worden gesignaleerd.

5.2. Het wettigheidsbeginsel en de scheiding der machten

In tegenstelling tot de wetgevende machten, die over de volheid van bevoegdheid beschikken, is de uitvoerende macht altijd bij uitstek een toegewezen macht. Een rechtshandeling van de uitvoerende macht is pas dan wettelijk wanneer zij steun vindt in de Grondwet hetzij in de wet. Dit geldt voor alle bestuursorganen. De rechtshandelingen en beslissingen van sociale woonorganisaties moeten op ieder ogenblik conform het heersende recht zijn: de Grondwet, de wetten, de decreten, de ordonnanties, de verdragen, de koninklijke besluiten, de ministeriële besluiten, de besluiten van de gemeenschaps- en gewestregeringen, de ministeriële omzendbrieven en dienstorders, de rechtspraak, de gewoonte en uiteindelijk de doctrine.

Concreet moet het optreden van de VMSW ten allen tijde de nodige juridische steun vinden in de omschrijving van de opdrachten en vormen van steunverlening in de Vlaamse Wooncode en de uitvoeringsbesluiten ervan. De beleidsprogramma's van de opeenvolgende ministers kunnen daarbij accenten leggen, zonder evenwel het vereiste van een juridische basis over het hoofd te kunnen zien.

Onzorgvuldig bestuursoptreden wordt een zaak van fair play indien aan dat optreden moedwilligheid ten grondslag ligt: het achterhouden van voor de burger nuttige gegevens, het voeren van vertragingsmanoeuvres in de besluitvorming of integendeel het behandelen met overdreven spoed (zie hoger over de tussenkomsten die op zich al een inbreuk betekenen op het gelijkheidsbeginsel) enz. Dit beginsel is weliswaar in de rechtspraak van de Raad van State te onderkennen doch wordt (nog) niet als een expliciete vernietigingsgrond erkend.

6. Deontologische leidraad

De VMSW is een sociale woonorganisatie. De bevordering van het algemeen belang is de enige drijfveer van haar bestuursbedrijvigheid. De bestuurders dienen in alle omstandigheden te handelen in de lijn van de overheidsdoelstellingen. De bestuurder dient, vanuit een langetermijnvisie, in de eerste plaats de continuïteit en het algemeen belang van de openbare dienst te behartigen, zoals dit wordt gedefinieerd door de Vlaamse Wooncode.

De bestuurders dragen, in het kader van hun mandaat, bij tot de verwezenlijking van de opdracht van algemeen belang en tot het goed beheer van hun goederen, met inachtneming van het sociaal oogmerk waarin ze hun functie uitoefenen. Voor de bestuurders in een sociale woonorganisatie betekent dit dat het promoveren, realiseren en concretiseren van de diverse vormen van steunverlening die in de Vlaamse Wooncode staan ingeschreven ten behoeve van woonbehoeftige gezinnen en alleenstaanden uiteindelijk het enige richtsnoer vormen van hun bedrijvigheid.

De werking en de bevoegdheden van de raad van bestuur worden geregeld door een aantal wettelijke, reglementaire en statutaire bepalingen die de bestuurder eerst moet kennen voor hij ze kan toepassen, controleren of respecteren.

De bestuurder dient zich te houden aan de vigerende wetgeving, zowel in de materiële als in de formele zin. Hij besteedt daarbij in het bijzonder aandacht aan de administratiefrechtelijke ontwikkelingen, o.m. doch niet uitsluitend op het vlak van de beginselen van gelijke behandeling en non-discriminatie. Enkele concrete toepassingen van deze beginselen worden gemaakt in de hierna volgende artikelen.

De bestuurders dienen een doelmatig, zorgvuldig, redelijk, voorzichtig en zuinig beleid te voeren en steeds waakzaam te zijn voor alle mogelijke vormen van machtsoverschrijding en machtsafwending. Bijvoorbeeld mogen zij de goederen van de rechtspersonen waarin ze hun functie uitoefenen niet gebruiken ten bate van zichzelf of van derden, noch die goederen verwarren met hun eigen goederen en zij mogen noch direct noch indirect een ongegrond voordeel toekennen, vragen of aanvaarden voor zichzelf of voor een derde.

Het inzetten van middelen met het oog op een ander - zelfs algemeen - belang kan eveneens leden tot machtsafwending.

De bestuurder dient erover te waken dat de opdracht van algemeen belang op dezelfde gewetensvolle manier ten dienste staat van alle burgers. De burgers kunnen op deze dienst een beroep doen zodra zij als wettelijk woonbehoeftig worden beschouwd voor de desbetreffende vorm van steunverlening, d.w.z. principieel zonder onderscheid naar geslacht, ras, kleur, etnische of sociale afstamming, genetische kenmerken, sociale status, nationaliteit, het behoren tot een (nationale) minderheid, een handicap, vermogen, filosofische en/of religieuze overtuiging, ideologische of politieke voorkeur, leeftijd, seksuele geaardheid of persoonlijke gevoelens, tenzij één of meerdere van deze kwalificaties uitdrukkelijk wordt opgenomen in de bepaling van de woonbehoeftigheid en voor zover dit gebeurt onder alle garanties en voorwaarden van de bescherming van de fundamentele rechten in internationaal en nationaal recht.

Bespoedigings- en begunstigingstussenkomsten leiden in de regel tot een ongelijke behandeling van de betrokken burgers en zijn principieel verboden. De bestuurder dient zich te onthouden van elke vorm van cliëntelisme of favoritisme.

De bestuurders dienen erover te waken dat de beginselen van de onderhavige code en van de juridische leidraad zoveel als mogelijk richtinggevend kunnen worden gemaakt ten aanzien van het management en het personeel dat bij de uitvoering van de opdrachten wordt betrokken. Daarbij kan worden verwezen naar de deontologische code voor de personeelsleden.

7. Interne afspraken

De raad van bestuur is een collegiaal orgaan: elke rechtsgeldig door dat orgaan genomen beslissing bindt de individuele bestuurders, ook al waren zij het niet eens met die beslissing. Zij dienen zich te onthouden van negatieve commentaar daaromtrent.

De leden van de raad van bestuur mogen niet rechtstreeks opdrachten geven aan personeelsleden, andere dan de gedelegeerd bestuurder of zijn plaatsvervanger.

8. Belangenconflict

Zoals bepaald in artikel 19 van de statuten mag, onverminderd het bepaalde in artikel 19 van het Kaderdecreet bestuurlijk beleid, een bestuurder die, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van de raad van bestuur, niet deelnemen aan de beraadslagingen van de raad van bestuur over deze verrichtingen of beslissingen, noch aan de stemming in dat verband.

De betrokken bestuurder dient de raad van bestuur op de hoogte te brengen.

Van de toepassing van het artikel 19 van het Kaderdecreet bestuurlijk beleid en van dit artikel moet melding worden gemaakt in de notulen.

9. Verantwoordelijkheid

Onverminderd het bepaalde in artikel 20 van het Kaderdecreet bestuurlijk beleid, zijn de bestuurders verantwoordelijk voor de hun opgedragen taak en aansprakelijk voor de tekortkomingen in hun bestuur. Zij zijn hetzij jegens de vennootschap, hetzij jegens derden, hoofdelijk aansprakelijk voor alle schade die het gevolg is van overtreding van de Vlaamse Wooncode, het Kaderdecreet bestuurlijk beleid en de uitvoeringsbesluiten van voornoemde decreten, alsook van deze statuten.

Ten aanzien van de overtredingen waaraan zij geen deel hebben gehad, worden de bestuurders van die aansprakelijkheid ontheven als hun geen schuld kan worden verweten en als zij die overtredingen hebben aangeklaagd bij de Vlaamse Regering binnen een maand nadat zij er kennis van hebben gekregen.

10. Organisatie

Zoals bepaald in artikel 15 van de statuten dient de raad van bestuur zo dikwijls bijeen te komen als het belang van de vennootschap het vereist,  met een minimum van vier keer per jaar.

De raad van bestuur vergadert op uitnodiging van de Voorzitter, van de Ondervoorzitter indien de Voorzitter verhinderd is of van de oudste bestuurder, indien ook de Ondervoorzitter verhinderd is.

De Voorzitter, respectievelijk de Ondervoorzitter of de oudste bestuurder, is verplicht de vergadering bijeen te roepen op verzoek van minimum twee bestuurders die dit verzoek tot hem richten door middel van een aangetekend schrijven. In geval aan dit verzoek geen gunstig gevolg wordt gegeven binnen de acht dagen te rekenen vanaf de datumstempel van het aangetekend schrijven, dan kan de vergadering worden bijeengeroepen op uitnodiging van de bestuurders die het verzoek hebben ingediend.

De vergaderingen dienen te worden gehouden op de plaats, datum, uur en met de agenda in de oproepingsbrieven aangeduid.

De oproepingsbrieven dienen tenminste vijf dagen voor de vergadering, samen met de bijhorende documenten, te worden verzonden.

Onder oproepingsbrief wordt verstaan elk schriftelijk bericht, per post, telegram, telex, telefax, elektronische post, of enig ander telecommunicatiemiddel dat kan resulteren in een schriftelijk stuk aan de zijde van de geadresseerde.

Zoals bepaald in artikel 16 van de statuten zit de Voorzitter de vergaderingen van de raad van bestuur voor. Indien de Voorzitter verhinderd is neemt de Ondervoorzitter en, in geval van diens verhindering, de oudste bestuurder in leeftijd, het voorzitterschap waar.

De raad van bestuur kan slechts geldig beraadslagen en beslissen indien de meerderheid van de stemgerechtigde bestuurders in persoon aanwezig is.

Indien de raad van bestuur, na regelmatige oproeping niet in aantal is, beslist die, op rechtsgeldige wijze, op de vergadering die volgt op de tweede oproeping ongeacht het aantal aanwezige leden, over de punten die tweemaal achtereenvolgens op de agenda werden geplaatst.

Iedere bestuurder kan schriftelijk, onder welke vorm ook, een andere bestuurder afvaardigen om hem te vertegenwoordigen op een welbepaalde vergadering van de raad van bestuur en om voor hem en in zijn plaats te stemmen. In dat geval wordt de lastgever geacht aanwezig te zijn, zonder evenwel aanspraak te kunnen maken op een zitpenning. Iedere bestuurder kan per vergadering ten hoogste één andere bestuurder vertegenwoordigen. De volmacht dient bij de notulen van de vergadering te worden gevoegd.

Zoals bepaald in artikel 17 van de statuten kan de raad van bestuur niet beraadslagen over punten die niet voorkomen op de agenda, behoudens in geval alle leden van de raad van bestuur aanwezig zijn en akkoord gaan over de behandeling van het punt.

Deze laatste voorwaarde geldt niet in geval van een uiterste hoogdringendheid: in een dergelijk geval kan de raad van bestuur, mits de helft van de leden van de raad van bestuur aanwezig zijn, met twee derden van de stemmen beslissen tot de toevoeging van een nieuw agendapunt.

Elke stemgerechtigde bestuurder beschikt over één stem.

De beslissingen van de raad worden genomen bij meerderheid van stemmen.

Bij staking van stemmen is de stem van diegene die de vergadering voorzit, doorslaggevend.

In uitzonderlijke gevallen, wanneer de dringende noodzakelijkheid en het belang van de vennootschap zulks vereisen, kunnen de besluiten van de raad van bestuur worden genomen bij eenparig schriftelijk akkoord van de bestuurders. Die procedure mag echter niet worden gevolgd voor de vaststelling van de jaarrekening of de aanwending van het toegestane kapitaal.

Zoals bepaald in artikel 18 van de statuten dienen de beslissingen van de raad van bestuur te worden vastgesteld in notulen die ondertekend worden door de Voorzitter en de gedelegeerd bestuurder, dan wel door de persoon of personen die hem, resp. hen tijdens de vergadering heeft, resp. hebben vervangen.

De notulen dienen op de zetel van de vennootschap te worden bewaard. Ze moeten worden gebundeld of ingeschreven in een daartoe bestemd register.

De kopieën of uittreksels van de notulen die bij een rechtspleging of in andere gevallen moeten worden voorgelegd, dienen te worden ondertekend door de gedelegeerd bestuurder of de door hem aangeduide ambtenaar.

5. Auditcomité

Zoals bepaald in artikel 22 van de statuten stelt de raad van bestuur onder zijn leden een auditcomité samen dat, daarin bijgestaan door een cel voor interne audit, de raad van bestuur bijstaat in zijn toezichtfunctie en meer in het bijzonder bij de controle van de financiële informatie die zowel voor de aandeelhouders, als voor derden, is bestemd, alsmede het controleren van de effectiviteit en de efficiëntie van de operationele activiteiten en de naleving van de toepasselijke wetten en reglementen.

Het auditcomité kan voor de uitoefening van voormelde taken een beroep doen op de medewerking kan de commissaris of commissarissen van de vennootschap.
Met het oog op de uitoefening van voormelde taken, heeft het auditcomité de meest uitgebreide onderzoeksbevoegdheden inzake de verrichtingen van de vennootschap en kan het onder meer inzage nemen in alle boeken, bescheiden, documenten, stukken en brieven van welke aard ook uitgaande van, of gericht tot de vennootschap.

De werking van het auditcomité is vastgelegd in het charter van het auditcomité (doc., 270 kB).

6. Uitvoerend management

De gedelegeerd bestuurder is belast met de uitvoering van de door de raad van bestuur afgesloten beheersovereenkomst. Hij bereidt eveneens de beslissingen voor die door de raad van bestuur moeten worden genomen. Hij verstrekt aan de raad van bestuur alle inlichtingen opdat die met volledige kennis van zaken beslissingen zou kunnen nemen.

De gedelegeerd bestuurder voert de beslissingen van de raad van bestuur uit en rapporteert hierover periodiek en systematisch.

1. Intern reglement van het uitvoerend management

Zoals bepaald in artikel 27 van de statuten wordt het dagelijks bestuur van de vennootschap toevertrouwd aan de gedelegeerd bestuurder.

Dit dagelijks bestuur omvat onder meer:

• inzake het algemeen management van het agentschap:
  • het voorbereiden en het uitvoeren van het operationeel plan op middellange termijn en van het jaarlijkse ondernemingsplan, voortvloeiend uit de door de raad van bestuur met de bevoegde minister afgesloten beheersovereenkomst;
  • het organiseren van het agentschap, de coördinatie en de integratie van het beleid er van en het toezien op zijn werking;
  • het doen opzetten van een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle;
  • het stroomlijnen van de relatie van de ambtenaren met de raad van bestuur en de minister(s).
• inzake de ondersteunende dienstverlening aan de huisvestingsactoren:
  • het opzetten van een opvolgingsysteem inzake de realisatie van sociale woonprojecten;
  • het onderhandelen van ontwerp-uitvoeringsovereenkomsten met sociale huisvestingsmaatschappijen, zich baserend op een door de raad van bestuur goedgekeurd stramien;
  • het ontwikkelen van nieuwe en het verbeteren van bestaande diensten, producten en processen die kaderen in het beleid van de VMSW, inpasbaar zijn in de strategische planning en werden goedgekeurd door de raad van bestuur;
• inzake de projectfinanciering ten bate van de huisvestingsactoren: het verrichten van alle handelingen inzake het toestaan en opvolgen van leningen aan actoren voor het uitvoeren van woonprojecten;
• inzake het personeels- en HRM-beleid: het voeren van een coherent personeelsbeleid, afgestemd op de strategische evolutie van het agentschap en de omgevingsfactoren, uiteraard met respect van de rechtspositieregeling van het personeel.
• inzake het financieel beleid:
  • het uitvoeren van alle budgettaire en boekhoudkundige verrichtingen;
  • het doelmatig beheren van de financiële middelen, vorderingen en schulden van de VMSW en van de aan haar beheer toevertrouwde middelen;
  • het beheren van het solidariteitsfonds.
• inzake de kredietverlening aan particulieren: het verrichten van alle handelingen met betrekking tot het verstrekken en opvolgen van bijzondere sociale leningen aan woonbehoeftigen, binnen het kader van de wetgeving en reglementering.
• inzake de inzet van de ondersteunende diensten:
  • het zorgen voor een degelijke informaticaondersteuning van de interne werking van de VMSW en van de voor de sector belangrijke processen;
  • het juridisch ondersteunen van de interne werking van de VMSW en van de sociale huisvestingsmaatschappijen;
  • het opzetten van een deugdelijk systeem van kennisbeheer.
• inzake communicatie en externe relaties: het voeren van een eigentijds intern en extern communicatiebeleid, met inbegrip van een proactief en reactief mediabeleid, in overeenstemming met de door de raad van bestuur vastgelegde richtlijnen dienaangaande.

2. Delegatie

Zoals bepaald in artikel 28 van de statuten mag de gedelegeerd bestuurder, onder zijn verantwoordelijkheid, aan de personeelsleden die hij aanwijst bepaalde van zijn bevoegdheden delegeren in geval hij zulks nodig acht voor de goede uitvoering van de aan hem toevertrouwde opdracht. Hij dient, in voorkomend geval, over het verlenen van een dergelijke delegatie verslag uit te brengen aan de raad van bestuur.

3. Vertegenwoordigingsbevoegdheid

Zoals bepaald in artikel 29 van de statuten wordt de vennootschap, wat het dagelijks bestuur betreft, ten opzichte van derden vertegenwoordigd door de gedelegeerd bestuurder, zonder dat deze een bewijs van zijn mandaat of van een door de raad van bestuur of de algemene vergadering van aandeelhouders genomen beslissing dient voor te leggen.

De gedelegeerd bestuurder ondertekent alle overeenkomsten die, binnen de perken van het dagelijks bestuur, door de vennootschap worden aangegaan.

De gedelegeerd bestuurder mag, onder zijn verantwoordelijkheid, de voormelde bevoegdheden overdragen aan één of meerdere ambtenaren van rang A1 of hoger dewelke binnen het kader van hun mandaat, de VMSW geldig zullen verbinden. Het mandaat van deze bijzondere gemachtigden zal aan derden kunnen worden tegengeworpen overeenkomstig de regels gesteld in de artikelen 74-77 van het Wetboek van vennootschappen.